【例文つき】会社説明会や就活イベントをキャンセルする際のマナー(メール/電話)

【例文つき】会社説明会や就活イベントをキャンセルする際のマナー(メール/電話)

2019/04/10

就活の基礎知識

就活の会社説明会や合同説明会、就活セミナー学、OB・OG訪問などの就活イベントをキャンセルする場合には、事前に企業側へ連絡を入れるのがマナーです。さもないと社会人として常識がないと思われ、その後の選考にも影響します。ここでは電話やメールで欠席を伝える適切な文言について解説します。

就活イベントキャンセル

会社説明会やインターンシップなど、就活イベントに参加するメリット

就活の採用情報が解禁されると、会社説明会やインターンシップなど、さまざまな就活イベントが開催されます。中でも会社説明会では、参加する人がとても多いようです。企業単独で開催する会社説明会と合同説明会は、双方ともに志望企業を知る上でとても重要なイベントだといえるでしょう。

企業理解が深まる

会社説明会では、担当者から事業内容の説明や各部署の内訳など、詳細な企業情報が就活生に提供されます。企業の情報を直に得ることで、その企業への理解度を深めることができるのです。さらに、どのような人材が求められているのかについても知ることもできます。就活生にとっては、一歩踏み込んだ企業研究を実現できる場だといえるでしょう。

就職活動の一貫になる

企業にとって会社説明会とは、自社を深く理解してもらうことで、よりよい人材を獲得するための場です。また、企業によっては説明会への参加を、その後の選考段階に進むための必須条件としている場合もあるようです。また、インターン経験者には特別選考会などが実施される場合もあります。さらに、面接セミナーやエントリーシート(ES)セミナーなど、就活で必要なことを実地訓練する目的のセミナーも催されます。どのように就活を進めていけばいいのかわからずに不安を抱いている場合には、こうしたイベントに参加することで、具体的な方向性を身に付けることができるかもしれません。

出席をキャンセルしたい場合は

就活を始めると、とたんに忙しくなります。就活イベントのスケジュールが重なってしまい、調整が難しくなったりもします。体調不良によって予定していた説明会に出席できなくなり、やむを得ずキャンセルしなくてはならない場合も出てくると思います。

次に、そうした際の対応方法について解説します。

出席をキャンセルしたい場合は

就活を始めると、とたんに忙しくなります。就活イベントのスケジュールが重なってしまい、調整が難しくなったりもします。体調不良によって予定していた説明会に出席できなくなり、やむを得ずキャンセルしなくてはならない場合も出てくると思います。 次に、そうした際の対応方法について解説します。

無断欠席はNG

イベントへの出席をキャンセルする場合、最もしてはいけないことが無断欠席です。キャンセルしなくてはいけないことがわかった時点で、メールまたは電話で欠席することを伝えれば、キャンセル待ちをしている別の就活生が参加することができます。 また、企業に就職すれば、どんな理由があったとしても、取引先や顧客との約束を無断でキャンセルすることは許されません。無断欠席をすることで、社会人として常識のない人間だと思われてしまいますし、同じ大学の就活生にも悪いイメージを与えてしまう可能性もあります。その後の選考にも影響してくることも考えられますから、無断欠席は絶対にしないように肝に銘じましょう。

キャンセルは数日前に

会社説明会などでは、事前に参加予約をする必要がある場合がほとんどです。人気企業の説明会になると、場合によっては定員がいっぱいになり、キャンセル待ちの就活生が出る場合もあります。 もしもどうしても参加できなくなった場合は、キャンセルしたい旨を事前にメールで連絡しましょう。また、当日にキャンセルする場合は、電話で担当者に直接伝えます。いずれにせよ、マナーを大切にする姿勢が大切です。今後の就活の結果にも、それがつながってくるといえます。

どうしても当日キャンセルする場合の連絡方法

当日にキャンセルの連絡を入れる場合の取るべき方法については、まずは電話、そしてメールでも連絡を入れるようにしましょう。

(1)電話とメールの両方で連絡を入れる
担当者に電話で連絡を入れた後に、メールでその旨も送るのがベストです。メール送付については、万が一の場合に、「私の方から確実に連絡をしました」と、記録を残しておく意味もあります。メールについては、先に電話で趣旨を伝えた後なので、口説くならない意味も含めて、あっさりとした文面でかまいません。

(2)電話がつながらなかった場合には、まずはメールで連絡をする
この場合には、「電話したのですが、つながらないようでしたので……」とメールで連絡します。時間をおいて、再度電話連絡もするべきです。 

(3)メールだけで連絡を終わらせずに、電話も入れる
たとえ、採用担当者といくらか親しくなっていたとしても、仕事関連の相手に向けた連絡です。しかも、この場合はある意味で非常時です。礼節を重んじるためにも、こうした連絡でメールだけで済ませるということはせず、改めて電話で連絡を入れるようにしましょう。

電話連絡の例文

当日に電話連絡する際には、以下のように対応します。


学生:
「○○大学の○○○○と申します。お世話になっております。 体調不良により、本日、出席を予定していた会社説明会を欠席させていただきたく思います。貴重な機会をいただいておりましたところ誠に申し訳ありません」

採用担当者:
「そうですか。それでは仕方がありませんね。承知いたしました。どうぞお大事になさってください」

学生:
「お気遣いありがとうございます。また次回、改めて参加させていただきます。よろしくお願いいたします」

採用担当者:
「わかりました。それでは失礼いたします」

メールの例文

当日に送るメールの例文は以下の通りです。


【件名】 体調不良のため説明会を欠席いたします(○○大学・○○○○)

【本文】
株式会社△△△△ 人事部〇〇様

大変お世話になっております。
○○大学の○○○○です。 

体調不良により、本日、出席を予定していた会社説明会を欠席させていただきたく思います。
誠に申し訳ありません。 

先ほども電話にて、ご連絡をさせていただきましたが、
念のため改めてメールにてお伝えさせていただきます。(←先に電話連絡していた場合)

先ほど、この件につきまして○○様に電話にてご連絡申し上げました。
しかしながら、あいにく電波が届かず、先ずこうしてメールにてご連絡させていただきました。(←電話連絡が通じなかった場合)

せっかくの機会をご用意いただいたところ、大変申し訳ありません。
また次回、改めて参加させていただきます。よろしくお願いいたします

○○大学 ○○○○(氏名)
携帯番号:×××-××××-××××
メール:×××@××××. ××.jp

まとめ

会社説明会やセミナーなどは、就活生にとっては欠かすことのできない就活イベントです。スケジュールを上手に組みながら就職活動をすることも、就職してから企業で働く上での力量を身に付けるための訓練の一つと考えればいいでしょう。また、さまざまな企業が並行してイベントを開催します。それゆえに日程が重なってしまうこともよくあります。
どうしてもキャンセルせざるを得ない場合には、誠意を持って早めに連絡を入れることです。その後の印象も大きく変わってくる可能性もあります。就活生としてのやる気と、社会人としての常識・マナーを持って、就活イベントに臨んでくださいね

就活準備から最終面接まで
就活がまるっとわかる!「就活のトリセツ」

(学生の窓口編集部)

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