内定辞退ってどうすればいい? 時期や連絡方法をご紹介

内定辞退ってどうすればいい? 時期や連絡方法をご紹介

2019/06/05

就活の基礎知識

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就活でいくつもの企業の選考を受けていると、複数の会社から内定をもらうことがあるかと思います。そのような場合、どのように企業に伝えたらよいのか、内定辞退がいつまで可能なのかといった内定辞退の方法などについてご説明していきます。タイミングやマナーについても確認していきましょうね。

内定辞退ってどうすればいい? 時期や連絡方法をご紹介

内定辞退の期限

就活では複数の企業から内定を得たとしても、自分が入社することができる会社は1社だけなので、他の会社には内定辞退を申し出なければなりません。何も連絡をしないというのは、企業に迷惑がかかるだけでなく、連絡や報告を重視する社会人のマナーとしてもNGな行為です。では具体的にいつまでに連絡をすればいいか、内定辞退が可能な期限について理解しておきましょう。

法律からみた場合

内定辞退の期限は、民法の雇用契約に関する部分に記載されており、そこでは「雇用契約は解約を申し出ることができ、その場合、申し出の2週間で解約になる」と定められています。そのため、法律上では入社の2週間前までが、内定辞退の期限であると考えることができます。
「内定を辞退すると、企業から難色を示されるかもしれない」という不安を抱える人もいるかもしれませんが、内定辞退の期限は法律で定められていることを理解しておきましょう。

マナーも考慮しよう

法律上では内定辞退は入社2週間前までと解釈することができます。しかし、実際に企業で採用活動を行う立場からすると、入社間際に内定辞退をされると困ってしまうというのが正直なところでしょう。企業は時間と費用を使い、計画的な採用活動を行っているため内定を辞退されてしまうと、企業は再び欠員を補充しなければなりません。辞退の連絡が遅くなるほど、企業には迷惑がかかってしまうことになるのです。

とはいえ、就活の一般常識として、内定式前までには辞退の申し出をしておくべきでしょう。内定式は、「企業と学生が入社の意志を確認する場」とも言えますので、内定式後には企業側も本格的に入社手続きの準備を進めることになります。内定式前までの申し出であれば、企業としても対応が取りやすいでしょう。なお、多くの企業は10月1日以降に内定式を行うことが多いようです。

内定を辞退するときの連絡方法

企業への連絡手段には電話やメールがありますが、内定辞退の際はまず電話で連絡を入れましょう。企業としても、辞退されることは採用計画に影響するため、早目の申し入れが欲しいものです。そのため電話を使った素早い対応が適切だと言えます。メールでの連絡もマナー違反ではありませんが、担当者が見落としてしまう可能性もありますので、電話で確実に連絡をし、メールは補助的なものとして位置付けた方がいいかもしれません。

電話の場合

電話で連絡を入れる場合は、「時間」「場所」「声」「言葉づかい」の4点に気をつけましょう。電話をかける時間は、始業前や終業前、お昼休みは避け、始業や昼休みから2時間後くらいを見計らうのがよさそうです。通話する場所は周囲の雑音が入りにくい静かな場所を選び、通話時は、適切な声量でハキハキ話すことを心掛け、敬語などの言葉づかいに気をつけることが大切です。実際に例文から会話の流れをイメージしてみましょう。

【例文】

(受付が出た場合)
「お忙しいところ失礼いたします。私、先日内定のご連絡をいただきました○○大学△△学部の××(氏名)と申します。恐れ入りますが、採用御担当の□□様はいらっしゃいますでしょうか?」

(担当者に代わる)
「お忙しいところ失礼いたします。○○大学△△学部の××(氏名)と申します。先日は内定のご連絡いただきありがとうございました。大変申し上げにくいことなのですが、この度は内定の辞退をさせていただきたく、ご連絡させていただきました。□□様には説明会や面接などでお世話になりながら、このようなご報告になってしまい、大変申しわけなく思っております。ご迷惑をおかけし申し訳ございません。何卒よろしくお願い申し上げます。」

(先方からの返事がある)
「お忙しい中、ご対応いただきありがとうございました。それでは失礼いたします。」
(相手が電話を切ってから電話を切る)


メールの場合

メールで連絡する場合は、「件名」「言葉づかい」「簡潔な文章」の3点に気をつけましょう。まずメールの内容が一目でわかるような件名を意識してください。「内定辞退のご連絡」という文言に加えて大学名と氏名を合わせて記入することで、差出人と用件が相手にすぐ伝わるようになります。またメールの本文では、尊敬語と謙譲語の混同に注意しながら、冗長な文章にならないようにしましょう。メールを作成する際は、次の例文も参考にしてみてください。

【例文】

件名:【○○大学××(氏名)】内定辞退の御連絡
本文:
株式会社○○××
採用御担当 □□様

お世話になっております。私、先日内定をいただきました○○大学△△学部の××です。

この度は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。
このようなありがたいお知らせをいただきながら誠に恐縮なのですが、検討の結果、内定を辞退させていただきたくご連絡を差し上げました。

履歴書にお目通しをいただいたり、面接でのご対応をしていただいたりと、貴重なお時間を割いてくださったにもかかわらず、このようなご連絡になり、大変申し訳なく思っております。

本来であれば直接お詫びをするべきところではございますが、メールでのご連絡となるところを、何卒ご容赦いただきたくお願い申し上げます。

面接をご担当いただいた□□様をはじめ、採用に関わってくださった皆さまには、心より感謝しております。
末筆ながら、貴社益々のご発展をお祈ります。

××(署名)


まとめ

他社の選考との兼ね合いもあり、内定辞退を決めるのはなかなか難しいものです。辞退する際は法的に許される期限を念頭に、企業には早目の連絡を心掛け、内定をもらったことに対する感謝と謝罪の気持ちを丁寧に伝えましょう。

(学生の窓口編集部)

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