メールはビジネスシーンでは有力なツールです。
都合のいいときに見て返事をしてもらえるため、電話をかけるよりも先方の都合を考えた連絡の取り方とも言えます。
ビジネスメールでは正しい日本語を使う必要があり、新社会人にとっては一番最初に覚えなければいけないビジネスマナーとも言えるでしょう。
今回この記事では、ビジネスメールで使える「結び・締め」のフレーズを、ビジネスメールの種類にわけて紹介しています。
▼こちらもチェック! これでばっちり! ビジネスメールの基本の書き方まとめ【例文つき】
メールの文章を終わる際、どのように締めるかが非常に大切になります。
「終わりよければ全てよし」といいますが、締めのフレーズの良し悪しでメール全体が台無しになってしまう場合もあります。
相手に失礼のないように、またメールの内容によって結び・締めのフレーズを変えるように心掛けてください。
ちなみに、手紙でよく見る「拝啓・敬具」は必要ありません。
拝啓・敬具の代わりに、「お世話になっております」などの挨拶文や「よろしくお願いいたします」などの締めの言葉が使われているのが一般的です。
▼こちらもチェック! ビジネスメールに「拝啓・敬具」は必要? 不要?
まず最初に、ビジネスメールの最初のフレーズについて説明しましょう。
なにごとも、書き出しは大切です。
ビジネスメールでよく使われる書き出しのフレーズは以下の種類があります。
メールを送るたびに、これらの書き出しを書くのがルールです。
また、 「お世話になっております。〇〇会社の△△です。」と名乗ることも、毎回忘れないようにしましょう。
一方、社内にメールを送る場合は「お疲れ様です。」と書き出すのが一般的です。
使い分けができるように、しっかりと覚えてください。
ビジネスメールで一般的に使われる「結び・締めのフレーズ」は、以下の2つが最も一般的と言われています。
「よろしくお願いします」でも間違いではありませんが、 ビジネスシーンでは丁寧に「よろしくお願いいたします」とするのが無難です。
また、ほかにも定番で使われているフレーズが以下のとおりいくつかあります。
「引き続き」「今後とも」が「ビジネスが継続する」という安心感を相手に与えるため、得意先となっている外注先とのやりとりなどにはおすすめです。
ビジネスメールの種類によって「結び・締め」のフレーズは異なります。
ここからは以下の種類ごとに分けて、説明しましょう。
返信を求めているビジネスメールを送るときは、以下の「結び・締め」のフレーズを使いましょう。
返信を求める言い回しはさまざまですが、 求めた後は「よろしくお願いいたします」や「何とぞよろしくお願いいたします」を付けましょう。
より丁寧な印象を与えることができます。
また「ご検討をお願いいたします」といった表現もありますが、検討の結果を返信してほしい場合には、「ご検討いただき、ご返信を賜れますようお願いいたします。」と表現しておくのがおすすめです。
待っているのに検討した結果が来ないことにならないよう、前もってこちら側から催促しておくのがビジネスマナーです。
おわびのメールを使うときは、以下の「結び・締め」のフレーズを使いましょう。
ミスの種類もさまざまですが、 「申し訳ありませんでした」や「深くおわび申し上げます」と謝罪の言葉で結ぶのが重要です。
また、おわびの表現には以下のような言葉も使われます。
ミスの大小に応じて使用するのが良いでしょう。
感謝やお礼を伝えるときは、以下のフレーズを使うと良いでしょう。
取り急ぎメールでお礼を伝える場合には、「まずはお礼まで。」といったフレーズもよく使われます。
ただし、このフレーズを使った場合には 本格的なお礼のメールを後で送付する、または実際に会って感謝の意を伝えることを忘れないようにしましょう。
急いでお礼を伝えることは大切ですが、このメールのみの感謝は失礼にあたります。
健康や体調を気遣う「結び・締め」のフレーズもあります。
取引先の方が体調を崩し休みに入る場合や、年末年始のご挨拶メールを送るときなどに使うと、丁寧な印象を与えることができるでしょう。
具体的には、以下のとおりです。
必ず使わないといけないわけではありませんが、好印象を与えるためにも覚えておいて損はない言葉です。
ビジネスメールを送る際、「結び・締め」のフレーズは内容にあった言葉を選ぶことが一般的です。
しかし、いつも同じ言葉を選んでいると味気ないビジネスメールとなってしまいます。
たとえば、夏に入ったり冬に近づいているときなど、特に大きな問題もなく仕事が続いているのであれば、 以下のような季節感のある「結び・締め」のフレーズを使うと、相手にも印象を与えることができます。
ほんの少し言葉を変えるだけで、いつものビジネスメールとは異なるメールを送ることができます。
こういった言葉を覚えているだけで堅いメールが和らぐこともあるため、覚えておきましょう。
おわびするのではなく、申し訳なさを伝えるビジネスメールの例です。
この場合は、「無理なお願いをしているとき」などに使うことが多いため、覚えておきましょう。
具体的には、以下のとおりとなります。
下からお願いをする態度を崩すことなく、こういったフレーズを使うようにしてください。
すぐに連絡をしなければいけないときや、報告だけ先にしてしまいたい時には、以下のフレーズをつかいます。
とりあえず急いで送ったという意味になるので、相手によっては失礼な印象を与える可能性もあります。
目上の方に送るときは「一旦ご報告させていただきます。」など、言い換えることも大切です。
また、「取り急ぎ」と送った場合は、 後ほど丁寧なメールを送るか電話をするか、どちらかの対応をとることも忘れないようにしてください。
英語のビジネスメールを送るときは、以下のような表現を使い、メールの「結び・締め」としてください。
これらはすべて、 「,」の後に自分の名前を続けて記述するのが一般的です。
手紙でいう「敬具」と同じ意味を持っているので、忘れないようにしましょう。
また、チャットを使うときは名前を省略しても構いません。
ビジネスメールでよく見かける「以上、よろしくお願いいたします。」などの表現は、日本語的には正しい表現です。
ビジネスメールで使っても問題はありません。
しかし「以上。」のみで終わらせるのは、失礼にあたります。
「以上の文章を確認してください。」という意味で使っているため、必ず「よろしくお願いいたします。」や「ご確認をお願いいたします。」と丁寧な言葉をつけるようにしましょう。
堅苦しく思うかもしれませんが、 ビジネスシーンではどれほど親しくなっても「礼儀」を忘れてはいけません。
なれなれしい表現は特にNGです。
ビジネスメールの内容ごとに最適な「結び・締め」のフレーズを使い、ビジネスが円滑に進むよう心掛けましょう。
ビジネス経済雑誌で幅広い知識を取得!【初回31日間0円!】200誌以上の雑誌が読み放題!
(高橋モータース@dcp)
2024/12/02
2024/11/24
【給付型奨学金】国内外の大学院にて博士号を取得したい社会人学生が対象『FASID奨学金プログラム』※2025年1月20日締切
2024/11/12
2024/11/04
2024/09/27
実はがんばりすぎ?新社会人『お疲れ度』診断
視点を変えれば、世の中は変わる。「Rethink PROJECT」がつたえたいこと。
ウワサの真実がここにある!? クレジットカードの都市伝説
いつでもわたしは前を向く。「女の子の日」を前向きに♪社会人エリ・大学生リカの物語
かわいい×機能性がつまったSamantha Thavasa Petit Choiceのフレッシャーズ小物を紹介! 働く女性のリアルボイスを集めて開発された裏側をレポート
社会人デビューもこれで完璧! 印象アップのセルフプロデュース術
【診断】セルフプロデュース力を鍛える! “ジブン観”診断
忙しい新社会人にぴったり! 「朝リフレア」をはじめよう。しっかりニオイケアして24時間快適。
あなたの“なりたい”社会人像は? お仕事バッグ選びから始める新生活