送り状はいる? 書留がいい? ES(エントリーシート)の郵送方法を知ろう

送り状はいる? 書留がいい? ES(エントリーシート)の郵送方法を知ろう

2019/05/27

送り状はいる? 書留がいい? ES(エントリーシート)の郵送方法を知ろう

就活選考の第一歩が、エントリーシート(ES)を作成し、正しく郵送するということです。郵送方法にも、丁寧な方法とそうでない方法があることを知っていますか? せっかく頑張って書いたエントリーシートでも、失礼な送り方をしてしまうと、企業側によくない印象を与えてしまいかねません。

この記事では、就活で必要になるエントリーシートの正しい郵送方法をご紹介します。同封するものや、書留を使ったほうがよいのかなど、悩んだらぜひ読んでみてください。

エントリーシートを郵送する場合に必要なもの

エントリーシートを郵送するときに封筒に入れるものは下記の通りです。

・エントリーシート
・添え状(送付状)
・クリアファイル

エントリーシートを送る場合、履歴書も同封するように求められることがあります。その場合は、上記に追加して、履歴書も忘れずに同封してください。選考するために必要な書類が足りないと、それだけで不合格になってしまう可能性が高いです。案内文をしっかり読んで、必要な書類をきちんと送るようにしましょう。

添え状(送付状)は封筒の中に、どのような書類が入っているかお知らせするものです。たとえ同封しているのはエントリーシートだけであっても、添え状を入れることはビジネスマナーなのできちんと作成しましょうね。

▼送付状の書き方はこちら
https://gakumado.mynavi.jp/style/articles/40305

そして、書類を入れるクリアファイルが必要です。一番上に添え状、次に(必要であれば)履歴書、最後にエントリーシートを揃え、クリアファイルに入れて郵送します。郵送しているときに書類が折れたり、濡れたりしないようにクリアファイルにいれておくとよいでしょう。

封筒はA4サイズが入る角形2号で白色がベストです。封筒に宛名を書くときの注意点は、下記の通りです。

・「応募書類在中」と赤字で書く
・封筒をとじている箇所に「〆(しめ)」マークをつける
・発送する日付を記入する

エントリーシートが入っていることが明確に伝わるように応募書類在中履歴書在中という文言を赤字で書きます。エントリーシートだけであればエントリーシート在中と記入してもよいでしょう。

大切なポイントは、書いたあとにまわりを四角で囲むということです。定規を使って丁寧に囲みましょう。「応募書類在中」あるいは「履歴書在中」と書かれたスタンプを購入してもよいですね。100円ほどで購入することができます。あらかじめ封筒に印字されているものもあるので、時間がないという人はぜひ利用してみてください。

封をとじたところには、「〆(しめ)」マークを記入します。間違って「×(ばつ)」マークを書いている人がまれにいるので、注意してください。

そして、最後に発送する日付を記入するようにしましょう。いつ発送したか、封を開ける前に相手に伝えることができます。

エントリーシートと履歴書を郵送する際の違い

履歴書を郵送するときとエントリーシートを郵送するときはさほど違いはありません。多くの場合、履歴書とエントリーシートは両方同封するよう企業から依頼があるはずです。

ただし、注意したいのが添え状です。添え状には同封物をすべて書き記すのですが、履歴書だけなのか、エントリーシートだけなのか、はたまた両方なのか、同封されているものだけを記載するようにしましょう。

添え状に履歴書とエントリーシートと書いてあるのにも関わらずエントリーシートしか入っていない場合、採用担当者が混乱してしまいます。大切な作業でミスがあってはいけませんので、念入りにチェックしましょう。

エントリーシートをポスト投函する際の注意点

エントリーシートをポスト投函するときは回収される時間帯に気をつけましょう。平日か土日祝かによって、郵便局員が回収に来る時間帯も異なってくるケースがあります。

遅れが生じて提出の締め切りを過ぎてしまった……ということにならないよう、早めの行動を心がけましょう。また、郵送物の重さによっても料金が変わってくるので、郵便局に持ち込み、その場で切手を支払うほうが、料金不足もないので安心ですね。

速達・書留などの発送方法は?

選考に関わる大切な書類なので、確実に届いてほしい気持ちからどの発送方法を選べばよいのか悩んでしまいますよね。基本的にエントリーシートを郵送するときは、普通郵便を使います。なぜ速達や書留を使用しないのか、疑問に思われるかもしれませんが、それぞれデメリットがあるのでご紹介します。

速達を使うデメリットは、期日に余裕を持って応募していないと思われかねないという懸念があることです。最短で翌日に届く便利なシステムですが、他の就活生は普通郵便で送っているため、速達の印があると目立ってしまいます。慌てて書いて郵送したとも思われかねないので、なるべく避けたほうがよいでしょう。とはいえ、締め切り内に企業へ届けることが必須です。日にちに余裕がないときは速達を利用してください。

書留を使うデメリットは、受け取るときに受領印や署名が必要になることです。企業の担当者に手間をかけることになります。郵便追跡サービスが利用できて安心できるかもしれませんが、企業への迷惑にならないように配慮が必要です。

もし、心配であれば、郵送報告メールを送るとよいでしょう。いつエントリーシートを郵送したかメールで報告するというものです。丁寧な企業だと、「無事届きました」という返信メールをくれます。

▼郵便報告メールについてはこちら
https://gakumado.mynavi.jp/style/articles/54902

まとめ

ここまでエントリーシートを郵送するときの注意点をまとめてご紹介しました。ただ単に封筒に入れてポストに投函すればよいというものではなく、細かいビジネスマナーがあることがわかったのではないでしょうか。

履歴書とエントリーシートは、セットで郵送するように言われることがありますが、そのときは添え状にその旨を記載して、正しい順番に並べましょう。一番上が添え状で、履歴書、エントリーシートの順番です。添え状に記載されている内容の修正は忘れやすいですので、最後によく確認しましょう。

なるべく普通郵便で済むように時間には余裕を持って対応するといいですね。ただし、期限ギリギリになってしまいそうなら、速達を利用してもよいでしょう。期日内に届けるということを最優先にしてください。最低限の郵送マナーを守って、エントリーシートを送るようにしてくださいね。

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