就活書類を郵送するときの注意点まとめ

就活書類を郵送するときの注意点まとめ

2019/05/27

就活の悩み・疑問

就活中に書類を企業に郵送する機会があると思いますが、その際にさまざまなことに注意が必要になります。せっかく履歴書やエントリーシートを丁寧に書いたのに、郵送方法でマイナスなイメージを与えてしまうのはもったいないですよね。今回は、就活で書類を郵送する際の注意点についてご紹介していきます。

就活書類を郵送するときの注意点まとめ

就活中の郵送には注意点があります

就活中はさまざまなビジネスマナーに気をつけたいところですよね。履歴書やエントリーシートの郵送にもマナーがありますので、ぜひ改めて確認してみましょう。郵送する前の注意点と郵送するときの注意点をそれぞれご紹介します。

郵送する前の注意点

まず、郵送する前の注意点は下記の通りです。

・白色の角形2号の封筒を用意する
・送付状を作成する
・A4サイズのクリアファイルを用意する

就活の郵送で使うのは白色の角形2号の封筒がよいとされています。茶色の封筒を見かけることがありますが、茶色の封筒は一般的に事務的な用途で使われるものですので、間違えないように注意しましょう。

就活生が企業に履歴書やエントリーシートを郵送するときは白色だと覚えておきましょう。安心して使えるのは学校指定の封筒です。企業によっては学校指定の封筒で、と指示されることもあります。何枚か持っておくとよいでしょう。

就活生があまり書き慣れていないものとして送付状がありますが、これは添え状とも呼ばれており、一般的にはWordで書いたものを印刷して使用します。どうしてもパソコンが利用できない状況にあるときは手書きでもよいので必ず作成するようにしましょう。

チェックすることは下記の通りです。

・日付を右揃えで書く
・担当者の名前を「様」をつけて記入する
・自分の住所・名前・大学・メールアドレス・電話番号を記入する
・「応募書類の送付のお知らせ」というタイトルを中央揃えにする
・はじめは「拝啓」、さいごは「敬具」で締める
・応募書類を送付していることを簡潔に述べる
・封筒に入れた書類は何かを記載する

書くことが多いのでパソコンで作成して何枚か用意している人がいますが、そのときは日付がちゃんと正しいかチェックしてくださいね。書類を送る日、または持参する場合はその持参する日を記入しましょう。

そして、意外と知らない就活生も多いのが、履歴書やエントリーシートが折れてしまうことを防ぐために、クリアファイルに入れて郵送するということです。サイズはA4サイズがおすすめで、10枚セットが100円程度で販売されているので余分に持っているとよいでしょう。

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郵送するときの注意点

続いては、郵送するときの注意点をご紹介します。

・封筒に入れる順番は、送付状・履歴書・エントリーシートの順に
・スティックのりで糊付けをして「〆」マークを書いてとじる
・郵便局で料金を支払うのが確実

詳しく見ていきましょう。

まず、封筒に入れる順番についてですが、一番前に送付状が来るようにします。その送付状には封筒の中に入っている書類が書かれているのでわかりやすくなっています。履歴書、エントリーシートの順になるように入れましょう。

封筒の締め方は、べたつくことなくきれいに貼れるスティックのりを使ったのり付けが好ましいです。最近ではテープのりが一般化されつつありますが、少しはがれやすいというデメリットがあります。テープのりではいけないというわけではないのですが、スティックのりのほうが安心できますね。

忘れがちなのが、封筒に封をしたという印で、誰にも開封されていないことを示す「〆」マークを書くということ。まれに「×」マークと勘違いしている人がいますが、明確な違いがあるので気をつけてください。

また、郵送するときの料金には注意が必要です。重さによって料金が変わってくるので、郵便局に行って料金を支払うのがよいでしょう。料金が足らないというトラブルになることはありません。

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覚えとくと便利な郵送のマナー

郵送作業は慣れていないと少し面倒さを感じるかもしれませんが、大切な作業ですので、ちゃんとしたマナーを身につけておきましょう。

郵送する前に、下記のことはチェックしておく必要があります。

・相手の名前は間違っていないか
・誤字脱字はないか
・郵送物に不備はないか

最終確認をきちんと行うことは社会人になってもとても大事なことですので、相手に失礼のないように細部まで意識できるようになりましょう。

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まとめ

就活中に郵送するときの注意点をご紹介しました。特に送付状の作成があまりときには、難しく感じてしまうかもしれませんが、一度作成してしまえば日付など軽微な修正で済むのでパソコンでつくることをおすすめします。

就活は普段あまりしないことも多くあり、大変かもしれませんが、細かいところにも意識を向けてミスがないようにしましょう。

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