エントリーシートや履歴書はウェブ上で提出することがほとんどかと思いますが、稀に手書きで作成し郵送しなければならないことがあります。また、選考中はもちろん、内定をいただいた企業宛に提出書類等があった場合は企業へ郵送をしなければなりません。

そんなとき、「郵送報告メール」を送っておくといいですね。郵送報告メールとは、書類を送付した旨を企業に伝えるメールです。郵便物が紛失してしまったり、トラブルが起こった場合でも、事前に郵送した旨を連絡していると、企業の方も対応してくれることがあります。ただし、郵送報告メールを送るときは簡潔に伝えることを意識しましょう。

就活生の郵送物を大量にチェックしている採用担当者への気遣いとしても、郵便物を送った際にはぜひメールも添えておきたいところです。ここでは、その郵送報告メールの書き方をご紹介します。

郵送した場合「報告メール」を送るのがマナー

相手先のメールアドレスを知っているならば、郵送報告メールを送っておきましょう。必ずしなければならないわけではありませんが、一言あれば、採用担当者は数日後に履歴書やエントリーシートが届くということがわかります。

履歴書やエントリーシートを送付するよう企業からメールで依頼が届いた際は、特に郵送報告メールを送ったほうがよいです。送付依頼メールに対して返信する形で、郵送報告メールを送ります。

返信するとタイトルに「Re:」とつきますが、そのまま送信するのがマナーです。採用担当者はどういった内容のメールなのか把握しやすくなります。

郵送後に送ると好印象な報告メールの例文

メールの内容としては、郵送したことを報告するわけですが、「送りました」という一言だけ送信すればよいというわけではありません。好印象な郵送報告メールは下記の通りです。

相手から「履歴書およびエントリーシートの送付のお願い」というようなメールが届いたのならば「Re:履歴書およびエントリーシートの送付のお願い」という件名になります。「Re:」は返信であることを示します。

相手の名前がわかっているときは、「人事部 〇〇様」と記入するとよいです。全体を通して誤字脱字がないよう確認する必要はありますが、特に名前の間違えは失礼にあたりますから、念入りにチェックしましょう。

書き出しの「お世話になっております」はビジネスメールでの定型文です。アルバイトやサークルでは「お疲れ様です」を使うかもしれませんが、ビジネスシーンではふさわしくありません。

次に、用件を簡潔に伝えます。いつ送ったか、可能ならばいく届くかも記入するとよいでしょう。到着時間を指定している場合は、その指定時間を記載してください。

最後は署名を忘れずに書きましょう。名前・大学名・学部名・メールアドレス・電話番号を記載します。

郵送したことを報告するメールは簡潔で問題ありません。採用担当者は多忙なため、長文が書かれていてもわずらわしさを感じてしまいます。

郵送確認メールを送るメリット

郵送報告メールを送るメリットとしては、採用担当者に事前に履歴書やエントリーシートなどを送ることを伝えておくことで、企業側が受け取る準備をすることができるというのが挙げられます。

もしかすると採用担当者は、出張に出てしまうかもしれません。そのときに事前に郵送が届くことを伝えておくと、社内の別の担当者に受け取りを引き継いでもらえる可能性が高いです。紛失を防いだりスムーズに処理するために、より適切な対応をしてくれるでしょう。

一通のメールを送るのは3分ほどで済みます。この郵送報告メールを送るだけでトラブルを防ぐことができると思えば、送っておくことと互いのメリットとなるでしょう。

メールの書き方と注意点

郵送報告メールの例文は、先ほどご紹介しましたが、その他の注意点もおさらいしておきましょう。

まずは、宛先を間違えないということ。記入した名前を間違えていないか確認しましょう。あとは、「to」で送るのか、 「cc」あるいは「bcc」で送る必要がある方がいるのか、ということも意識しましょう。

「to」は「あなたに送っています」という意思表示があり、対応してほしい人を「to」に入れます。「cc」 は「念のためみてくださいね」という意思表示があり、情報共有に使います。「bcc」は他の受信者にアドレスが見えないように連絡する場合に使用します。「bcc」の受信者は、他の受信者に表示されません。ただし、基本的に就活中企業に送るメールでは「bcc」を使用する機会はほとんどないでしょう。

採用担当者は多くの就活生とやりとりしているため、誰からのメールなのかわかるように配慮すると親切です。大学名・学部名は本文中にも、署名にも入れておくようにしましょう。

まとめ

郵送報告メールは3分ほどでできますが、丁寧な印象を与えることができる就活テクニックのひとつです。今回ご紹介した例文を参考に、作成するとよいでしょう。

採用担当者は多くの就活生とやりとりしていることを忘れず、気遣いある行動をとりましょう。もしわかるならば、郵送物がいつ届くかも記載すると親切です。

一通送るだけで、無駄なトラブルを回避することができるかもしれません。書類の送付完了メールはビジネスシーンでも送ることがあるので、今のうちに身につけておくとよいスキルだといえるでしょう。