企業へ電話をかける際のマナーと流れ

電話の基本的な流れは次のようになります。
1.まずは一言添えながら、大学名と名前を名乗りましょう。
2.なんのために電話をしたのか、要件を伝えます。また、担当者への取り次ぎをお願いしましょう。
3.担当者に代わってもらったら、再度大学名と名前を名乗ってから電話の目的を伝え、相手の状況を確認しましょう。
4.用件をなるべく手短に話しましょう。
5.重要な内容は復唱しましょう。
6.お礼を述べて、電話を終えましょう。

就活中に電話をかける場面はいくつかありますが、今回は「面接の日程調整」をする場合を想定した基本例文と、担当者が不在だった場合、直接担当者につながった場合の対応法もそれぞれご紹介していきます。

基本例文

※電話は相手が切るまで待ちましょう。また、日程などの重要事項はメモを取り、内容を忘れないようにしましょう。

担当者が不在だった場合の対応法
基本例文の2で、担当者が不在だった場合の対応法を紹介します。

〈不在だった場合に、こちらからかけ直す場合〉

〈不在だった場合に、相手の戻ってくる時間がわからない場合〉

〈不在だった場合に、相手からかけ直すと言われた場合〉

直接担当者につながった場合の対応法

基本例文の2で、担当者に直接電話がつながった場合の対応法を紹介します。

電話をかける前の準備

電話をかける前に、いくつか準備をしておくべきことがあります。まずは電話をする際に周囲が騒がしいと相手の声が聞こえづらくなり、自分の声も相手に聞こえづらくなってしまいますので、環境を整えましょう。そのために屋外は避け、できるだけ屋内の静かなところで電話をかけるようにするのをおすすめします。

次に、話す内容をまとめたメモを用意します。パニックになるのを防いだり、用件を伝え忘れたりしないために、あらかじめ話す内容をまとめておくといいでしょう。さらに電話中にもメモをとる必要があるので、話す内容をまとめたメモ以外にも、手帳やメモ帳などを手元に準備しておくのがよさそうです。
電話をかけるのは緊張してしまいますが、話すことをメモに書いておくだけでかなり安心できますよ。

また、電話をかける曜日や時間帯も気をつけるようにしましょう。企業にとって休日明けの月曜日の午前中、平日（月曜日～金曜日）の始業時間直後や終業時間直前、昼食の時間帯は忙しい時間帯です。この時間を避けて、なるべく10～12時もしくは14〜16時ごろに電話をかけるよう心がけてください。

まとめ

就活中の企業への電話のかけ方についてご紹介しました。基本例文の流れを紙に書いておくだけでも、失敗は避けられるはずです。面接の日程調整など相手に迷惑をかけてしまう内容の場合も、はっきり用件を伝えるようにしてくださいね。

（学生の窓口編集部）