キャリアカウンセラー／ライフスタイリスト
ほうじょう くみこ 北条 久美子
エイベックスグループホールディングス株式会社にて人事部に所属し教育担当に着任。2010年よりキャリアカウンセラー・研修講師として独立。全国の企業や大学で年間2,500人へのビジネスマナーやキャリア研修を行う。
目上の人へのメッセージってどう書く？
バイトで先輩や社会人とコミュニケーションを取るとき、大学の先輩に質問をするとき、LINEなど文章を通して連絡することもありますよね。文章は残るものなので、言い回しや言葉遣いが間違っていると恥ずかしい思いをすることも。そこで、高校生のうちに知っておきたいビジネス文書の書き方を、テンプレートを添えて紹介していきます。
参加してくれたメンバー
だいちくん
みくさん
まいさん
目上の人へ送る文章の基本マナーとは？
ビジネス文書とは、相手に正確に情報を伝えるために基本的なルールに則って作成されるコミュニケーション文章のことです。誤解やトラブルを避けるために、「正しい構成」「正しい敬語」「クッション言葉」などのテクニックを使用することが求められます。ここでは、高校生のうちから覚えておきたいポイントを紹介しましょう。
ポイント１_宛名
唐突に本文に入るのではなく、冒頭に相手の名前と敬称を記しましょう。 バイト先の店長なら「○○店長」、役職のある社員さんへの連絡なら「○○係長」「○○リーダー」などの役職を添え、役職のない方への連絡なら「○○さん」などと記載します。
ポイント２_本文
はじめにメッセージの要約を記すようにしましょう。相手は、忙しい中メールを開いてくれているということを想定して、ひと目見ただけでどのような要件なのか伝わるように工夫することがマナーです。 「シフトの変更についてご相談したくご連絡いたしました。」 「本日の勤務について、到着時間のご報告です。」など要約をまとめた後、詳しく記載していくようにしましょう。
ポイント３_締め言葉
対応してもらうことへの感謝やお詫びの気持ちを込める一文で締めるのが一般的です。場合に応じて自分の名前や連絡先など署名を記載しましょう。 「ご対応いただきましてありがとうございます。どうぞよろしくお願いいたします。○○（名前）」 「お手数をおかけいたしますが、ご確認をお願いできましたら幸いです。よろしくお願いいたします。○○（名前）」
バイト先の店長や社員さんへ送る文章の例
バイトのシフトについての連絡や相談を行う場合、どのような文章が適切なのでしょう。高校生のメンバーに実際に連絡文章を書いてもらいました！
急遽の休み希望を連絡する場合
「お疲れ様です。
当日の連絡になってしまい申し訳ありません。本日の11時からの勤務予定でしたが、体調不良によりお休みさせていただきたいと思っております。ご迷惑をおかけします。」
というのはいかがでしょうか？
みくさん
簡潔にまとめてあり大変良いと思います。文章の冒頭に「〇〇店長」と宛名を書くとより丁寧かもしれません。
急な休みの場合は相手に負担をかけてしまうものなので、「休まざるを得ない理由」「どれくらいで復帰できるか」も付け加えると信頼度が増すかもしれません。また、相手に許可を委るような内容であるならば、文末は疑問文で締めるようにしましょう。
〇〇店長 お疲れ様です。アルバイトの〇〇です。本日11時からの勤務予定でしたが、昨日より37.5°の発熱があり未だ体調が回復しておりませんので、お休みさせていただくことは可能でしょうか？ 急なご相談となってしまい、大変申し訳ございません。ご確認をどうぞよろしくお願いいたします。
長期休業を相談する場合
「お疲れ様です。
今後のシフトの件についてご相談があります。
大学受験を控えているため、しばらくお休みさせていただきたいです。
期間といたしましては来月から来年の1月までになります。
ご迷惑をおかけしますがよろしくお願いいたします。」
などでしょうか？
よしやくん
こちらも簡潔にまとめてあり良い文章ですが、正当な理由であってもこちら側の申し出を『受ける・受けない』の最終的な判断は上司なので、疑問文を使う方が良いかもしれません。事前にわかっている予定の場合、できれば口頭で相談する方が適切ではあるので、復帰したい気持ちも添えて文末を調整してみましょう。
お疲れ様です。アルバイトの〇〇です。
今後のシフトについてご相談があります。大学受験を控えているため、来月から来年の1月まで２ヶ月間お休みをさせていただくことは可能でしょうか？ ２月以降はまた復帰させていただきたいと思っております。今月は〇日、〇日、〇日が勤務日ですので、直接お会いしました際に改めてご相談させてください。ご迷惑をおかけしますが、ご検討のほどよろしくお願いいたします。
先輩へ送るメールの例
バイトや部活の先輩への連絡や相談を行う場合、どのような文章が適切なのでしょう。例をみてみましょう。
バイトの先輩からシフト交代の相談を受けた場合の返信例
お疲れ様です。アルバイトの〇〇です。シフト交代の件について、あいにく⚪︎月⚪︎日は学校の授業が19時まであり都合がつきませんでした。お困りのところお力になれず申し訳ございません。 ※〇日なら対応可能なのでもし何かあればご相談ください。
予定が入っているのなら、伝えられる範囲で簡潔に記しましょう。理由を伝えたくない場合は、「その日はすでに予定があり」等で大丈夫です。断りにくいからと、返事を曖昧にするのはかえって相手を混乱させてしまいます。自分が他に対応できる候補日をあげたり、「他のバイト仲間に聞きましょうか？」等の一言を添えると丁寧な印象になりますよ。
バイトの先輩へシフト交代の相談をする場合の例
お疲れさまです。アルバイトの〇〇です。急遽のご相談で申し訳ございません。私が出勤予定である〇月〇日に________の予定が入ってしまい出勤が難しくなってしまいました。〇〇先輩も、この日ご都合がおありかと思いますが、別日にご調整が可能であれば出勤を交代いただけないかご相談です。 〇〇先輩のご出勤予定のどこかで私が代わりに出勤いたしますので、交代の可否を含めご都合をお伺い出来ましたら幸いです。ご確認をどうぞよろしくお願いします。
こちらからお願いをする場合、出勤できない理由を正直に丁寧に書きましょう。「交代のお願い」ではなく「ご相談」という文面になるよう意識しましょう。
志望大学の在学生へ送るメールの例
大学生の先輩へメールを送る場合、どのような文章が適切なのでしょう。例をみてみましょう。
進路相談をする場合
○○先輩、お久しぶりです。△△高校の○○です。
突然で申し訳ないのですが、進路について相談したいことがありご連絡させていただきました。先輩の大学生活のことや、進学のアドバイスなどをお伺いできたらと思っています。
ご都合のよいときに少しお時間をいただけたら嬉しいです。お忙しいところ恐れ入りますが、どうぞよろしくお願いします。
入試情報の質問をする場合
○○先輩、お久しぶりです。△△高校の○○です。
私は先輩が通われている〇〇大学を志望し、来年の受験に向けて準備をしているところです。調べていく中で〇〇大学の入試情報について疑問点が浮かび、ご連絡させていただきました。
先輩の受験時のお話や実践された情報収集についてお伺いすることは可能でしょうか。
ご都合のよいときに少しお時間をいただけたら嬉しいです。お忙しいところ恐れ入りますが、どうぞよろしくお願いします。
先輩との親密度に合わせて文章はアレンジしてください。面識があるならカジュアルな挨拶で構わないのですが、オープンキャンパスで会った程度などなら「急なご連絡、申し訳ございません」等、へりくだった文章からはじめる方が良いでしょう。またどんなに親しくても、相手への敬意を忘れず丁寧な言葉で伝えられるよう、普段から文章力を磨いていきましょうね！
敬語やビジネス文書は、日頃から使っていないと身につきづらいですよね。受験や就活を目前にして慌てないためにも、今から練習していきたいと思いました！
だいちくん
これまで目上の人と話す機会がなかったので、どの内容も新鮮でした。内と外で呼称を変えるなど、学んだことを実践していきます！
よしやくん
敬語について、わかっているつもりでも間違って覚えていたことが多くあり驚きました。今日教わった正しい敬語をどんどん使っていきます！
まいさん
日本語は奥が深くて面白いと感じました。自分のスキルを高めるために、もっと勉強したくなりました！
みくさん
大切なポイントとして第一印象や、敬語などを伝えてきましたが、どんな場面でもまずは『相手目線で考える』ことが基礎になります。『文章は読みやすいか？』『相手がどう思うか？』という視点を忘れないようにすれば、どんな人ともコミュニュケーションが円滑になるので、自信をもってやってみてください。
北条先生
よしやくん