就活中の電話対応方法まとめ【種類別】

就活中の電話対応方法まとめ【種類別】

2019/05/16

就活の基礎知識

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就活中に企業と電話でやり取りをする機会は少なくありません。しかし、いざ企業から電話が来たとき、どのように対応したらよいのかわからず慌ててしまう人も少なくありません。そこで今回は基本的な電話の受け方を種類別で解説いたします。

電話の受け方の基本

就活中の電話の受け方は、以下のことを基本として意識しましょう。

・3コール以内に出る
・知らない番号であっても丁寧に名乗り対応する(自分が何者なのか、何の話かわかるように)
・静かな場所で出る
・メモの準備を怠らない
・重要事項は再度確認する

3コール以内で電話に出ることによって、相手の時間を無駄に割いてしまうのを避けることができます。長く待たせれば待たせるほど、心証が悪くなってしまう可能性もあるため、電話が鳴ったらできる限りすぐに対応する、という意識が重要です。

あいさつに関しては、知らない番号であっても自分からはっきり名乗るように心がけてください。そうすることによって、相手も正しい番号にかかっているのか、再度確認する必要がなくなります。

また、静かな場所で電話に出ることは「申し訳ありませんが、もう一度お伺いしてもよろしいでしょうか」と聞き直したり、話した内容を忘れてしまい後から再度連絡するといった事態を避けることができます。メモを取ることによって、日時や場所、持ち物など重要事項を忘れることがなくなりますので、しっかりと準備をしてから電話対応をするようにしましょう。

種類別の受け方

就活中は、知らない固定電話や携帯番号からの着信に加え、非通知でかかってくる可能性もあります。特に非通知の電話に関しては、着信拒否をしていたり対応しなかったりする大学生も少なからずいるため、電話に出ないことによってマイナスなことが起こらないよう注意しましょう。それでは、ケースごとの電話の受け方について見ていきます。

知らない番号からかかってきた場合

就活中は、知らない番号で電話がかかってくることも珍しくなく、着信があった場合、すぐに対応するか、準備を行ってから再度電話を折り返しましょう。

折り返しの電話をかける時間帯については、始業直後や終業間際ではなく、昼休みの時間を外した11時前後や14時から17時の間が比較的繋がりやすく、相手も落ち着いて対応ができることが多いので、この時間帯を選びましょう。

また、固定の電話番号であれば番号をインターネットで検索することで、ほとんどの場合は応募先の企業かどうかを判断することも可能です。知らない番号だからといって、折り返しの連絡をしなかったということにならないよう、注意しましょう。

携帯電話の番号からかかってきた場合

人事担当者や採用担当者の方が、会社の携帯電話を使用して連絡を取るといったケースもあります。

電話にすぐに対応できる場合であれば、メモの準備などを行い、こちらから自分の名前をしっかりと名乗ってください。
もし、すぐにメモなどを用意して対応できる準備が整っていなければ、着信後に改めて折り返すことが必要となります。また、着信に加えて留守電が入っている場合は、相手が自分の身分を名乗っていることも多いため、電話の内容を確認したらすぐに対応するようにしましょう。

非通知でかかってきた場合

普段は、非通知からの着信があっても、電話に出ないという人が多いかもしれません。しかし、就活中であれば、非通知からの着信にも対応することが必要となります。

さまざまな理由で非通知で就活に関する電話をかける企業もなかにはあるので、できるだけ出るように気をつけましょう。

まとめ

就活を行うにあたっての電話の受け方の基本や、それぞれのケースに当てはめた電話の応対の仕方を紹介しました。担当者によっては、電話の受け方や応対によって、円滑なコミュニケーションが可能かどうか判断していることもあります。

加えて言えば、人事担当者だけでなく、直属の上司が知らない番号で就活生に電話をかけるといった場合も考えられますので、電話応対の仕方を正しく理解し、就活を円滑に進めていきましょう。

(学生の窓口編集部)

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