履歴書・エントリーシート(ES)を郵送する際のマナー| 封筒サイズ・宛名の書き方などポイントを解説

履歴書・エントリーシート(ES)を郵送する際のマナー| 封筒サイズ・宛名の書き方などポイントを解説

2019/05/27

就活の第一歩は、履歴書・エントリーシート(ES)の作成と郵送です。郵送方法にも封筒の選び方や宛名の書き方に関してなど、適切なマナーがあります。せっかく頑張って書いたのに、送り方に失礼があると、企業側に良くない印象を与えかねません。そこでここでは履歴書・エントリーシート(ES)の正しい郵送方法を解説します。

エントリーシートを郵送する場合に必要なもの

エントリーシートを郵送するときに封筒に入れるものは下記の通りです。

・エントリーシート
・添え状(送付状)
・クリアファイル

エントリーシートを送る場合、履歴書も同封するように求められることがあります。その場合は、上記に履歴書を追加して、忘れずに同封してください。選考に必要な書類が揃っていないと、それだけで不合格になってしまう可能性が高くなります。案内文をしっかり読んで、必要な書類をきちんと送るようにしましょう。 添え状(送付状)とは、封筒の中に入っている書類を明記したものです。たとえ同封しているのがエントリーシートだけであっても、添え状を同封するのはビジネスマナーです。必ず作成しましょう。

▶送付状の書き方はこちら

そして、クリアファイルに郵送する書類を収めるようにしましょう。郵送の途中で書類が折れたり、濡れたりしないようにするためです。一番上に添え状、次に(必要であれば)履歴書、最後にエントリーシートと並べて、クリアファイルに入れて郵送します。

封筒はA4サイズが入る白色の角形2号がベスト

封筒に宛名を書くときの注意点は、下記の通りです。

・基本は縦書きで、番地などの数字は漢数字で書く
・会社名は人事担当部署と担当者名まで明記する
・「応募書類在中」と赤字で書く
・封筒をとじている箇所に「〆(しめ)」マークをつける
・発送する日付を記入する

履歴書・エントリーシート(ES)を郵送する際は、目上の方へ送る書類のため、宛名などの表書きは、縦書きが適しています。番地などの数字は漢数字を使うようにし、企業名や部署名などにアルファベットが含まれている場合も、アルファベットを縦に書くのが良いでしょう。郵便番号は、封筒に枠が記載されている場合は枠内に記載し、枠がない場合は封筒の右上に記載します。

履歴書・エントリーシート(ES)が入っていることが明確に伝わるように「応募書類在中」や「履歴書在中」という文言を赤字で記します。エントリーシートだけであれば「エントリーシート在中」と記入してもよいでしょう。

大切なポイントとして、文字の周りを四角で囲みます。定規を使って丁寧に囲みましょう。「応募書類在中」あるいは「履歴書在中」と書かれたスタンプを購入してもよいですね。100円ほどで購入することができます。あらかじめ封筒に印字されているものもあるので、時間がないという人はぜひ利用してみてください。 封を閉じたら、「〆(しめ)」マークを記入します。「×(ばつ)」マークを間違えて記入する人がまれにいるので、注意してください。

そして、最後に発送する日付を記入します。いつ発送したのかを、封を開ける相手に伝えるためです。

<封筒の宛名など書き込み例>

▶封筒の選び方についてはこちら
▶封筒の書き方についてはこちら
▶「在中」の正しい使い方についてはこちら

エントリーシートと履歴書を郵送する際の違い

履歴書とエントリーシートとで、郵送する際に異なる点はありません。多くの場合、企業は履歴書とエントリーシートを併せて郵送するように求めてくるからです。

その際に、注意したいのは添え状に関してです。添え状には同封物をすべて書き記します。履歴書とエントリーシートの双方か、もしくはどちらか一つだけなのか、同封しているものだけを記載します。

添え状に「履歴書とエントリーシート」と記したにもかかわらず、中にはエントリーシートだけ入っていたとなると、採用担当者を混乱させてしまうことになります。大切な作業ですから、決してミスがあってはいけません。念入りに確かめるようにしましょう。

▶添え状の書き方についてはこちら

エントリーシートをポスト投函する際の注意点

エントリーシートと履歴書をポストに投函する際には、郵便物の回収時間帯にも気をつけましょう。平日と土日祝とでは、郵便局員の回収時間帯が異なる場合が多いと考えられます。 もし配達に遅れが生じて場合には、提出の締め切りを過ぎてしまうことも考えられます。そうしたことにならないよう、早めの行動を心がけましょう。また、郵送物の重さによっても郵便料金が変わってきます。郵便局に持ち込み、その場で料金を支払えば、料金不足の心配もないので安心です。

速達・書留などの発送方法について

速達や書留といった発送方法もありますが、基本的には履歴書・エントリーシート(ES)を郵送する際には、普通郵便を使います。選考に関わる大切な書類なので、確実に届けたいという場合、速達や書留のほうが、その点で確実だと思うかもしれません。

しかしながら、速達や書留には、それぞれデメリットがあるのです。速達を用いた場合、期日に間に合わせることができずに、慌てて送ったのではないかと、企業の担当者に疑われる懸念があります。速達は最短で翌日に届く便利なシステムです。しかしながら、他の就活生のほとんどは普通郵便を使います。そうした中で速達印のある郵便物は妙な形で目立ちます。慌てて書いて郵送したなどと、あらぬ疑いをかけられるようなことは避けるべきです。速達には、こういったデメリットがあることを覚えていてください。

とはいえ、締め切り内に企業へ届けることが必須です。日にちに余裕がない場合には速達を利用してください。

書留のデメリットは、受け取る際に受領印や署名が必要になることです。つまり企業の担当者に余計な手間を取らせることになります。確かに郵便追跡サービスが利用できるので安心できるかもしれませんが、企業への配慮も必要です。 もし、心配であれば、郵送後に相手の企業へ郵送報告メールを送るとよいでしょう。いつエントリーシートを郵送したかメールで報告します。丁寧な企業であれば、届いた際に「無事に受け取りました」という返信メールが届きます。

▶就活書類を郵送するタイミングについてはこちら
▶郵便報告メールについてはこちら

まとめ

ここまで履歴書・エントリーシート(ES)を郵送するときの注意点をまとめて解説しました。ただ単に封筒に入れてポストに投函すればよいというものではなく、細かいビジネスマナーがあることを理解いただけたことと思います。

履歴書とエントリーシートを併せて郵送することを要求される場合が多く、その場合には添え状にその旨を記載して、順番に揃えて同封します。一番上が添え状で、その後に履歴書、エントリーシートと続きます。最後に添え状に記載されている内容を、念のために確認しましょう。 なるべく普通郵便で時間には余裕を持って対応するようにしましょう。期限ギリギリになってしまいそうな場合に限って、速達を利用します。期日内に届けるということを最優先にしてください。最低限の郵送マナーを守りながら、履歴書・エントリーシート(ES)を送付するようにしてください。


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