企業への電話のかけ方 就活生なら憶えておきたい例文つき

企業への電話のかけ方 就活生なら憶えておきたい例文つき

2019/04/26

就活の基礎知識

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就活中、自分が選考を受けている企業に電話をかける機会がありますよね。その際に電話の流れや用件の伝え方に悩んだり慌てたりしないために、基本的な電話対応を例文を交えながらご説明いたします。

企業への電話のかけ方 就活生なら憶えておきたい例文つき

就活のときの電話の流れ

電話の基本的な流れは次のようになります。
1.まずは一言添えながら、大学名と名前を名乗りましょう。
2.なんのために電話をしたのか、要件を伝えます。また、担当者への取り次ぎをお願いしましょう。
3.担当者に代わってもらったら、再度大学名と名前を名乗ってから電話の目的を伝え、相手の状況を確認しましょう。
4.用件をなるべく手短に話しましょう。
5.重要な内容は復唱しましょう。
6.お礼を述べて、電話を終えましょう。

就活中に電話をかける場面はいくつかありますが、今回は「面接の日程調整」をする場合を想定した基本例文と、担当者が不在だった場合、直接担当者につながった場合の対応法もそれぞれご紹介していきます。

基本例文

1.「お忙しいところ恐れ入ります、私、○○大学の□□□□と申します。」

2.「就職活動の面接の日程の件でお電話させていただきました。大変お手数ですが、○○課の□□様はいらっしゃいますでしょうか。」
ー少々お待ちください。
ーお電話代わりました。○○課の□□です。

3.「突然のお電話失礼いたします。私、○○大学の□□□□と申します。就職活動の面接の日程の件でお電話いたしました。ただ今お時間よろしいでしょうか?」
―はい、大丈夫です。


4.「ありがとうございます。先日お約束させていただいた、×月×日△時の面接ですが、大学の学期末試験と重なってしまい、お伺いすることができなくなりました。誠に申し訳ないのですが、日程の変更をお願いできませんでしょうか。」
―わかりました。少々お待ちください。 ……… お待たせしました。それでは、×月×日△時からはいかがでしょうか。

「ありがとうございます。そちらの日程でお願いいたします。」
―では、×月×日△時に弊社ビル3階受付までお越しください。

5.「×月×日△時に御社ビル3階受付ですね。承知しました。」
―では当日お待ちしております。

6.「こちらこそよろしくお願いいたします。本日はお忙しいところありがとうございました。では失礼いたします。」
―失礼します。


※電話は相手が切るまで待ちましょう。また、日程などの重要事項はメモを取り、内容を忘れないようにしましょう。

担当者が不在だった場合の対応法
基本例文の2で、担当者が不在だった場合の対応法を紹介します。

〈不在だった場合に、こちらからかけ直す場合〉

―大変申し訳ございません。ただいま、□□は不在にしております。

「それではまた改めてお電話させていただきます。□□様は本日、何時頃お戻りになりますか?」
―△時ごろには戻るかと思います。

「ありがとうございます。では△時ごろ、またお電話させていただきます。」

※改めて電話をかけることを伝えましょう。


〈不在だった場合に、相手の戻ってくる時間がわからない場合〉

―申し訳ございません。本日はいつ戻るかわかっておりません。

「ありがとうございます。ではまた改めてお電話させていただきます。」

※戻ってくる時間がわからない場合は改めて折り返すことを伝えましょう。


〈不在だった場合に、相手からかけ直すと言われた場合〉

―△時ごろには戻るかと思いますが、戻り次第こちらからかけ直させていただきます。

「こちらからのお願いごとですので、お戻りになられるころ、また改めてお電話させていただきます。」

※なるべくこちらから電話はかけ直すようにしましょう。


直接担当者につながった場合の対応法

基本例文の2で、担当者に直接電話がつながった場合の対応法を紹介します。

―はい、○○です。

「突然のお電話失礼いたします。□□様、ただ今お時間よろしいでしょうか?」

※大体の電話にかかる時間がわかる場合は「△分ほどお時間よろしいでしょうか?」などでもかまいません。相手に時間の余裕があるか、きちんと確認を取りましょう。


電話をかける前の準備

電話をかける前に、いくつか準備をしておくべきことがあります。まずは電話をする際に周囲が騒がしいと相手の声が聞こえづらくなり、自分の声も相手に聞こえづらくなってしまいますので、環境を整えましょう。そのために屋外は避け、できるだけ屋内の静かなところで電話をかけるようにするのをおすすめします。

次に、話す内容をまとめたメモを用意します。パニックになるのを防いだり、用件を伝え忘れたりしないために、あらかじめ話す内容をまとめておくといいでしょう。さらに電話中にもメモをとる必要があるので、話す内容をまとめたメモ以外にも、手帳やメモ帳などを手元に準備しておくのがよさそうです。
電話をかけるのは緊張してしまいますが、話すことをメモに書いておくだけでかなり安心できますよ。

また、電話をかける曜日や時間帯も気をつけるようにしましょう。企業にとって休日明けの月曜日の午前中、平日(月曜日~金曜日)の始業時間直後や終業時間直前、昼食の時間帯は忙しい時間帯です。この時間を避けて、なるべく10~12時もしくは14〜16時ごろに電話をかけるよう心がけてください。

まとめ

就活中の企業への電話のかけ方についてご紹介しました。基本例文の流れを紙に書いておくだけでも、失敗は避けられるはずです。面接の日程調整など相手に迷惑をかけてしまう内容の場合も、はっきり用件を伝えるようにしてくださいね。

(学生の窓口編集部)

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