内定承諾のマナー|メールの書き方・電話で伝える時の注意点

内定承諾のマナー|メールの書き方・電話で伝える時の注意点

2021/03/12

就活の基礎知識


第一志望の企業から内定通知が来たら、応募者側は入社の意思を示すために内定承諾の連絡をしなければなりません。この連絡は、メールあるいは電話でしますが、失礼のないようにマナーを守ることが大切です。やっと勝ち取った内定に傷をつけてしまってはあまりにももったいないですからね。ここでは、メールの書き方、電話で伝える時に注意したいポイントを解説します。内定承諾のマナーをしっかりおさえましょう。

内定通知を受けたら

内定通知の対応としては、できるだけ早く自らの意思を伝えることが大切です。内定を承諾する場合はもちろん、辞退、あるいは保留する場合も同じです。電話に出られなかった場合は、営業時間内に連絡をすること、メールで通知が来た場合もできるだけその日のうちに返信するようにましょう。時間をかけすぎてしまうと、内定を辞退したものとみなされる場合もあるので注意が必要です。

内定承諾を連絡する際のマナー

内定承諾の連絡は、基本的にお礼と意思を簡潔に伝えるように注意してください。連絡の際には、以下の3つのポイントを押さえておきましょう。

選考結果のお礼

まずは、内定をもらったことと選考でお世話になったことに対する感謝の気持ちを伝えます。「この度は、内定のご連絡をいただきどうもありがとうございました」など、過度になりすぎない簡潔な表現で伝えるのがいいでしょう。

内定承諾の意思表示

内定承諾を伝える際は、明確に意思表示することが大切です。内定を承諾する場合は、「御社からの内定を喜んでお受けいたします」と簡潔明瞭に伝えましょう。

入社への前向きな気持ち

内定承諾の連絡では、お礼と意思表示で十分ですが、加えて入社後の前向きな意欲を伝えるとより印象的な伝わり方になります。「一日も早く御社に貢献できるよう、頑張りたいと思います。ご指導よろしくお願いいたします」など、これも過度になりすぎないよう簡潔に意気込みを表現するといいでしょう。

メールで内定承諾を連絡する場合の注意点

メールで内定の連絡があった場合、実際どう返信すればいいのか、注意したいポイントを押さえておきましょう。

件名は変更しない

採用担当者は毎日大量のメールを受信していますので、採用担当者の手間に配慮することがポイントです。もらったメールで、「Re:<内定通知の件名>」として件名を変えずに返信しましょう。メールを新規作成して送信すると採用担当者の手間になる可能性があります。

宛名は略さず、正式に

宛名は、会社名、部署名、担当者名の順に記載します。会社名は、「株式会社○○」(前株)か「○○株式会社」(後株)かに注意し、略さず正式名称を記載しましょう。宛名が部署名の場合は、「様」ではなく、「御中」になりますので、注意しましょう。

署名を入れる

氏名、学校名・学部・学科・学年、連絡先がわかるように署名を入れておくと、採用担当者も誰からの返信かがわかりやすく親切です。名前の漢字が難しい、あるいは読み方が難しい場合はふりがなをつけておくとさらに親切です。

電話で内定を承諾する場合の注意点

電話で内定の連絡があった場合、実際どう応答すればいいのか、注意したいポイントを押さえておきましょう。

お礼と意思表示を簡潔明瞭に

先述の通り、電話で内定の連絡があった場合、内定をもらったお礼と入社の意思を簡潔明瞭に伝えましょう。

折り返して連絡する場合は、時間帯や周りの環境を選ぶ

電話に出られず、折り返しで連絡する場合は、なるべく採用担当者の忙しそうな時間帯や休憩時間を避けましょう。また、駅など周囲が騒がしい場所ではなく落ち着いて話せる環境を選ぶことも大切です。

メモの準備をしておく

内定通知の電話で、今後の詳細などを説明されるケースは少ないですが、スケジュールなど重要な話をされる可能性がありますので、いつでもメモが取れるように準備しておくといいでしょう。

内定承諾書を送る

内定を承諾すると、「内定承諾書」が郵送されてきます。内定者は承諾書に住所と名前を記入し、捺印をして返送し、これを企業側が受領すると正式に採用が決まります。その後、企業は内定式や入社に向けた手続きを行います。内定承諾書が送られてきたら、企業側に迷惑がかからないように早めの対応を心がけましょう。

内定承諾書とは

内定承諾書は「内定誓約書」や「入所承諾書」とも呼ばれています。会社が応募者へ正式に内定を出したことを示す証明であり、応募者の最終的な入社意思を決める書類です。また、内定承諾書には業務内容や給与といった待遇が記載されている場合がありますので、応募の際の求人情報と照らし合わせ、内容に相違がないかチェックしましょう。

送る際の注意点

送付する際は、書類が入る白封筒を選びます。書類を折らずに封入できるA4サイズが一般的でしょう。中には返信用封筒を同封してくれる企業もあります。封筒の宛名に「○○行」と書かれていた場合は、二重線で消し、会社名や部署名には「御中」、氏名の場合は「様」と書き替えます。

また送付書類には、添え状をつけましょう。これは一般的なマナーでもあるので、内定承諾書の上に添え状を重ねて、開封後に添え状から読めるようにしておきましょう。

まとめ

内定通知を受けた後にもやるべきことはたくさんありますが、何より大切なのは、内定通知に対する自らの意思を速やかに企業側へ示すこと。これを怠ってしまうと「辞退した」とみなされてしまう可能性もあるので、最後まで気を抜かずしっかりとした対応を心がけましょう。

(学生の窓口編集部)

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