履歴書は郵送と手渡しどっちがベター? 応募書類を提出する際の疑問を解決

履歴書は郵送と手渡しどっちがベター? 応募書類を提出する際の疑問を解決

2019/05/31

就活の悩み・疑問

就活の基礎知識

履歴書は郵送と手渡しどっちがベター? 応募書類を提出する際の疑問を解決

就職活動では、企業へエントリーシートや履歴書などの応募書類を提出することになります。基本的には郵送するパターンが大多数を占めていますが、細かなマナーに注意を払うことで、企業の人事担当者に送付書類を気持ちよく受け取ってもらい、同時に好印象を与えることができます。郵送する場合、手渡しの場合それぞれの注意点を確認し、応募書類を企業に提出する際の疑問にお答えしていきます。

郵送と手渡し、それぞれの注意点

履歴書やエントリーシート(ES)といった応募書類の提出方法は企業によって異なるので、そのときどきの企業の指示に従うのがよいでしょう。郵送するケースも持参するケースも、どちらもありえますので、それぞれの場面で必要なビジネスマナーを確認しておきます。

直接手渡す場合

応募書類は、必ず封筒に入れて持ち歩きます。封筒の中に入れる順番は上から、履歴書→エントリーシート→その他書類です。これらをクリアファイルにまとめて入れて持ち歩きます。クリアファイルは無色透明の物を選んでください。使い回しはせずに、できるだけ新品の物に封入するようにしてください。指定があれば、封筒にもいれておくようにしたほうがいいでしょう。

履歴書を提出するタイミングは、企業によって異なります。受付で提出する場合もあれば、面接を始めるときに担当者へ手渡しすることもあります。いずれにしても、提出を求められたときにすぐにカバンから取り出せるようにしておくことが大切です。

指示がない限り、封筒に入れたままの状態で直接渡します。相手から見て正面になるように両手で差し出し、お辞儀をして「こちらが履歴書です。本日はよろしくお願いいたします」と一言添えます。

就活で必要な書類を後日郵送する場合

郵送する場合は、添え状を作成し同封します。添え状とは、封筒の中に何が入っているか記載する資料です。クリアファイルの一番上に入れて、送るようにしましょう。
封筒に宛先を記入する際の注意点は以下の通りです。

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・住所の「丁目」「番地」「建物(ビル)名」は略さず正しく書く
・企業名につく「株式会社」は(株)に略さない。また、前株か後株か確認する
・ESの宛先が部署名(人事部、総務部など)の場合は「御中」を。募集要項に担当者名が記されている場合は「様」を用いる。
(例)
マイナビ株式会社 人事部 御中(または「人事部採用ご担当者様」としてもよい)
マイナビ株式会社 人事部 佐藤様

・封筒の左下部(タテ書きの場合)に「応募書類在中」または「履歴書在中」と赤文字で記す
・自分の名前と住所、大学名は裏面に記す

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EメールやLINE、Twitterなどのチャットツールが主流になり、年賀状を書く機会が激減している世代にとって、郵便物の正しい書き方を知らない、または忘れてしまったという人は少なくないでしょう。この機会に正しいマナーを覚えて今後に生かしてください。

・封筒選びの注意点

履歴書を折った状態で送るのは避けましょう。シートがA4サイズの場合、「角二号」というサイズの封筒が適しています。封筒の表面に書類の表が来る向きで封入します。

封筒の色は白が理想的です。ただし、薄目の封筒では中身が透けて見えてしまう可能性があるため、なるべく厚めのものか透過防止加工がされている封筒を選ぶようにしましょう。雨で濡れる恐れもあるため、クリアファイルに入れるのをお忘れなく。

・添え状を書くポイント

添え状の内容には決まったルールがあり、パターンを覚えておけば、今後のビジネスシーンで役に立つことは間違いありません。

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(添え状の書き方例)             

                           2019年○月○日

株式会社マイナビ

人事部 佐藤様
                    東京都〇〇区xxxxxxx
               TEL:03-xxxx E:mail:xxxxxx
                            舞奈比 太郎

           応募書類送付の件 (1)


(2)時下ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。
(3)度貴社の求人を拝見させていただき、ぜひとも応募させて
  いただきたく必要書類等をお送りさせていただきます。

  書類をご覧いただきまして、一度面接の機会をいただけます
    よう、お願い申し上げます。

                              (4)敬具

             記 (5)

・履歴書 1通
・作品写真 15点

                              (6)以上

(1)添え状の目的を記します。ワードで作成する場合、文字を太字にし、
    センター合わせにするなど目立たせます
(2)このように「拝啓~」などで始まる定型文はビジネスにおける常套句です。
  季節に合わせたものなどさまざまなパターンがあります 
(3) 要件や要望を書きます。簡潔に書くのがポイントです
(4) 「拝啓」で始まった場合、必ず「敬具」で締めくくります。
  ワードで作成する場合、右寄せにします
(5) 内容物を箇条書きで記します。(1)と同じように「記」はセンター合わせにします
(6)「記」で始まった内容は、「以上」(右寄せ)で締めくくります

郵送後の確認メールの書き方

必要書類を郵送したら、郵送完了報告メールを送ると丁寧です。履歴書の確認メールの書き方をご説明します。ここでは、「履歴書送付のお願い」というメールが企業から届いたことを想定しています。


件名:Re:履歴書送付のお願い

株式会社〇〇
人事部 〇〇様

お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部の〇〇です。

この度は選考のご連絡をいただき誠に有難うございます。
履歴書を本日〇月〇日付で送付致しました。

〇〇様のお手元に届くのは
明後日〇月〇日になる予定です。

ご査収の程、何卒宜しくお願い申し上げます。

=====
署名
=====


届いたメールの件名をそのまま(Re:件名~)返信するのがビジネスマナーです。採用担当者は多くの就活生とやりとりしているので、できるだけわかりやすく伝えます。

郵送・手渡しの疑問を解決!

ここからは、履歴書やESなどの応募書類を郵送、もしくは手渡しするときの疑問についてまとめて解説していきます。

郵送方法と郵便料金について

応募書類の郵送は極力、郵便局の窓口から送るようにしてください。通常、角二号サイズの封筒で送る場合、総重量50g以内の場合の郵便料金は120円になります。しかし、他の応募書類などで重量オーバーとなる可能性もあるため、120円分の切手を貼ってポストに投函した場合、料金不足で自宅まで送り返されてしまうケースも出てきます。最悪の場合、応募の締切日に間に合わなくなってしまいます。 

郵送後は電話連絡が必要?

郵送後に電話連絡は必要? と悩むかもしれませんが、基本的には電話連絡は不要です。人気企業であればあるほど応募者も多く、ひとりひとりが「履歴書を送りました」と電話連絡をしていたら、かなりの業務時間が奪われてしまうことになります。企業側のことも考えると、電話連絡はしなくてよいので、メールだけお送りしておきましょう。

郵送した書類が届かないときは?

郵送したはずの書類が、後日自分のもとに返ってきてしまい企業に届かなかったというトラブルが起こったとき。その対処法をお伝えします。このケースは、選考企業へ電話連絡をして、状況をいち早く伝えましょう。

紛失などが心配な場合は簡易書留で郵送するという方法もあります。しかし簡易書留の場合、企業に届いたときに受取人の印鑑が必要になり、人事担当者の手を煩わせてしまうデメリットについては理解しておいてください。メリット・デメリットを考慮したうえでそのケースに合った行動をとりましょう。

履歴書の日付はどうすればよい?

履歴書の日付については、郵送の場合は投函日、手渡しの場合は持参日にします。西暦でも和暦でもよいので、書類の中ではどちらかに統一しておきます。履歴書の日付については基本的に算用数字を用いて、送付状や封筒の裏に記入する日付と合わせます。

履歴書の写真の貼り方のマナーは?

履歴書に貼る写真はステックのりで貼るとよいでしょう。液体のりだとはみ出てしまい、うまく貼れないこともあります。さらに、のりがはみ出してしまうと、他のところにくっついてしまう可能性もあるので要注意です。粘着性がある両面テープを使うのもおすすめです。

写真はのりで貼る前に裏に名前を書いておくようにしましょう。もしはがれたときでも、採用担当の方が困らなくて済みます。一度使った写真を使いまわすのはマナー違反です。見た目がきれいになるように新しいものをまっすぐに貼りつけましょう。

郵送物のお礼状を添えるのはいつ?

また、就活をしているとお礼状を郵送するシチュエーションになるかもしれませんね。就活でお世話になったOB・OGの方やインターンシップでお世話になった方など、感謝の気持ちを表したいときに郵送します。

郵送する際のマナーは下記の通りです。

・なるべく早いタイミングで郵送する
・ビジネスシーンにふさわしい封筒・便せんを選ぶ
・手書きで書く

気持ちを込めたオリジナルの文章を作成しましょう。

公務員試験の際に郵送をする場合は?

公務員試験の書類の郵送は、民間企業と少し勝手が違うので注意が必要です。公務員試験では添え状を同封する必要がないとされています。添え状のような余計な書類が入っているとかえって混乱を招く恐れがあります。民間企業とは違うところですので、気をつけてください。

コンビニから送ってもOK?

書類の準備が遅れてしまったときはコンビニから速達で郵送することもできます。どこのコンビニが対象なのかは、郵便局のホームページの「コンビニエンスストアを探す」から検索をすることができます。

店内、もしくは店の外に郵便ポストが設置されていれば、速達郵便を出すことができます。ただし、郵便局と違って、切手料金は正しいかは自分で確認しないといけません。郵便物は重さによって料金が変わってくるので事前に確認するようにしましょう。

作文を郵送する場合は?

企業によっては作文の郵送が必要な場合もあります。作文を郵送するときもできれば折らずに、A4サイズの封筒に入れるとよいでしょう。もし、そのままで入らないサイズであれば二つ折りにしてください。いずれのばあいも、クリアファイルに入れて、きれいな状態で届くようにします。

ポートフォリオを郵送する場合は?

職業によってはポートフォリオを郵送することもあります。最も優れていると思う作品を選び、可能ならばA4サイズの封筒にすべて入れて郵送します。

チラシ、パンフレット、名刺などの作品に関しては20ページ程度までに納めるように心がけるとよいでしょう。採用担当者は限られた時間の中で選考を行います。そのことを考慮して、適切なポートフォリオを準備しましょう。

まとめ

企業へ郵送、もしくは手渡しで書類を提出するときの疑問点を解説してきました。郵送と手渡しどっちがベター? と疑問に思うかもしれませんが、その都度企業から指示があるので、従うようにしましょう。

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