連絡から承諾書郵送まで、内定をもらったらすることまとめ

連絡から承諾書郵送まで、内定をもらったらすることまとめ

2019/06/07

就活の基礎知識

最終面接を通過すると、企業から内定を知らせる内定通知が届きます。
内定通知とは、入社に値すると判断された応募者に対して、選考を行った企業側があなたを採用する旨を通知することです。しかし、これで就活が終了したわけではなく、通知をもらったら入社に向けた手続きが必要ですので、今回は内定通知をもらった後の流れを詳しく解説していきます。

連絡から承諾書郵送まで、内定をもらったらすることまとめ

内定通知とは?

内定通知とは、応募した企業への採用が内定したとを知らせる連絡のことで、多くの場合、電話やメール、郵送書類を通じて連絡がきます。就活生は、この通知に対して承諾手続きを行い、正式採用となります。

内定通知への対応

内定通知を受けたらすぐに自らの意思を伝えましょう。内定を承諾する場合はもちろん、辞退、あるいは保留する場合も同じです。電話に出られなかった場合、営業時間内に折り返しの連絡を入れ、メールや郵送書類で通知が来た場合も早めの返信を心がけてください。時間をかけすぎてしまうと内定を辞退したものとみなされる場合もあるので注意が必要です。

お礼状は必要?

お礼状は内定通知に対するお礼の言葉を伝えるものです。必須ではありませんが、感謝の意を伝えれば内定先企業へ好印象を与えられるでしょう。お礼状を書く際は、パソコンで作成したものより、手書きのものが好まれる傾向にあります。いずれの方法でもビジネスマナーに沿った書き方を心掛けましょう。

お礼状の送り方

手書きのお礼状は、書き手の気持ちや人柄などが相手によく伝わります。そうした点では手紙のほうがいいケースもありますが、メールは簡単に送れて、相手にとっても確認がラクというメリットがあります。どちらを選ぶかは、企業の規模や採用担当者との距離感といった、雰囲気などを判断材料にして決めるといいでしょう。

メールで送る際の注意点

メールでも、手書きでも、お礼状を送る際に注意しなければならないポイントがあります。まずは、メールでお礼状を作成するときの注意点を紹介します。

(1) 件名
件名は一目見ただけで、メールの内容がどのようなものかを判断するものですので、何も入力されていない場合や、「お礼」の一言のみ入力されている場合は、迷惑メールとしてはじかれる可能性もあります。「採用内定の御礼」と明記し、大学名と氏名も併わせて記載するとわかりやすいでしょう。

(2) 担当者名
会社名と担当部署、担当者名は必ず正式名称を使いましょう。会社名については、「株式会社○○」というように会社名の前につくもの(前株)と、「○○株式会社」というように会社名の後につくもの(後株)があります。事前に必ず確認し、間違いがないようにしましょう。

郵送で送る場合の注意点

郵送で送る場合は、以下の点に注意しましょう。

(1) 便箋の書き方
お礼状はハガキではなく、縦書きの白封筒に三つ折りか四つ折りにして送ります。便箋は横書きのものを使用しても問題はありません。また履歴書などを書く時と同様、ボールペンや万年筆といったペンを使用します。誤字脱字があった場合は、修正液などは使わず、もう一度書きなおしましょう。
宛先は採用担当者の名前にするか、複数いる場合は「御担当者様」としてもいいでしょう。

(2)手紙独自のマナー
手紙文では、手紙独自のマナーがあります。一般的には「拝啓」から始まり、時候の挨拶を添え、内定の御礼を述べます。そして「敬具」で結ぶという流れになります。時候の挨拶を省略する場合は、「前略」から始まり、結びを「草々」にします。時候の挨拶は、季節によって異なるので注意しましょう。

内定承諾書を送る

内定を承諾すると、次に郵送で送られてくるのが「内定承諾書」です。内定者は、承諾書に住所と名前を記載し、捺印をして返送し、これを企業側が受け取ると正式に採用が決まるのです。その後、企業は内定式や入社に向けた手続きを行います。内定承諾書が送られてきたら、企業側に迷惑がかからないように早めの対応を心がけましょう。

内定承諾書とは

内定承諾書は「内定誓約書」や「入所承諾書」とも呼ばれています。会社が応募者へ正式に内定を出したことを示す証明であり、応募者の最終的な入社意思を決める書類でもあり、また、内定承諾書には業務内容や給与といった待遇が記載されている場合があります。応募時の求人情報と照らし合わせ、内容に相違がないかチェックしましょう。

送る際の注意点

送付する際は、書類が入る白封筒を選びます。書類を折らずに封入できるA4サイズが一般的でしょう。中には返信用封筒を同封してくれる企業もあります。封筒の宛名に「○○行」と書かれていた場合は、二重線で消し、会社名や部署名には「御中」、氏名の場合は「様」と書き変えます。

また送付書類には、添え状をつけましょう。これは一般的なマナーでもあるので、内定承諾書の上に添え状を重ねて、開封後に添え状から読めるようにしておくといいでしょう。

まとめ

内定通知を受けた後にもやるべきことはたくさんありますが、何より大切なのは、内定通知に対する自らの意思を速やかに企業側へ示すこと。これを怠ってしまうと「辞退した」とみなされてしまう可能性もあるので、最後まで気を抜かずしっかりとした対応を心がけましょう。

(学生の窓口編集部)

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