- 洗練された英語のメールが書けるようになる
- 状況や相手に合わせて適切な英語のメールを送れるようになる
- 「ポートフォリオ」を活用した英語のメールライティングのための学習方法がわかる
突然ですが、自信を持って英文メールを書くことができますか?
北海学園大学の研究「日・韓ホテルの英語Eメール返信について」によると、日本の宿泊施設職員が書いた英語メールに誤用が多く見られたそうです。
英語のメールはさまざまな点で、日本語でのメールと異なります。英語メールのルールを知っておくことで、相手に誤解や不快感を与えることなくスムーズにコミュニケーションが取れるようになるでしょう。
この記事では、基本的な英語メールの書き方、英語メールを書く際に注意すべき点、英語メールを書くのにおすすめの英語学習方法について解説します。
英語メールでよく使われるフレーズや単語も紹介しているので、ぜひ活用してください。
【英語メールの基本構成】必要事項の書き方とルールを件名から署名まで徹底解説!
![](https://gakumado.mynavi.jp/english/wp-content/uploads/2023/10/2.English-mail-rule-1024x576.jpg)
まずは英語メールを書く上で、最初に覚えておきたい基本構成を見ていきます。
構成をまとめたフォーマットが以下です。
■件名
Subject: Request for giving us a lecture
■宛名
Dear Mr. White,
■本文
▼書き出し
Hello. I’m Hanako Yamada.
▼本題
We have several in-house seminars every year. For the next one, we wonder if you could give us a lecture regarding effective time management.
Because of Japanese government’s restriction, we’re not allowed to do overwork so much anymore. It means we need manage our time much more effectively within our working hours.
One of our clients joined your lecture before and praised you so much.
We’d really appreciate it if you could share your knowledge and skills at our seminar. We’d like to invite you to our office at 16:00 on October 3rd. Approximately 100 employees are supposed to join the seminar.
■締め/結び・結語
We’d greatly appreciate it if you could give some consideration to this matter.
We’re looking forward to your reply soon.
Best regards,
■署名
Hanako Yamada
——————————————————————————————————
◎和訳
件名:講義の依頼
ホワイト様
こんにちは。山田花子と申します。
弊社では年に数回社内研修を実施しているのですが、次回の研修にホワイト様にお越しいただき効果的なタイムマネジメントに関する研修の講師を務めていただきたいです。
日本政府による制限により、これまでとは異なり残業時間を減らす努力をすることが求められるようになりました。つまり、就業時間をもっと有効に活用することが求められるということです。
弊社のクライアントの方の1人があなたの講義を大絶賛しておりました。
弊社の研修にて、ホワイト様の知識や経験を教えていただけると幸いです。10月3日の16時に研修を予定しております。およそ100名の社員が研修に参加する予定です。
この件について前向きにご検討いただけると幸いです。
ご返事をお待ちしております。
心より、
山田 花子
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基本を押さえることで、自信を持って英語メールを書けるようになりましょう!
件名:相手に内容を伝える!簡潔かつ具体的な件名の作り方
件名が入っていないメールは相手に削除される可能性があります。必ず件名を入れるようにしましょう。
件名はメールの用件がすぐに分かるように簡潔に書くことがポイントです。しかし、”Hello”(こんにちは)や”Quotation”(見積書)などあまりにも簡潔すぎると、相手はスパムメールであると判断してメールを読まずに削除する可能性があります。
そのため、件名は簡潔でありつつも、具体的に書くように心がけましょう。目安としては10語以内にまとめることがポイントです。
また、英語メールの件名ではa/anやtheのような冠詞を省略することが一般的です。冠詞を省略すると、件名が短くシンプルになってわかりやすくなります。
下記の例を参考にしてみてください。
Quotation Request for 〜
「〜の見積もり依頼」
Inquiry regarding Return
「返品についてのお問い合わせ」
Request for appointment for meeting next week
「来週の会議アポイントメントのご依頼」
Introduction- Hanako Yamada
(初めまして、山田花子です。)
宛名:相手との関係性に応じた宛名の使い分け方をマスターしよう!
![](https://gakumado.mynavi.jp/english/wp-content/uploads/2023/10/3.English-mail-rul3-1024x576.jpg)
宛名の書き方はメールの受信者との関係性によって変わります。下記を参考にしながら最適な宛名の書き方を選んでください。
Dear Mr. (Ms.) 相手のラストネーム,
Dear 相手のファーストネーム,
To whom it may concern,
「ご担当者様」
Dear Sir or Madam,
「ご担当者様」
Dear Colleagues,
「チームのみんなへ」
“Dear Mr. (Ms.) 相手のラストネーム, “は最もフォーマルな宛名の書き方です。取引を始めて間もない相手や、年上、または役職が高い人にメールを送る際に使用することをおすすめします。
ちなみに、英語では女性の敬称はMiss.とMrs.がありますが、ビジネスメールでは未婚・既婚関係なく使えるMs. を使うことが一般的であるため覚えておきましょう。
“Dear 相手の名前,”はある程度人間関係が構築された相手に対して使える宛名の書き方です。
“To whom it may concern”と”Dear Sir or Madam”は、就職活動や転職活動で応募書類を送付する際のメールなど、担当者の名前がわからないときに使用する宛名です。
そして社内の複数の同僚に一斉メールを送る際には、”Dear Colleagues”を使います。
書き出し:挨拶を省略し、目的を明確に伝える方法を伝授
書き出しはメールの内容によっても異なりますが、面識のない相手にメールを送る場合は簡単な自己紹介から書き始めることが一般的です。
下記のように、氏名や役職などを1〜2文で簡単に紹介しましょう。
I’m Yamada Taro. I’m a global marketing manager at ABC Corporation.
(山田太郎と申します。ABC株式会社でグローバル・マーケティング・マネージャーを担当しております。)
My name is Yamada Taro. I’ll be Ms. Tanaka’s success.
(山田太郎と申します。田中の後任を務めます。)
また、英語のメールには日本語のメールと異なり、「お世話になっております」や「お疲れ様です」などの挨拶は書かないのが一般的です。初めてやり取りする相手であれば“Hello”程度の挨拶は入れてもいいですが、なるべく簡潔に済ませて、本題に進みましょう。
英語のメールでは挨拶の代わりに重要なのが、書き出しの部分とされています。下記のようなフレーズを使って、メールを送った目的や理由を必ず書いてください。
I’m writing to 〜
(このメールをお送りしたのは〜のためです。)
This Email is to 〜
(このメールは〜のためです。)
The purpose of this Email is 〜
(このメールの目的は〜です。)
また日本語の「お疲れ様です」という挨拶の代わりに、”I hope everything goes well for you.”(お変わりなくお過ごしのことと存じます)といったフレーズが使えます。
本題:英語メールは文章だけじゃない!ビジュアルの重要性
![](https://gakumado.mynavi.jp/english/wp-content/uploads/2023/10/4.English-mail-rule-1024x576.jpg)
多忙なビジネスパーソンが、1通のメールを読む時間は限られているため、Eメールは簡潔にかつ分かりやすく書くことが求められます。
下記のコツを活用すれば、簡潔で読みやすいメールが作成できるので、ぜひ実践してみてください。
- 複数の情報を羅列する際には箇条書きを使う
- 締め切りなど重要な情報にはアンダーラインを引いたり、太字にしたりするなどして目立たせる
- 段落ごとに改行する
- 各行が長すぎないようにする
意外に思われるかもしれませんが、英語のメールで大切なことは文章力よりもビジュアルです。
読みにくい英文メールは、読み間違いを誘発してしまいます。
相手に伝えたいことが伝わらず、お互いにストレスを感じてしまうでしょう。読みやすい英文メールを書くことは、相手に対する思いやりであるとも言えます。
特に、初対面の人や面識のない人にメールを送る際は、メールの読みやすさがあなたの第一印象です。上記のポイントを押さえて、好感を持ってもらえるよう意識しましょう。
締め/結び・結語:相手との関係性に基づく結語の使い方
メールの最後には、下記のように締めの言葉・結びの言葉を入れましょう。英語は日本語とは異なり、曖昧な表現は厳禁です。「返信が欲しい」「時間が取れる日を教えてもらいたい」など相手に取ってもらいたいアクションがある場合は、それについて言及しましょう。
I look forward to hearing from you.
(お返事をお待ちしております。)
If you have any questions, please contact us anytime.
(ご不明な点がございましたら、いつでもご連絡ください。)
We appreciate your cooperation.
(ご協力感謝いたします。)
Thank you in advance for your assistance.
(ご支援に対して前もってお礼申し上げます。)
そして、最後に結語を入れます。結語とは日本語で「敬具」や「かしこ」にあたる語・フレーズのことです。署名の直前の行に、下記のいずれかを入れるのが一般的です。結語の直後に「,(カンマ)」を入れるのを忘れないようにしましょう。
【フォーマル】
Yours sincerely,
Sincerely,
【カジュアル】
Best regards,
Kind regards,
Best wishes,
Yours sincerelyやSincerelyは最もフォーマルな結語で、他の3つは比較的カジュアルな結語です。メールの送信相手との関係性によって正しく使い分けましょう。
署名:ビジネスとカジュアルのメールで異なる署名の書き方
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カジュアルなメールの場合は、あなたの名前のみを署名として書くだけで大丈夫です。ビジネスメールの場合は、署名は「名刺」と同じ役割を果たすためしっかりと書くことが必要です。
下記の順番で署名を書きましょう。日本語の場合とは順番が異なるので、気をつけてください。
- あなたの氏名
- 役職
- 部署名
- 会社名
- 会社の住所・郵便番号
- Eメールアドレス
- 電話番号
- 会社のホームページのURL
【署名の書き方サンプル】
Taro Yamada (Mr. )
Global Marketing Manager
ABC Corporation
000 XYZ, Shibuya, Tokyo, Japan, 000-0000
123@abc.com
+81 (0)1-234-5678
URL: https://abc.def.com
外国人にとって、あなたが男性か女性かを判断するのは容易ではありません。名前の後ろに(Mr.)または(Ms.)をつけると、相手はあなたの性別が分かり、返信のメールに”Dear〜”と書く際に、性別を正しく使い分けることができます。
電話番号については、海外にいる相手に送るメールの場合、国番号から記載しておくと親切でしょう。
英語メールの例文集:目的別フレーズ&単語を一挙紹介!
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英語メールは、シチュエーションや相手によって使うフレーズや英文が大きく変わります。
ここでは、下記の3つのシチュエーションに分けて、それぞれの状況で使える英語の例文やフレーズについて紹介します。
- ビジネスシーンでの英語メール
- カジュアルな表現での英語メール
- 大学生・院生が教授とのやり取りで使える英語メール
実際に英語メールを作成する際に、ぜひ参考にしてください!
ビジネスシーンで使える英語メールの例文とフレーズ集
![](https://gakumado.mynavi.jp/english/wp-content/uploads/2023/10/7.English-mail-reibun-1024x576.jpg)
まずはビジネスシーンでの英語メールについて、下記の3つのシチュエーションごとにメールの例文と便利なフレーズを紹介します。
自己紹介をするときに使える英語メールの例文
Subject: Introduction – Hanako Yamada
Dear Mr. Green
I’m writing to introduce myself to you. My name is Hanako Yamada. Everyone calls me “Hana”, so you can also call me “Hana”. I will be a marketing assistant and work in the section you will join next week. I look forward to meeting you and working with you.
Please let me know if there’s anything I can help.
Sincerely,
Hanako Yamada
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件名:自己紹介-山田花子
グリーンさん
自己紹介をするためこの度メールを送付させていただきました。
山田花子と申します。
周囲は皆私のことを「ハナ」と呼びます。
グリーンさんも私のことをそう呼んでくださいね。
私はマーケティング・アシスタントで、あなたが来週から入る部門で働いています。
あなたにお会いして一緒に働くことを楽しみにしております。
心を込めて、
山田 花子
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メールの冒頭で、メールを送った理由や目的を述べることが大切であることを説明しました。
ここでは”I’m writing to 〜”というフレーズを使ってメールを送った理由を説明しています。
また、”look forward to 動詞(V)ing”「〜することを楽しみにする」というフレーズはメールでよく見かける表現であるとともに、あなた自身にもぜひ使ってもらいたい表現です。非常に前向きで、相手にも良い印象を与えることができるでしょう。
お礼を伝えたいときに使える英語メールの例文
Subject: Thank you for your support
Dear Ms. Brown,
We really appreciate that you spent lots of time with us in order to help our project.
Thanks to you, we could finish our tasks much earlier than we had expected.
Thank you for your time once again and continued partnership with our company.
We look forward to seeing you next month.
Best regards,
Hanako Yamada
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件名:ご支援いただきましてありがとうございます。
ブラウンさん
私たちのプロジェクトのために多くのお時間を割いていただき誠に感謝しております。
あなたのおかげで、予定よりも早く作業を終えることができました。
改めまして本当にありがとうございました。今後とも弊社と変わらぬお付き合いをよろしくお願いいたします。
心より、
山田 花子
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英語の挨拶には、日本のビジネスシーンで必須の「よろしくお願いいたします」に該当する表現がありません。
そこで文末には、”Thank you for 名詞/動名詞(V)ing”というフレーズ、または”We (I) appreciate that 主語(S) + 動詞(V)”という構文を使うことが一般的です。
ビジネスだけでなく、日常生活の中でも相手に感謝やお礼を言う場面はよくあるので、覚えておきましょう。
なお、このメールではブラウンさん1人に対して感謝の気持ちを述べています。
ただ、もし複数名に同じ内容のメールを送付する場合は、同じ内容を一斉送信するのではなく、少し表現を変えて1人ずつ異なったメールを送ることがおすすめです。
丁寧で、相手に好印象を与えることができます。
相手に依頼をしたいときに使える英語メールの例文
Subject: Request for giving us a lecture
Dear Mr. White,
Hello. I’m Hanako Yamada.
We have several in-house seminars every year. For the next one, we wonder if you could give us a lecture regarding effective time management.
Because of Japanese government’s restriction, we’re not allowed to do overwork so much anymore. It means we need manage our time much more effectively within our working hours.
One of our clients joined your lecture before and praised you so much.
We’d really appreciate it if you could share your knowledge and skills at our seminar. We’d like to invite you to our office at 16:00 on October 3rd. Approximately 100 employees are supposed to join the seminar.
We’d greatly appreciate it if you could give some consideration to this matter.
We’re looking forward to your reply soon.
Best regards,
Hanako Yamada
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件名:講義の依頼
ホワイト様
こんにちは。山田花子と申します。
弊社では年に数回社内研修を実施しているのですが、次回の研修にホワイト様にお越しいただき効果的なタイムマネジメントに関する研修の講師を務めていただきたいです。
日本政府による制限により、これまでとは異なり残業時間を減らす努力をすることが求められるようになりました。つまり、就業時間をもっと有効に活用することが求められるということです。
弊社のクライアントの方の1人があなたの講義を大絶賛しておりました。
弊社の研修にて、ホワイト様の知識や経験を教えていただけると幸いです。10月3日の16時に研修を予定しております。およそ100名の社員が研修に参加する予定です。
この件について前向きにご検討いただけると幸いです。
ご返事をお待ちしております。
心より、
山田 花子
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ビジネスの場面で相手に依頼やお願いをするメールを送るのはよくあることでしょう。
相手にお願いをする際には、”please”や”Could you 〜?”といった表現を思い浮かべる人が多いかもしれません。これらの表現でも十分丁寧ではありますが、上記の例文のように「仮定法」を活用することで、より洗練された相手への依頼になります。
特に、”I (We) wonder if 〜”は「〜していただきたいのですが」を意味する英語で、最上の丁寧な敬語表現であると言われています。
初対面または面識のない相手、あるいは上司や年上の方に依頼する際に使ってみましょう。
カジュアルな英語メールの例文とフレーズ:友人や家族向け
![](https://gakumado.mynavi.jp/english/wp-content/uploads/2023/10/8.English-mail-reibun-1024x576.jpg)
次はカジュアルな表現を使った英語メールについて、下記の3つのシチュエーションごとにメールの例文と便利なフレーズを紹介します。
スケジュールの変更を伝えたいときに使える英語メールの例文
Subject: Friday Lunch Meeting Changed to 12:30 p.m.
Hi Paul,
I hope you’re doing well today. This is Jessie from the engineering department. I just wanted to update you on the lunch meeting we will have on this Friday. The Friday lunch meeting has moved from 11:30 a.m. to 12:30 p.m.
Please let me know if you can attend the meeting at this new time.
We hope we can see you then.
Best wishes,
Jessie
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件名:金曜日のランチミーティングが12:30開始に変更になった件について
ポールへ
お疲れさまです。エンジニア部のジェシーです。取り急ぎ金曜日のランチミーティングの時間が変更になったことをお知らせします。今週金曜日のランチミーティングは11:30から12:30に変更になりました。
12:30からの会議に参加できるかどうか教えてもらえますか?
会議で会えるのを楽しみにしています。
心を込めて、
ジェシー
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「取り急ぎ〜をお知らせします」と言いたいときには”just”を使います。このメールでは”I just wanted to update you on 〜”の部分がそれに当たりますね。そして”on”は「〜の上に」の他にも、”about”同様「〜について」という意味も持つ単語です。このメールでは「〜について」という意味で使われています。
また、”let me know if 〜.”「〜かどうかを知らせてください」も、メールだけでなく日常会話でよく使われる表現です。覚えておきましょう。
知り合いに久しぶりに連絡するときに使える英語メールの例文
Subject: Long Time No See!
Hi Matilda,
How are you going? I tried to write to you so many times though, I was quite busy. Sorry about that!
I heard you were promoted the other day. Congratulations! You deserve it because you have been working hard for such a long time.
I’m writing this email to ask you if we can catch up next weekend. We haven’t seen for a while. I have lots of things to talk with you!
I’m looking forward to hearing from you soon.
Sincerely,
Mary
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件名:久しぶり!
マチルダへ
元気?何回もメールしようとしたんだけど、すっごく忙しかったんだ。ごめんね!
先日昇進したんだって?おめでとう!あんなに長い間一生懸命働いていたんだから当然だよね。
このメールを書いたのは次の週末に会えないかどうかを聞くためだよ。しばらく会ってないから、話したいことがたくさんあるんだ!
返事待ってます!
心より、
メアリー
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まず「久しぶり」はメールや日常生活でもよく使う表現でしょう。いくつか言い方がありますが、”Long Time No See.”や”It’s been a while.”が一般的です。
また、”catch up”も日常会話でよく使う表現であるため覚えておきましょう。2回目以降に会う相手に対して「会う」「遊ぶ」と言いたいときに使います。
相手にお願いをしたいときに使える英語メールの例文
Subject:【Urgent】About Party on this Saturday
Hi James,
How are you going? I hope you’re doing well. I was just wondering if why I haven’t gotten any replies from you yet about a party on this Saturday. Will you be available then? If you come, could you tell me how many people will you take? You can take your wife and kids, too. Let me know ASAP.
Take care,
John
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件名:【緊急】今週土曜日のパーティーについて
ジェームスへ
元気にしてる?元気であることを願うよ。今週土曜日の僕の家でやるパーティーに参加するのかどうか返事をもらってないんだけどどうする?その日空いてる?もし来るのであれば、何人くるのか教えて欲しいな。奥さんとお子さんも連れてきていいよ。できるだけ早めに返事ください。
気をつけて、
ジョン
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“How are you going?” や”How’s it going?”はメールの冒頭でよく使われる表現で「元気?」という意味を表します。
“ASAP”は”as soon as possible”の略で「できるだけ早く」を意味するフレーズです。日常生活やビジネスシーンでもよく見かけるため覚えておいて損はないでしょう。
英語にはこの他にも様々な略語があります。カジュアルなメールであるほど略語をよく使うので、覚えておくと便利ですよ!
大学生・院生必見!教授とのやり取りで使える英語メールの例文
![](https://gakumado.mynavi.jp/english/wp-content/uploads/2023/10/9.English-mail-reibun-1024x576.jpg)
最後に大学生・院生が教授とやり取りする英語メールについて、下記の3つのシチュエーションごとにメールの例文と便利なフレーズを紹介します。
外国人教員による授業や、留学先のスクールで課題を提出する機会がある人は、以下をテンプレートにして自由に内容を変えつつ使ってみてください。
課題提出をするときに使える英語メールの例文
Dear Dr. Simon,
I’m Hanako Yamada and enrolled in your English class on Wednesday.
I’m attaching the PDF file of the completed assignment in this Email.
Sincerely Yours,
Hanako Yamada
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サイモン先生へ
私は水曜日のあなたの英語のクラスを受講している山田花子です。
課題をPDF形式で添付しておりますので、ご査収お願いいたします。
心より、
山田花子
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一般的に、大学教授にメールを送る際には、氏名・学生番号・受講クラスの名称について述べます。
ゼミなどの少人数制のクラスの場合は、教授もあなたの氏名と顔が一致している可能性がありますが、大規模なクラスの場合はその可能性が低いからです。
“I’m attaching 〜.”は大学教授へのメールだけにとどまらず、他のメールでも何か添付している文書やデータがあることを示す際によく使えます。便利なフレーズなので覚えておきましょう。
講義の欠席を事前に相談するときに使える英語メールの例文
Dear Professor Smith,
I got a phone call from my parents this morning and it said that I need to go back to Hokkaido immediately because my grandfather passed away. I can’t attend tomorrow’s class.
I’m planning to get copies of the handouts and any homework assignment from my classmates.
Thank you very much for your consideration.
Sincerely,
Hanako Yamada
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スミス教授
今朝両親から電話があり、祖父が逝去したため急遽北海道に戻ることになりました。明日の講義には出席できません。
クラスメイトに頼んで授業のハンドアウトや課題の情報を入手するつもりです。
ご配慮いただき誠にありがとうございます。
心より、
山田花子
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”Thank you very much for your consideration.”は教授へのEメールだけでなく、ビジネスメールでも比較的よく見かける表現です。
「ご検討いただけると幸いです」や「ご配慮いただき誠に感謝いたします」を意味します。学生・社会人ともに使う機会が多い表現なので、覚えておきましょう。
課題の提出期限を延長してもらえるか交渉するときに使える英語メールの例文
Dr. Green,
I’m Hanako Yamada and enrolled in your “Ecotourism in Japan” class on Tuesday. I had flu and have been in bed for a week. I’m terribly sorry, but I can’t submit the report on time.
Is there any chance of your extending the deadline to July 16th?
I appreciate your consideration very much.
Sincerely Yours,
Hanako Yamada
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グリーン先生
火曜日の「日本におけるエコツーリズム」の授業を履修している山田花子です。インフルエンザにかかってしまい、1週間ずっと寝込んでいます。大変申し訳ないのですが、指定された期限までにレポートを提出できそうにありません。
7月16日まで期限を延長していただくことは可能ですか?
ご配慮いただき誠に感謝いたします。
心より、
山田花子
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相手に謝罪の気持ちを伝えるときに”sorry”を使うのが一般的ですが、”terribly”を使って”I’m terribly sorry, but…”と使うことで、「大変申し訳ないのですが」と、より丁寧な謝罪の気持ちを伝える表現になります。
また大学では、職員も英語でメールを書く機会がある可能性が高いです。
名古屋大学がまとめた「名古屋大学職員のための英文メール・レター文例集」には、職員が外国人教授や留学生とメールでやり取りする際の例文が豊富に掲載されています。
学生や教員にも共通して役立つ用語がまとまっているため、大学関係者はぜひ参照してみてください。
シチュエーション別!覚えておきたい英語メールの単語集
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つづいて、ビジネス、カジュアル、アカデミックそれぞれのシチュエーションにおけるEメールで使える、またはよく見かける英単語を紹介します。
ビジネスメールで使える英単語3つ【address/branch/confidential】
(1) address:対処する、取り組む
“address”を聞いて真っ先に思い浮かべる単語が「住所」や「アドレス」ではないでしょうか?そのような意味でももちろん使われますが、動詞として使われる場合「対処する」「取り組む」という意味を持ち、ビジネスシーンではよく使われます。覚えておきましょう。
(2) branch: 支店
branchは「枝」という意味を持つ単語ですが、そこから派生して「支流」「分家」「支店」という意味も持つようになりました。ビジネスシーンでは「支店」という意味でよく使われます。
(3) confidential:部外秘、機密の
契約書や提案資料で見かけたことがある英単語かもしれません。「機密の」や「部外秘」を意味する英単語です。つまり、Eメールでこの単語を見つけた場合は、メール本文、あるいは関連書類や文書の内容を外部に漏らさないよう細心の注意を払うことが求められます。
友達に送るカジュアルなメールで使える英単語2つ【Hi!/Love,】
(1) Hi! :やあ。
挨拶に使う英単語として聞いたことがある人も多いでしょう。友達や知人など親しい人に挨拶する場合は、”Hello.”はあまり使いません。”Hello.”は、初めて話しかける相手や相手と心理的に距離感があるときに使われることが一般的だからです。そのため、カジュアルなメールで相手に挨拶する際には”Hi.”を使うことをおすすめします。
(2) Love, :愛を込めて
上記にもありますが、英語のメールには日本語で言う「敬具」や「かしこ」にあたる結びの言葉が数多くあります。”Love,”もその1つでカジュアルなメールでよく見かけるため覚えておきましょう。「愛を込めて」という意味です。
教授に送るアカデミックなメールで使える英単語2つ【Dr.・Professor/Regarding】
(1) Dr.とProfessor
日本では大学教授のことを「先生」や「教授」と呼び、厳密に区別はしませんが、英語圏の場合、先生の地位によって呼び方が異なるため十分に注意してください。「博士号取得者」の先生に対してはDr.を、「教授」の地位に就いている先生にはProfessorを呼称としてつけます。
(2) Regarding : 〜に関して
“Regarding”は件名でよく使われる単語です。質問や課題についてのメールを送りたい場合“Regarding a final report”や“Regarding enrollment for the next semester”といった具合で使います。返信すると自動的に件名に表示される“Re:”は、この単語の略称です。同じメールに何度も返信を続けると、回数に応じて“Re:”が何個もついていくので、適宜件名を変更する意識も持ちましょう。
英語メール作成時の注意点5つ!洗練されたビジネスメールを書くために
![](https://gakumado.mynavi.jp/english/wp-content/uploads/2023/10/11.English-mail-chuui-1024x576.jpg)
つづいて、洗練された英語でのビジネスメールを書くために注意すべき点を5つ紹介します。
- 英語でのビジネスメールに「行間を読む」「文脈から判断する」は通用しない
- 英語のビジネスメールは1文ごとの改行&曖昧な表現はNG!
- 英語メールは感謝を伝えるなど結びの言葉を添えるのがマナー
- 英語のメールは相手との人間関係よりも相手の時間を重視する
- 英語メールでは無理に難しい表現や単語を使わなくてOK!正確さが大事
それぞれの注意点について詳しく解説します。
行間を読む?英語のビジネスメールでは通用しない注意点
英語でビジネスメールを送るということは、受信する相手は外国人である可能性が高いですよね。
つまり、英語でビジネスメールを送る際には日本語のメールをそのまま英語に直して送るのではなく、「異文化コミュニケーション」を意識してメールを作成することが大切です。
日本では「1を聞いて10を知る」「空気を読む」など、発せられた言葉そのものの意味だけでなく、その場の雰囲気や文脈から本当の意味を読み取ることが重視されています。
しかし外国では、発せられた言葉そのものが全てであって、行間を読んだり、言葉の真意について考えたりする必要がないのです。英語でメールを作成する際にはこの点について考えなくてはなりません。
例えば「例のあの件について」や「できるだけ早めにやってほしい」といった曖昧な表現を使ってしまうと、受信者に誤解を与えてしまいミスコミュニケーションにつながる可能性が高くなります。
英語でメールを作成する際には、具体的かつ分かりやすく伝えることが重要です。
1文ごとではなく段落ごとの改行がカギ!英語メールの書き方のコツ
![](https://gakumado.mynavi.jp/english/wp-content/uploads/2023/10/12.English-mail-chuui-1024x576.jpg)
英語でのビジネスメールは「具体的かつ分かりやすく」書くことを伝えましたが、ダラダラと長文でメールを送ることはマナー違反です。パソコンの一画面に収まる程度の文量の英文にするように心がけましょう。
マッキンゼーの調査では、ビジネスパーソンは労働時間のうち28%を、メールのやり取りに費やしていることが明らかとなりました。
誰でもプロジェクトを進める上で、もっと時間を割くべき重要な業務があるのですから、メール1通に割く時間を短縮したいのは当然。
相手の貴重な時間を長文メールで奪うのは、ビジネスパートナーとしてもってのほかです。
下記の2点に気をつけると、短く簡潔ながらも、相手にとって読みやすくて分かりやすいメールになるため参考にしてみてください。
- 段落ごとに改行する
- 曖昧な表現は避ける
日本語のメールでは1文ごとに改行するケースが多いですが、英語でのビジネスメールは異なります。段落ごとに改行するのが一般的です。日本語でのメールを書く習慣から1文ごとに改行してしまうと、「内容が整理されていない」「何が言いたいのかわからない」と、相手にネガティブな印象を与えてしまうため気をつけてください。
また、英語は曖昧な表現を嫌う言語です。ビジネスメールを作成する際には5W1Hを明確にして、用件については相手に誤解を与えないようハッキリと明言することを心がけましょう。
英語メールでは感謝の気持ちを伝える!結びの言葉のマナー
英語でのビジネスメールは簡潔に書くことが大切であることを説明しましたが、シンプルにまとめることを意識しすぎて、メールの最後で相手に感謝を伝えるのを忘れないように気をつけてください。
これは英語のメールではマナーとなっています。
感謝の気持ちを表明することで、あなたのメールを受け取った取引先やクライアントは、あなたに対して良い印象を持ってくれるでしょう。
下記のような結びの言葉をつけることをおすすめします。
I look forward to meeting you tomorrow.
(明日お会いするのを楽しみにしております。)
I look forward to your reply.
(ご返答をお待ちしております。)
We look forward to your continued support.
(引き続きご支援を賜りますようお願い申し上げます。)
We would appreciate your patience.
(もうしばらくお待ちいただければ幸いです。)
Thank you once again for everything you have done.
(改めて、お手伝いしていただいたことに感謝いたします。)
Thank you for your time and continued partnership with our company.
(お時間をいただきまして誠にありがとうございます。今後とも弊社と変わらぬお付き合いをよろしくお願いいたします。)
上記はよく使われる結びの言葉です。
特に、
“We would appreciate your patience.”(もうしばらくお待ちいただければ幸いです。)
のように、相手にお願いする際には、失礼のない丁寧な言い方を心がける必要があります。
“Please~”で「~してください」と表現できますが、これだけでは上から目線の印象を与えかねません。
“We would appreciate~”“I would appreciate~”などの言い方で、丁寧な依頼ができるため、上司や取引先にお願いする際は活用しましょう。
結びの言葉を書いたら、最後に日本語の「敬具」にあたる語またはフレーズを締めとして書きます。締めの言葉についての詳細は第1章を参考にしてください。
英語のメールでは相手の時間を尊重するのが重要なポイント
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日本語のメールの場合、「お世話になります」「貴社ますます…」、そして時候の挨拶など儀礼的な挨拶から書き出して、相手との人間関係を尊重する姿勢を示すのが一般的ですが、英語メールの場合は異なります。
英語のメールの場合は、効率性や相手の時間を尊重する姿勢の方が重視されるため、儀礼的な挨拶はむしろ不要です。いきなり本題から入って構いません。
そして、上記にもありますがダラダラと長文で書くのではなく、具体的で分かりやすくありつつも簡潔にまとめられているメールを書くように心がけてください。
シンプルに書こうとすると「素っ気ないメールになってしまうのではないか」と不安になるかもしれません。
その場合は、今回紹介したフレーズや例文を活用しながら、丁寧に表現することを心がけましょう。あなたが相手を尊重していることがしっかりと伝わりますよ。
英語メールでは難しい表現は不要!正確さを重視した書き方をマスター
2022年にStatistics & Dataが発表した”The Most Spoken Language in the World”によると、世界で最も話されている言語は「英語」で、話者は14億人以上にものぼると示されています。
その中でイギリス人やアメリカ人のように、英語を母国語として話すネイティブスピーカーはわずか3億7千万人程度で、ノンネイティブスピーカーの方が、圧倒的に数が多いことがわかります。
英語でビジネスメールを書く際に「相手が大人だから難しい表現を使った方が良いのだろうか」「ネイティブレベルを目指して書くべきだろうか」と悩んだり、不安に感じたりすることもあるかもしれません。
しかし、ノンネイティブスピーカーの数の方がネイティブスピーカーの数よりも圧倒的に多いです。下手に難しい表現や普段使わないような単語を使うことで、相手に誤解を与えてしまう恐れがあります。
誰もがわかる中学生レベルの英語でも問題ありません。長い挨拶に頭を悩ませるのではなく、必要な情報を「正しく」伝えることを意識しましょう。
英語メールが書けない?効果的な学習方法を研究論文から解説
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日本の英語教育を受けた人の大半が、英語のアウトプットであるライティングとスピーキングを苦手にしています。それは学校で取り組んだ英語学習が、リーディングやリスニングなどインプットが中心であったためです。
しかし、社会人になるとEメールなど、英文を書く機会が多い人もいるかもしれません。そのように悩む、Eメールライティングが苦手なあなたに朗報です。
「ポートフォリオ」を作成すれば、ライティングに対する不安や恐怖が払拭できるとともに、「書く」ことが楽しくなるかもしれません。
ここでは、ポートフォリオ作成が英語のライティング学習にもたらす効果について、研究論文を参考に解説します。
ポートフォリオ作成がEメールライティング上達の秘訣!
【論文の概要を紹介】
日本における英語ライティングの指導では、学習者が英作文を書き上げる過程で、教師が誤りを訂正しながら英作文を完成させるプロセスやアプローチを取るのが主流です。
しかし、筆者がこのアプローチやプロセスの間に目的準拠評価を組み入れたポートフォリオを活用することで、学習者の英語ライティングに対するモチベーションが高まるとともに、英語を書くことに対する恐怖心を和らげる効果があることが分かりました。
ポートフォリオは「携帯用書類ケース」を意味する語でしたが、現在は「成果が記録された資料」を表すことが一般的です。本研究の場合、学習者が事前と事後の英作文を比較するための資料を指します。
またポートフォリオは、学習者だけでなく、英語指導者にとっても有用なものであると言及されています。作成されたポートフォリオを定期的にチェックすることで、学習者のつまずきや悩みを理解し、学習者が求めている支援をしやすくなることにつながるためです。
この論文では、ライティングの学習におけるポートフォリオの有用性について、中学2年生選択英語科のEメールライティングの学習を事例に実験を行い、その研究結果をまとめています。
【研究結果】ポートフォリオを活用したライティングにより学習意欲が高まった
中学2年生選択英語科のEメールライティングの学習において、ポートフォリオを活用した学習を1学期間実践したところ、学習者から下記のようにポジティブな感想や評価が得られたようです。
- 面白い
- やりがいがある
- 自信がついた
- 満足感が得られた
- 機会があったらまたやってみたい
- 英語のEメールで書くべきことが分かった
この結果から、ポートフォリオを活用したライティング学習は、学習者の英語を書くことに対するモチベーションを上げるのに有用であることが改めて分かりました。
自身のライティングの記録をポートフォリオとして保存しておくことで、自分で見直したり復習したり、あるいはメールの書き方を忘れたときのツールとして役立てたりすることにつながります。また、自分のライティングの変化や成長を感じられることも、やりがいや達成感につながるのでしょう。
また、ポートフォリオの作成は英語を書くことに対する不安や恐怖を払拭するのにも寄与することが改めて分かりました。
1学期が終了したところで子どもたちにアンケートを実施した結果、
「英語でEメールを書くのは楽しい」
「自分の書いた英語のEメールを見るのは楽しい」と肯定的な意見が数多く出たためです。
この論文とその研究結果より、英語力や自信を向上させるためにも、あなた自身のこれまでのライティングや英作文を作品集として取っておくことをおすすめします。
英文メールを作成することになった英語初心者からよくある質問と回答
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最後に、英語メールを作成する必要がある英語初心者に向けて、学習者がよく抱く疑問と回答を紹介します。
Q:英語メールの書き出しで”お疲れ様です”と言いたい場合の最適なフレーズは?
英語のメールは日本語のメールとは異なり、時候の挨拶などは省略して本題から入るのが一般的です。そのため、「お疲れ様です」や「お世話になっております」というフレーズはあまり使われません。
もし、使いたい場合は”I hope this mail find you well.”や”I hope you’re well.”という表現が最もしっくりくるでしょう。
Q:留学中お世話になるホストファミリーへの英語メールはカジュアルでOK?
留学から帰国した後に、ホストファミリーにお礼のメールを送る場合は、既に関係が構築されているためカジュアルなメールでも問題ありませんが、留学前で相手と面識がない場合は丁寧なメールを送ることをおすすめします。
下記の例文を参考にしてみてください。
Dear ◯◯◯ (ホストファミリーの名前),
Hello. This is ◯◯ ◯◯(あなたの名前).
I will stay at your home from ◯◯ ◯◯ to ◯◯ ◯◯(滞在する月日・期間を入れる).
Thank you so much for accepting me as one of your family members. This is my first visit to Australia, so I’m nervous now.
I’m 16 years old and a high school student. I’m a member of a tennis club. I live in Tokyo. Have you ever been to Japan?
I’m really looking forward to seeing you. My English isn’t so good, but I’d like to learn a lot from you and your family.
Best wishes,
◯◯(あなたの名前)
<和訳>
〜さんへ
こんにちは。私は◯◯ ◯◯です。
あなたのご自宅に○月○日から○月○日までお世話になります。
僕のことをホストファミリーとして受け入れてくださってありがとうございます。
今回初めてオーストラリアに行くことになるため、今緊張しているところです。
僕は16歳の高校生で、テニス部に所属しています。
東京在住です。
日本に来たことはありますか?
あなた方にお会いするのをとても楽しみにしています。
英語はあまり得意ではないですが、あなた方から多くを学びたいです。
心を込めて、
◯◯より