突然ですが、自信を持って英文メールを書くことができますか？

北海学園大学の研究「日・韓ホテルの英語Eメール返信について」によると、日本の宿泊施設職員が書いた英語メールに誤用が多く見られたそうです。

英語のメールはさまざまな点で、日本語でのメールと異なります。英語メールのルールを知っておくことで、相手に誤解や不快感を与えることなくスムーズにコミュニケーションが取れるようになるでしょう。

この記事では、基本的な英語メールの書き方、英語メールを書く際に注意すべき点、英語メールを書くのにおすすめの英語学習方法について解説します。

英語メールでよく使われるフレーズや単語も紹介しているので、ぜひ活用してください。

【英語メールの基本構成】必要事項の書き方とルールを件名から署名まで徹底解説！

まずは英語メールを書く上で、最初に覚えておきたい基本構成を見ていきます。

構成をまとめたフォーマットが以下です。

基本を押さえることで、自信を持って英語メールを書けるようになりましょう！

件名：相手に内容を伝える！簡潔かつ具体的な件名の作り方

件名が入っていないメールは相手に削除される可能性があります。必ず件名を入れるようにしましょう。

件名はメールの用件がすぐに分かるように簡潔に書くことがポイントです。しかし、”Hello”(こんにちは)や”Quotation”(見積書)などあまりにも簡潔すぎると、相手はスパムメールであると判断してメールを読まずに削除する可能性があります。

そのため、件名は簡潔でありつつも、具体的に書くように心がけましょう。目安としては10語以内にまとめることがポイントです。

また、英語メールの件名ではa/anやtheのような冠詞を省略することが一般的です。冠詞を省略すると、件名が短くシンプルになってわかりやすくなります。

下記の例を参考にしてみてください。

宛名：相手との関係性に応じた宛名の使い分け方をマスターしよう！

宛名の書き方はメールの受信者との関係性によって変わります。下記を参考にしながら最適な宛名の書き方を選んでください。

“Dear Mr. (Ms.) 相手のラストネーム, “は最もフォーマルな宛名の書き方です。取引を始めて間もない相手や、年上、または役職が高い人にメールを送る際に使用することをおすすめします。

ちなみに、英語では女性の敬称はMiss.とMrs.がありますが、ビジネスメールでは未婚・既婚関係なく使えるMs. を使うことが一般的であるため覚えておきましょう。

“Dear 相手の名前,”はある程度人間関係が構築された相手に対して使える宛名の書き方です。

“To whom it may concern”と”Dear Sir or Madam”は、就職活動や転職活動で応募書類を送付する際のメールなど、担当者の名前がわからないときに使用する宛名です。

そして社内の複数の同僚に一斉メールを送る際には、”Dear Colleagues”を使います。

書き出し：挨拶を省略し、目的を明確に伝える方法を伝授

書き出しはメールの内容によっても異なりますが、面識のない相手にメールを送る場合は簡単な自己紹介から書き始めることが一般的です。

下記のように、氏名や役職などを1〜2文で簡単に紹介しましょう。

また、英語のメールには日本語のメールと異なり、「お世話になっております」や「お疲れ様です」などの挨拶は書かないのが一般的です。初めてやり取りする相手であれば“Hello”程度の挨拶は入れてもいいですが、なるべく簡潔に済ませて、本題に進みましょう。

英語のメールでは挨拶の代わりに重要なのが、書き出しの部分とされています。下記のようなフレーズを使って、メールを送った目的や理由を必ず書いてください。

また日本語の「お疲れ様です」という挨拶の代わりに、”I hope everything goes well for you.”(お変わりなくお過ごしのことと存じます)といったフレーズが使えます。

本題：英語メールは文章だけじゃない！ビジュアルの重要性

多忙なビジネスパーソンが、1通のメールを読む時間は限られているため、Eメールは簡潔にかつ分かりやすく書くことが求められます。

下記のコツを活用すれば、簡潔で読みやすいメールが作成できるので、ぜひ実践してみてください。

意外に思われるかもしれませんが、英語のメールで大切なことは文章力よりもビジュアルです。

読みにくい英文メールは、読み間違いを誘発してしまいます。
相手に伝えたいことが伝わらず、お互いにストレスを感じてしまうでしょう。読みやすい英文メールを書くことは、相手に対する思いやりであるとも言えます。

特に、初対面の人や面識のない人にメールを送る際は、メールの読みやすさがあなたの第一印象です。上記のポイントを押さえて、好感を持ってもらえるよう意識しましょう。

締め/結び・結語：相手との関係性に基づく結語の使い方

メールの最後には、下記のように締めの言葉・結びの言葉を入れましょう。英語は日本語とは異なり、曖昧な表現は厳禁です。「返信が欲しい」「時間が取れる日を教えてもらいたい」など相手に取ってもらいたいアクションがある場合は、それについて言及しましょう。

そして、最後に結語を入れます。結語とは日本語で「敬具」や「かしこ」にあたる語・フレーズのことです。署名の直前の行に、下記のいずれかを入れるのが一般的です。結語の直後に「,(カンマ)」を入れるのを忘れないようにしましょう。

Yours sincerelyやSincerelyは最もフォーマルな結語で、他の3つは比較的カジュアルな結語です。メールの送信相手との関係性によって正しく使い分けましょう。

署名：ビジネスとカジュアルのメールで異なる署名の書き方

カジュアルなメールの場合は、あなたの名前のみを署名として書くだけで大丈夫です。ビジネスメールの場合は、署名は「名刺」と同じ役割を果たすためしっかりと書くことが必要です。

下記の順番で署名を書きましょう。日本語の場合とは順番が異なるので、気をつけてください。

【署名の書き方サンプル】

外国人にとって、あなたが男性か女性かを判断するのは容易ではありません。名前の後ろに(Mr.)または(Ms.)をつけると、相手はあなたの性別が分かり、返信のメールに”Dear〜”と書く際に、性別を正しく使い分けることができます。

電話番号については、海外にいる相手に送るメールの場合、国番号から記載しておくと親切でしょう。

英語メールの例文集：目的別フレーズ&単語を一挙紹介！

英語メールは、シチュエーションや相手によって使うフレーズや英文が大きく変わります。

ここでは、下記の3つのシチュエーションに分けて、それぞれの状況で使える英語の例文やフレーズについて紹介します。

実際に英語メールを作成する際に、ぜひ参考にしてください！

ビジネスシーンで使える英語メールの例文とフレーズ集

まずはビジネスシーンでの英語メールについて、下記の3つのシチュエーションごとにメールの例文と便利なフレーズを紹介します。

自己紹介をするときに使える英語メールの例文

メールの冒頭で、メールを送った理由や目的を述べることが大切であることを説明しました。

ここでは”I’m writing to 〜”というフレーズを使ってメールを送った理由を説明しています。

また、”look forward to 動詞(V)ing”「〜することを楽しみにする」というフレーズはメールでよく見かける表現であるとともに、あなた自身にもぜひ使ってもらいたい表現です。非常に前向きで、相手にも良い印象を与えることができるでしょう。

お礼を伝えたいときに使える英語メールの例文

英語の挨拶には、日本のビジネスシーンで必須の「よろしくお願いいたします」に該当する表現がありません。

そこで文末には、”Thank you for 名詞/動名詞(V)ing”というフレーズ、または”We (I) appreciate that 主語(S) + 動詞(V)”という構文を使うことが一般的です。
ビジネスだけでなく、日常生活の中でも相手に感謝やお礼を言う場面はよくあるので、覚えておきましょう。

なお、このメールではブラウンさん1人に対して感謝の気持ちを述べています。
ただ、もし複数名に同じ内容のメールを送付する場合は、同じ内容を一斉送信するのではなく、少し表現を変えて1人ずつ異なったメールを送ることがおすすめです。
丁寧で、相手に好印象を与えることができます。

相手に依頼をしたいときに使える英語メールの例文

ビジネスの場面で相手に依頼やお願いをするメールを送るのはよくあることでしょう。

相手にお願いをする際には、”please”や”Could you 〜？”といった表現を思い浮かべる人が多いかもしれません。これらの表現でも十分丁寧ではありますが、上記の例文のように「仮定法」を活用することで、より洗練された相手への依頼になります。

特に、”I (We) wonder if 〜”は「〜していただきたいのですが」を意味する英語で、最上の丁寧な敬語表現であると言われています。

初対面または面識のない相手、あるいは上司や年上の方に依頼する際に使ってみましょう。

カジュアルな英語メールの例文とフレーズ：友人や家族向け

次はカジュアルな表現を使った英語メールについて、下記の3つのシチュエーションごとにメールの例文と便利なフレーズを紹介します。

スケジュールの変更を伝えたいときに使える英語メールの例文

「取り急ぎ〜をお知らせします」と言いたいときには”just”を使います。このメールでは”I just wanted to update you on 〜”の部分がそれに当たりますね。そして”on”は「〜の上に」の他にも、”about”同様「〜について」という意味も持つ単語です。このメールでは「〜について」という意味で使われています。

また、”let me know if 〜.”「〜かどうかを知らせてください」も、メールだけでなく日常会話でよく使われる表現です。覚えておきましょう。

知り合いに久しぶりに連絡するときに使える英語メールの例文

まず「久しぶり」はメールや日常生活でもよく使う表現でしょう。いくつか言い方がありますが、”Long Time No See.”や”It’s been a while.”が一般的です。

また、”catch up”も日常会話でよく使う表現であるため覚えておきましょう。2回目以降に会う相手に対して「会う」「遊ぶ」と言いたいときに使います。

相手にお願いをしたいときに使える英語メールの例文

“How are you going?” や”How’s it going?”はメールの冒頭でよく使われる表現で「元気？」という意味を表します。

“ASAP”は”as soon as possible”の略で「できるだけ早く」を意味するフレーズです。日常生活やビジネスシーンでもよく見かけるため覚えておいて損はないでしょう。

英語にはこの他にも様々な略語があります。カジュアルなメールであるほど略語をよく使うので、覚えておくと便利ですよ！

大学生・院生必見！教授とのやり取りで使える英語メールの例文

最後に大学生・院生が教授とやり取りする英語メールについて、下記の3つのシチュエーションごとにメールの例文と便利なフレーズを紹介します。

外国人教員による授業や、留学先のスクールで課題を提出する機会がある人は、以下をテンプレートにして自由に内容を変えつつ使ってみてください。

課題提出をするときに使える英語メールの例文

一般的に、大学教授にメールを送る際には、氏名・学生番号・受講クラスの名称について述べます。

ゼミなどの少人数制のクラスの場合は、教授もあなたの氏名と顔が一致している可能性がありますが、大規模なクラスの場合はその可能性が低いからです。

“I’m attaching 〜.”は大学教授へのメールだけにとどまらず、他のメールでも何か添付している文書やデータがあることを示す際によく使えます。便利なフレーズなので覚えておきましょう。

講義の欠席を事前に相談するときに使える英語メールの例文

”Thank you very much for your consideration.”は教授へのEメールだけでなく、ビジネスメールでも比較的よく見かける表現です。

「ご検討いただけると幸いです」や「ご配慮いただき誠に感謝いたします」を意味します。学生・社会人ともに使う機会が多い表現なので、覚えておきましょう。

課題の提出期限を延長してもらえるか交渉するときに使える英語メールの例文

相手に謝罪の気持ちを伝えるときに”sorry”を使うのが一般的ですが、”terribly”を使って”I’m terribly sorry, but…”と使うことで、「大変申し訳ないのですが」と、より丁寧な謝罪の気持ちを伝える表現になります。

また大学では、職員も英語でメールを書く機会がある可能性が高いです。

名古屋大学がまとめた「名古屋大学職員のための英文メール・レター文例集」には、職員が外国人教授や留学生とメールでやり取りする際の例文が豊富に掲載されています。

学生や教員にも共通して役立つ用語がまとまっているため、大学関係者はぜひ参照してみてください。

シチュエーション別！覚えておきたい英語メールの単語集

つづいて、ビジネス、カジュアル、アカデミックそれぞれのシチュエーションにおけるEメールで使える、またはよく見かける英単語を紹介します。

ビジネスメールで使える英単語3つ【address/branch/confidential】

(1)  address:対処する、取り組む

“address”を聞いて真っ先に思い浮かべる単語が「住所」や「アドレス」ではないでしょうか？そのような意味でももちろん使われますが、動詞として使われる場合「対処する」「取り組む」という意味を持ち、ビジネスシーンではよく使われます。覚えておきましょう。

(2)  branch: 支店

branchは「枝」という意味を持つ単語ですが、そこから派生して「支流」「分家」「支店」という意味も持つようになりました。ビジネスシーンでは「支店」という意味でよく使われます。

(3)  confidential：部外秘、機密の

契約書や提案資料で見かけたことがある英単語かもしれません。「機密の」や「部外秘」を意味する英単語です。つまり、Eメールでこの単語を見つけた場合は、メール本文、あるいは関連書類や文書の内容を外部に漏らさないよう細心の注意を払うことが求められます。

友達に送るカジュアルなメールで使える英単語2つ【Hi!/Love,】

(1)  Hi! ：やあ。

挨拶に使う英単語として聞いたことがある人も多いでしょう。友達や知人など親しい人に挨拶する場合は、”Hello.”はあまり使いません。”Hello.”は、初めて話しかける相手や相手と心理的に距離感があるときに使われることが一般的だからです。そのため、カジュアルなメールで相手に挨拶する際には”Hi.”を使うことをおすすめします。

(2)  Love, ：愛を込めて

上記にもありますが、英語のメールには日本語で言う「敬具」や「かしこ」にあたる結びの言葉が数多くあります。”Love,”もその1つでカジュアルなメールでよく見かけるため覚えておきましょう。「愛を込めて」という意味です。

教授に送るアカデミックなメールで使える英単語2つ【Dr.・Professor/Regarding】

(1)  Dr.とProfessor

日本では大学教授のことを「先生」や「教授」と呼び、厳密に区別はしませんが、英語圏の場合、先生の地位によって呼び方が異なるため十分に注意してください。「博士号取得者」の先生に対してはDr.を、「教授」の地位に就いている先生にはProfessorを呼称としてつけます。

(2)  Regarding : 〜に関して

“Regarding”は件名でよく使われる単語です。質問や課題についてのメールを送りたい場合“Regarding a final report”や“Regarding enrollment for the next semester”といった具合で使います。返信すると自動的に件名に表示される“Re:”は、この単語の略称です。同じメールに何度も返信を続けると、回数に応じて“Re:”が何個もついていくので、適宜件名を変更する意識も持ちましょう。

英語メール作成時の注意点5つ！洗練されたビジネスメールを書くために

つづいて、洗練された英語でのビジネスメールを書くために注意すべき点を5つ紹介します。 

それぞれの注意点について詳しく解説します。

行間を読む？英語のビジネスメールでは通用しない注意点

英語でビジネスメールを送るということは、受信する相手は外国人である可能性が高いですよね。

つまり、英語でビジネスメールを送る際には日本語のメールをそのまま英語に直して送るのではなく、「異文化コミュニケーション」を意識してメールを作成することが大切です。

日本では「1を聞いて10を知る」「空気を読む」など、発せられた言葉そのものの意味だけでなく、その場の雰囲気や文脈から本当の意味を読み取ることが重視されています。

しかし外国では、発せられた言葉そのものが全てであって、行間を読んだり、言葉の真意について考えたりする必要がないのです。英語でメールを作成する際にはこの点について考えなくてはなりません。

例えば「例のあの件について」や「できるだけ早めにやってほしい」といった曖昧な表現を使ってしまうと、受信者に誤解を与えてしまいミスコミュニケーションにつながる可能性が高くなります。

英語でメールを作成する際には、具体的かつ分かりやすく伝えることが重要です。

1文ごとではなく段落ごとの改行がカギ！英語メールの書き方のコツ

英語でのビジネスメールは「具体的かつ分かりやすく」書くことを伝えましたが、ダラダラと長文でメールを送ることはマナー違反です。パソコンの一画面に収まる程度の文量の英文にするように心がけましょう。

マッキンゼーの調査では、ビジネスパーソンは労働時間のうち28%を、メールのやり取りに費やしていることが明らかとなりました。

誰でもプロジェクトを進める上で、もっと時間を割くべき重要な業務があるのですから、メール1通に割く時間を短縮したいのは当然。

相手の貴重な時間を長文メールで奪うのは、ビジネスパートナーとしてもってのほかです。

下記の2点に気をつけると、短く簡潔ながらも、相手にとって読みやすくて分かりやすいメールになるため参考にしてみてください。

日本語のメールでは1文ごとに改行するケースが多いですが、英語でのビジネスメールは異なります。段落ごとに改行するのが一般的です。日本語でのメールを書く習慣から1文ごとに改行してしまうと、「内容が整理されていない」「何が言いたいのかわからない」と、相手にネガティブな印象を与えてしまうため気をつけてください。

また、英語は曖昧な表現を嫌う言語です。ビジネスメールを作成する際には5W1Hを明確にして、用件については相手に誤解を与えないようハッキリと明言することを心がけましょう。

英語メールでは感謝の気持ちを伝える！結びの言葉のマナー

英語でのビジネスメールは簡潔に書くことが大切であることを説明しましたが、シンプルにまとめることを意識しすぎて、メールの最後で相手に感謝を伝えるのを忘れないように気をつけてください。

これは英語のメールではマナーとなっています。

感謝の気持ちを表明することで、あなたのメールを受け取った取引先やクライアントは、あなたに対して良い印象を持ってくれるでしょう。

下記のような結びの言葉をつけることをおすすめします。

上記はよく使われる結びの言葉です。

特に、
“We would appreciate your patience.”(もうしばらくお待ちいただければ幸いです。)
のように、相手にお願いする際には、失礼のない丁寧な言い方を心がける必要があります。

“Please～”で「～してください」と表現できますが、これだけでは上から目線の印象を与えかねません。

“We would appreciate～”“I would appreciate～”などの言い方で、丁寧な依頼ができるため、上司や取引先にお願いする際は活用しましょう。

結びの言葉を書いたら、最後に日本語の「敬具」にあたる語またはフレーズを締めとして書きます。締めの言葉についての詳細は第1章を参考にしてください。

英語のメールでは相手の時間を尊重するのが重要なポイント

日本語のメールの場合、「お世話になります」「貴社ますます…」、そして時候の挨拶など儀礼的な挨拶から書き出して、相手との人間関係を尊重する姿勢を示すのが一般的ですが、英語メールの場合は異なります。

英語のメールの場合は、効率性や相手の時間を尊重する姿勢の方が重視されるため、儀礼的な挨拶はむしろ不要です。いきなり本題から入って構いません。

そして、上記にもありますがダラダラと長文で書くのではなく、具体的で分かりやすくありつつも簡潔にまとめられているメールを書くように心がけてください。

シンプルに書こうとすると「素っ気ないメールになってしまうのではないか」と不安になるかもしれません。

その場合は、今回紹介したフレーズや例文を活用しながら、丁寧に表現することを心がけましょう。あなたが相手を尊重していることがしっかりと伝わりますよ。

英語メールでは難しい表現は不要！正確さを重視した書き方をマスター

2022年にStatistics & Dataが発表した”The Most Spoken Language in the World”によると、世界で最も話されている言語は「英語」で、話者は14億人以上にものぼると示されています。

その中でイギリス人やアメリカ人のように、英語を母国語として話すネイティブスピーカーはわずか3億7千万人程度で、ノンネイティブスピーカーの方が、圧倒的に数が多いことがわかります。

英語でビジネスメールを書く際に「相手が大人だから難しい表現を使った方が良いのだろうか」「ネイティブレベルを目指して書くべきだろうか」と悩んだり、不安に感じたりすることもあるかもしれません。

しかし、ノンネイティブスピーカーの数の方がネイティブスピーカーの数よりも圧倒的に多いです。下手に難しい表現や普段使わないような単語を使うことで、相手に誤解を与えてしまう恐れがあります。

誰もがわかる中学生レベルの英語でも問題ありません。長い挨拶に頭を悩ませるのではなく、必要な情報を「正しく」伝えることを意識しましょう。

英語メールが書けない？効果的な学習方法を研究論文から解説

日本の英語教育を受けた人の大半が、英語のアウトプットであるライティングとスピーキングを苦手にしています。それは学校で取り組んだ英語学習が、リーディングやリスニングなどインプットが中心であったためです。

しかし、社会人になるとEメールなど、英文を書く機会が多い人もいるかもしれません。そのように悩む、Eメールライティングが苦手なあなたに朗報です。

「ポートフォリオ」を作成すれば、ライティングに対する不安や恐怖が払拭できるとともに、「書く」ことが楽しくなるかもしれません。

ここでは、ポートフォリオ作成が英語のライティング学習にもたらす効果について、研究論文を参考に解説します。

ポートフォリオ作成がEメールライティング上達の秘訣！

【論文の概要を紹介】

日本における英語ライティングの指導では、学習者が英作文を書き上げる過程で、教師が誤りを訂正しながら英作文を完成させるプロセスやアプローチを取るのが主流です。

しかし、筆者がこのアプローチやプロセスの間に目的準拠評価を組み入れたポートフォリオを活用することで、学習者の英語ライティングに対するモチベーションが高まるとともに、英語を書くことに対する恐怖心を和らげる効果があることが分かりました。

ポートフォリオは「携帯用書類ケース」を意味する語でしたが、現在は「成果が記録された資料」を表すことが一般的です。本研究の場合、学習者が事前と事後の英作文を比較するための資料を指します。

またポートフォリオは、学習者だけでなく、英語指導者にとっても有用なものであると言及されています。作成されたポートフォリオを定期的にチェックすることで、学習者のつまずきや悩みを理解し、学習者が求めている支援をしやすくなることにつながるためです。

この論文では、ライティングの学習におけるポートフォリオの有用性について、中学2年生選択英語科のEメールライティングの学習を事例に実験を行い、その研究結果をまとめています。

【研究結果】ポートフォリオを活用したライティングにより学習意欲が高まった

中学2年生選択英語科のEメールライティングの学習において、ポートフォリオを活用した学習を1学期間実践したところ、学習者から下記のようにポジティブな感想や評価が得られたようです。

この結果から、ポートフォリオを活用したライティング学習は、学習者の英語を書くことに対するモチベーションを上げるのに有用であることが改めて分かりました。

自身のライティングの記録をポートフォリオとして保存しておくことで、自分で見直したり復習したり、あるいはメールの書き方を忘れたときのツールとして役立てたりすることにつながります。また、自分のライティングの変化や成長を感じられることも、やりがいや達成感につながるのでしょう。

また、ポートフォリオの作成は英語を書くことに対する不安や恐怖を払拭するのにも寄与することが改めて分かりました。
1学期が終了したところで子どもたちにアンケートを実施した結果、
「英語でEメールを書くのは楽しい」
「自分の書いた英語のEメールを見るのは楽しい」と肯定的な意見が数多く出たためです。

この論文とその研究結果より、英語力や自信を向上させるためにも、あなた自身のこれまでのライティングや英作文を作品集として取っておくことをおすすめします。

英文メールを作成することになった英語初心者からよくある質問と回答

最後に、英語メールを作成する必要がある英語初心者に向けて、学習者がよく抱く疑問と回答を紹介します。

Q：英語メールの書き出しで”お疲れ様です”と言いたい場合の最適なフレーズは？

英語のメールは日本語のメールとは異なり、時候の挨拶などは省略して本題から入るのが一般的です。そのため、「お疲れ様です」や「お世話になっております」というフレーズはあまり使われません。

もし、使いたい場合は”I hope this mail find you well.”や”I hope you’re well.”という表現が最もしっくりくるでしょう。

Q：留学中お世話になるホストファミリーへの英語メールはカジュアルでOK？

留学から帰国した後に、ホストファミリーにお礼のメールを送る場合は、既に関係が構築されているためカジュアルなメールでも問題ありませんが、留学前で相手と面識がない場合は丁寧なメールを送ることをおすすめします。

下記の例文を参考にしてみてください。