エントリーシート作成のキホンを知ろう! ES記入・提出方法まとめ

エントリーシート作成のキホンを知ろう! ES記入・提出方法まとめ

2021/08/11

就活の基礎知識

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エントリーシートを志望企業へ提出するときは、書き方のコツだけでなく、失礼のないようにマナーもしっかり押さえておきたいものですよね。

エントリーシートなどの応募準備をスムーズに進めるためにも、書き方や提出方法の基本を身に付けつつ、万全の状態で就職活動に臨みたいところです。

そこでこの記事では、これから就活に臨む学生のみなさんに役立つエントリーシートの作成方法や提出方法を総まとめでご紹介します。

それぞれの項目について詳しく解説している別記事も参考にしながら、エントリーシートの記入をスタートさせましょう!

【基礎】エントリーシートと履歴書の違いについて

エントリーシート作成のキホンを知ろう! ES記入・提出方法まとめ

多くの企業では、履歴書のほかにエントリーシートという企業独自の自己アピールシートを提出するよう求めています。

しかし、エントリーシートと履歴書は記入項目が重なっていることも多く、同じことを2度も書かなければならないように思えますよね。

ですが、エントリーシートと履歴書にはそれぞれ違った役割があります。

エントリーシートの特徴を簡単に紹介

エントリーシート最大の特徴は、企業に向けて自分自身をアピールするための書類であることです。

企業が提示する質問に対して、

「応募する会社に入ったら、自分の長所を活かしてどんなことがしたいか?」

「これまでの経験を、応募する会社内でどう活かしたいか?」

など、自分についてと将来の展望に関する質問への回答が求められることも多くあります。

自分の強みや長所をただアピールするだけでなく、入社後のヴィジョンを明確にわかりやすく伝えてることが大切です。

履歴書の特徴を簡単に紹介

新卒の就職活動における履歴書は、個人情報だけでなく過去の経験を偽りなく自己紹介するための書類と位置づけられます。

あなたの人生にこれまで起きた事実をもとに、自分の学歴やキャリア・経験などを通して「これまでどうやって過ごしてきたのか」を要約しながら紹介するものと考えるとわかりやすいかもしれません。

エントリーシートと履歴書についてもっと知りたい!

エントリーシートと履歴書の違いについてもっと詳しく知りたいあなたは、以下の別記事も併せてチェックしてみてください。

エントリシートと履歴書の違いって何? 書き分け方も紹介

【下準備その1】エントリーシートを書く前にやっておきたい2つの分析

応募先企業にエントリーシートがある場合もそうでない場合も、着手する前に企業・業界分析と自己分析の2つの分析を入念に行うようにしましょう。

企業・業界分析とは?簡単に紹介

その名の通り、応募先企業および就職希望の業界について調べることです。

就職活動では、つい応募先企業だけを徹底的に調べてしまいがち。

しかし、応募先企業が所属する業界について調べておくことで、エントリーシートや面接でよく聞かれる「どうして数ある中から当社を希望するのですか?」という設問に対してより明確に答えやすくなるでしょう。

業界分析は書籍やインターネット・学校の就職課などを活用できますし、企業分析は企業のWebサイトや会社説明会でも可能です。

自己分析とは?簡単に紹介

自己分析を簡単に説明すると、あなたのこれまでの経験の棚卸しをもとに、自分の性格を客観的に見つめ直し、まとめることを指します。

自己分析は、あなたの性格や人柄を客観的に企業に伝えるために欠かせない分析です。

特にエントリーシートなど応募書類では、自己分析ができているかどうかが合否の分かれ道と言っても良いでしょう。

最近では、自己分析しやすいように様々なインターネット上の無料サービスがあるので、積極的に活用してみてください。

また、友達や家族・兄弟・同級生などからあなた自身について客観的に見てもらう方法もおすすめです。

【下準備その2】エントリシートの書き方の基本を知ろう

企業の採用担当者に書類だけであなたに興味・関心を持ってもらうためには、アピールポイントとなる具体的なエピソードを書き出しながら、読み手にわかりやすく伝える文章作成が大切です。

エントリーシート内には、主に志望動機企業が学生に対して質問した内容に回答する自己PRの大きく2つの項目があります。

応募先企業に対する志望動機

志望動機を書くときは、まず自己分析をもとに自分の就活の軸や業界と企業選びの軸・仕事選びの軸を考えから着手するのがおすすめです。

自分の軸と志望する企業との接点やできることを見つけられるため、志望動機を考えるきっかけになるでしょう。

あなたを企業にアピールする自己PR

自己PRでは「学生時代に頑張ったこと」などの基本的な質問から、企業独自の設問まで様々です。

いずれも、あなたの良いところや考えをアピールできる貴重な項目だと言えます。

自己分析や業界・企業分析をもとに、企業が意図としていることを把握しながら、読みやすくわかりやすい文章を心がけましょう。

絶対押さえておきたい書き方のコツ

志望動機や自己PR関連は記入スペースも多く、どういう風にまとめたら良いか困ってしまいがちです。

いずれの場合でも事実や結論を先に書くことを意識し、その後にあなたの経験や人柄がわかる具体的なエピソードをひとつ添えて書くことを常に意識してみてください。

結論からスタートすることで、ひと目で見て採用担当者に伝わりやすい構成になるでしょう。

エントリーシートに書きたい内容はいきなり記入するのではなく、下書きやメモ書きなどで事前にある程度整理しておくのが秘訣です。

エントリーシートの書き方についてもっと詳しく知りたいあなたは、以下の記事をチェックしましょう!

エントリシートの基本的な書き方を知る! 記入例や見本も紹介

提出前に知りたい!エントリーシートの豆知識

エントリーシートを求める企業の中にはメール提出だけでなく、手書きで提出を求める場合あえて郵送を指定する場合などがあることを覚えておかなければなりません。

エントリーシートを書いている最中、あるいは手書きならではの注意点など知っておくべきことは多岐にわたります。

この項目では、エントリーシート記入から提出までで良くありがちなことをまとめています。

手書きでエントリーシートを作成するときに知っておきたいこと

エントリーシートを企業から入手した際、手書きで書いたものを提出するよう求める企業もまだまだ存在します。

手書きの場合、いきなり書き始めると失敗する可能性が非常に高いため、文字量や余白のバランスを確認するためにも鉛筆またはシャープペンシルで下書きしてから、0.5~0.7mmの消えない黒のボールペンで清書するのがおすすめです。

手に取った採用担当者が読みやすい文章・文字かどうかを意識し、文字の大きさを揃えたり適度に改行したりなど配慮しましょう。

手書きでエントリーシートを書く際に使ってはいけないもの

授業中に何かと便利な消えるボールペンなど、文字が消えてしまうおそれがあるものは使ってはいけません。

手書きでエントリーシートを書く際のノウハウが知りたい?

特に手書きのエントリーシートを書く際は、パソコン入力よりも細かなチェックや配慮が必要です。

応募先企業が手書きのエントリーシートを指定してきたときに慌てないためにも、以下の記事にも目を通しておくことをおすすめします。

手書きでエントリーシートを作成するとき、用紙やペンはどうすればいい?

エントリーシートを訂正したい!どうしたらいい?

手書きでもパソコン入力形式でもエントリーシートに誤字脱字があった場合は、修正テープなどを使わず、最初から書き直すのが最善の方法です。

しかし、企業側から用紙を指定されている場合など、やむを得ない事情で書き直しできないときは、二重線と訂正印で対処するという最終手段があります。

エントリーシートの誤字脱字の訂正は、1~3箇所程であれば多くの場合は問題にならない場合が多いようです。

とはいえ、訂正印を施す箇所は必要最低限に留めるのが無難でしょう。

エントリーシートの訂正に関する詳細も別の記事にまとめていますので、併せてご覧ください。

エントリシート記入を間違えたときの対処法! 誤字を訂正するには?

自宅以外で印刷する方法はあるの?

学校の印刷機が混み合っていたり、自宅で印刷できる環境がなかったりする場合は、コンビニエンスストアやスーパーマーケットに設置されているプリンターを使うのがおすすめです。

最近では、データ持ち込みの他にネットプリントサービスなど使い勝手がとても良くなっています。

積極的に活用すれば、あなたの就職活動の助けになること間違いないでしょう。

データを持ち込んで印刷する場合

手持ちのUSBメモリにエントリーシートのデータを入れ、コンビニなどに持ち込むことで印刷できます。

エントリーシートのファイル形式がワードやエクセルのままだとプリントできないこともあるため、なるべくPDFファイルに変換してから持ち込むのがおすすめです。

ネットサービスやアプリを使って印刷する場合

アプリやインターネットサービスを使ったネットプリントサービスを利用してコンビニ印刷するのも良いでしょう。

ネットプリントサービスはコンビニ各社により提供するプリントサービスが異なります。

共通で対応したサービスもあれば、特定のコンビニにしか対応していないサービスもあるため、最寄りのコンビニで対応しているサービスをチェックしてから利用しましょう。

印刷方法について詳しく知りたい?

学校のプリントサービスは、タイミングが悪いと多くの学生が殺到して使いづらい場合もあります。

あらかじめ印刷できる方法を複数知っておくことで、状況に応じて臨機応変に対応できるでしょう。

エントリーシートなど応募書類の印刷に特化した記事もありますので、ぜひ目を通してみてください。

エントリーシートを準備するときに役立つ! 自宅以外で印刷するコツ

いよいよ応募!エントリシートの提出方法について

エントリーシートなどの応募書類が整ったら、いよいよ企業に応募です。

提出方法はWebエントリー形式と郵送形式・集団面接時に持参など、企業によってさまざまです。

日常的にさまざまな文書のやり取りがある企業にとって、応募書類の提出は、学生が社会人としての基本マナーを身につけているかどうかをチェックする機会でもあると言えます。

現時点では不要だとしても将来的に大切なことであるため、エントリーシートの提出を活用して今のうちにマナーを学んでおきましょう。

郵送での送り方

企業宛てに郵便物を送る場合は、同封した書類が何かを記載する「送付状(添え状/送り状/カバーレター)」を添えるのが一般的です。

送付状(添え状/送り状/カバーレター)に必要な項目としては、以下が挙げられます。

  • 作成日:右上に記入。暦はエントリーシートや履歴書と統一
  • 送り先の宛名:「株式会社」などは略さず会社名を書き、その下にメールアドレスと電話番号といった連絡先を書く
  • 自分の名前と連絡先:大学、学部、自分の名前を書き、その下にメールアドレスと電話番号といった連絡先を書く
  • 件名:「エントリーシートご送付の件」など、郵送内容がひと言でわかるように書く
  • 本文:何のために何を送るのかを簡潔に書く。「拝啓」などの丁寧な頭語を書き、「敬具」など結語で結ぶと良い
  • 開封書類についての箇条書き:中央に「下記の通り」という意味を示す「記」という文字(記書き)を入れる。同封した書類と枚数を箇条書きにし、最後は「以上」で結ぶ

また、封筒やペンの選び方、宛名の書き方などもビジネスマナーに沿って準備しましょう。

エントリーシートの提出を郵送で指定を受けている場合は、以下の記事もチェックしながら入念に準備をするのをおすすめします。

エントリーシートの郵送方法は? 封筒の入れ方、宛名の書き方も紹介

メールでの送り方

エントリーシートを採用担当者宛にメールで送る場合は、完成済みエントリーシートデータをPDFファイルにして送りましょう。

メールで提出する際は、添付前に必ずファイル名を変更し、あなたの学校名と氏名を付け加えて誰のものかわかるように配慮します。

企業のエントリーシートがPDFでないフォーマットの場合

ワードやエクセルのファイルをPDFファイルにする方法として最も簡単なのが、学校のパソコンなどといった正規のオフィス関連ソフトが入ったパソコンを使う方法です。 

ワードやエクセルのままで提出してしまうと、誰でも簡単に改ざんできてしまうことを考慮しなければなりません。

基本的に変更不可であるPDFファイルに形式変換する工程を忘れないようにしましょう。

手書きのエントリーシートをメール提出する場合

手書きのエントリーシートをスキャンしてメール提出する場合は、学校などに置いてあるスキャン機能つきのコピー機でスキャンし、手持ちのUSBメモリなどに保管してから送信するようにしてください。

絶対に忘れてはいけない!メール提出の注意点

メールでの提出についても、相手に配慮できるというマナーが身についているかどうかが問われるでしょう。

ここでは、最低限知っておきたいメール提出時の注意点を簡単にご紹介します。

注意1:応募先の会社名や採用担当者の役職などは正しく書く

「株式会社」は(株)と省略せず、正しく入力しましょう。

もし、採用担当者の名前がわからない場合は「採用ご担当者様」とします。

注意2:メール本文は短く簡潔に

メール本文はダラダラと長く書かず、応募に関する必要最低限の内容を入力しましょう。

「~をお送りさせていただいてもよろしいでしょうか?」と書くと、通常業務もある中、忙しくしているであろう採用担当者に二度手間・三度手間をかけさせてしまうかもしれません。

注意3:あなたの署名を入れる

署名とは、メールの末尾に入れるあなたの名前や所属・連絡先のことです。

企業側が応募者に対して連絡する場合に必要な情報であるため、メールの最後に必ず署名を入れるようにしましょう。

多くのメールシステムには「署名機能」が備わっています。

時間がある際にメールソフトをいじってみるのも良いかもしれません。

エントリーシートのメール提出についてもっと知りたい?

以下の記事では、エントリーシートのメール提出に関する内容を例文付きでご紹介しています。

メール送信のマナーや本文作成に不安や心配がある場合は、例文を参考にチャレンジしてみてくださいね。

エントリーシートをメールで提出するときは? 企業への返信方法も紹介

【SOS】エントリシート記入で困ったときはどうしたらいい?

いざエントリーシートを目の前にして、企業からの設問や志望動機・自己PRに対して「何を書けばいいの?」と考え込んでしまう方も多いことでしょう。

今すぐどうにか解決したいときは、「就活スタイル」のエントリーシート作成にまつわるQ&Aもぜひ活用してみてください。

企業からの質問項目への答え方だけでなく、アピールポイントのまとめ方などエントリーシート記入に関する内容をまとめています。

エントリーシート作成で困ったときは! Q&Aまとめ

まとめ

エントリーシート作成の基本をまとめ形式でご紹介しました。

事前にエントリーシートに関する内容をある程度押さえておけば、記入も提出もスムーズになり、困りごとも軽減するでしょう。

エントリーシートの準備や作成に迷った際は、ぜひ役立ててくださいね!

entrysheet

(学生の窓口編集部)

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