電話対応に関するQ&A

まず、電話で起こりがちなトラブルについての疑問に答えていきます。

Q1.留守番電話への対応方法は？

電話に出られなかった場合、企業の担当者が留守電を残すことがありますが、この場合、内容を確認する前にメモを用意し、なるべく早めに折り返しの連絡を入れることが重要になります。担当者と電話がつながったら、先ほど電話に出れなかったお詫びを伝えて、相手の要件を伺うようにしてください。

折り返す時間帯は、担当者が出れる可能性の高い10時から11時、14時から16時の間をおすすめします。

Q2.内線電話の対応方法は？

面接などで企業に伺ったとき、受付に人がおらず、代わりに内線電話が置いている場合がありますが、こうした場合でも基本的な電話のマナーを踏まえて対応すれば問題ありません。

「こんにちは。本日〇〇時から面接のお約束をしていた△△と申します。」

と要件や名前を伝え、担当者へ取り次ぎを行ってもらいましょう。

また、面接担当者の名前を事前に把握している場合であれば、

「こんにちは。本日〇〇時から面接のお約束をしていた△△と申します。◇◇様はいらっしゃいますでしょうか？」

と話すことによって、スムーズに取り次いでもらうことが可能です。

Q3.電話の声が聞こえにくいときはどうしたらいい？

電話では、電波や周囲の音などの影響で声がうまく聞きとれないこともあり得ます。その場合は、なるべく静かな場所に移動し、電波の状況をよく確認してから通話しましょう。

話しやすく聞き取りやすい環境を作ったのにもかかわらず、電話の内容が聞き取れない場合は、折り返し連絡する旨を伝え、かけ直すほうがよさそうです。スマートフォンなどの電源を落としてから再度新しい電波につなぎ直す、などといった対処方法も試してみてください。

選考結果に関するQ&A

ここでは、選考結果に関する電話対応の疑問について答えていきます。

Q1.結果の連絡が来ないときどうすればいい？

企業が約束した期日までに連絡がない場合は、こちらから問い合わせてみましょう。どちらかといえばメールよりも電話で問い合わせるほうが心証はよいかもしれません。連絡を入れる際、「面接の結果が来ないので、何かしらのトラブルかと思い連絡した」という理由をしっかりと伝ましょう。

Q2.メールの返信が来ないときは電話をしてもいい？

メールで企業から返信が来ない場合、別の選考に影響を与える可能性もあるため、一週間ほど待っても返事が来ないときは電話で問い合わせを行いましょう。

「面接の結果がまだ出てないので、何かしらのトラブルがあったのかと思い連絡した」というニュアンスを相手に伝えることで、失礼な印象を与えずにやりとりができるはずです。

Q3.選考を辞退したいときはどうすればいい？

選考辞退に関しては、メールで連絡しても問題はありません。しかし、最終面接後など、緊急性が高いものであれば、電話で辞退の旨を伝えます。連絡の際は、何を理由にして辞退するのかを正直に伝えることで、円満に選考を辞退できるでしょう。なお、プレエントリーの場合は電話で連絡する必要はありません。

その他のQ&A

ここまでに紹介できなかった、その他の電話に関する疑問に答えていきます。

Q1.電話でインターンに申し込むときに気をつけることは？

インターンシップに参加する場合も、企業と電話でやりとりをすることがたびたびあると思います。話す内容を整理し、筆記用具やメモ帳、スケジュール確認ができるものを事前に用意しておくと便利です。

これまで紹介した企業への電話対応と同様に、通信環境や時間帯に気を付けた上で電話を行えば問題ないでしょう。また、就職したい業界によっては英語が必要な場合もあるため、事前に確認を行っておくことも大事です。

Q2.電話対応について誰かに相談したいときは？

電話への対応の仕方も含め、就活の悩みについては、学校だけでなく就活エージェントなどに相談することも可能です。たとえば、業界別に特化したエージェントサービスは数え切れないほどあり、自分の就きたい職業や業界について詳しく知っているエージェントがたくさんいます。また、保育士などの職業においては、園見学などについての相談も可能です。

まとめ

就活の電話に関するさまざまな疑問にQ＆A形式で答えてきました。この他にも不安に感じた点はできるだけ調べたり相談をしておくことで、いざというときにも安心して就活を進めていけるはずですので、ぜひ参考にしてみてくださいね。