就活中の選考辞退のやり方は? 電話・メールでの失礼のない伝え方を知ろう

就活中の選考辞退のやり方は? 電話・メールでの失礼のない伝え方を知ろう

2019/03/27

就活の悩み・疑問

就活中の選考辞退のやり方は? 失礼のない方法を知っておこう

就活の時期になるとさまざまなビジネスマナーが気になり始めるでしょう。そのひとつとして選考辞退のやり方が挙げられます。せっかく時間をとってもらったのにも関わらず、こちらからお断りすることになるので、企業の方から怒られるのではないかと不安になる方もいるのではないでしょうか。
しかし、きちんと誠意ある対応をとれば人事も理解してくれます。この記事では、失礼ない選考辞退のやり方を紹介します。

選考辞退は仕方のないこと

就活の時期、ほとんどの方が複数の会社の選考を並行して受けるもの。それは、企業側も承知のことです。日程や内定の出るタイミングによっては、やむを得ず選考辞退をすることもありますが、それは仕方のないことです。大切なのは、社会人になる立場として、今まで時間を割いてくれた人事や面接官に対するお詫びと感謝の気持ちをきちんと伝えるということです。

内定あるいは選考を辞退したくなったときは、なるべく早く人事に連絡するようにしましょう。選考当日のキャンセルや無断キャンセルをしてはいけません。

失礼のない選考辞退は電話? メール?

就活中の選考辞退のやり方は? 失礼のない方法を知っておこう2

失礼ない選考辞退のやり方としては、電話連絡が好ましいです。メールは文章として残るので、選考辞退の連絡をしたかどうか相手が記録できるという利点があります。しかし、電話のほうがより丁寧で誠意ある態度だと受け止める人も少なくありません。

特に選考結果をわざわざ電話で知らせてくれる会社には、電話連絡がふさわしいでしょう。おそらくその会社では電話でのやりとりが主流となっている可能性があるからです。なるべく会社に合わせたやり方をとるようにしましょう。選考辞退のやり方に悩んだら、メールと電話連絡の合わせ技もありですので、ぜひ覚えておいてください。

電話での選考辞退のやり方

電話での選考辞退のやり方としては3つのポイントがあります。

1.はじめに面接日と大学・氏名を伝える
2.選考辞退の旨を伝えて謝罪する
3.今まで時間を割いてくれたことに感謝する

具体的には以下のようなやり方です。

○月○日に最終面接を予定しております、○○大学の○○と申します。大変勝手ではありますが、一身上の都合により選考を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。これまで時間を割いていただいたことを大変感謝しております。誠に申し訳ございません。

選考辞退の理由は、「一身上の都合」で問題ありません。他の会社から内定をもらった場合は、「他社から内定をいただきまして」と答えてもよいですが、その場合は「差し支えなければどこの会社かお聞かせ願えますか」と人事から聞かれるケースが多いです。

もし、答えたくないようでしたら、「一身上の都合で」と伝えるとよいでしょう。一次面接や二次面接を受けて、会社の雰囲気が合わないと感じて選考辞退をする場合も、正直に答える必要はありません。いくら辞退する企業だとしても、最後によくない印象を与えないためにも、そこまで詳しく答える必要はないのです。

電話で選考辞退をするときは以下のことに注意しましょう。

・電話は静かなところからかける
・就業直後・昼休み・終業間際の時間帯は避ける
・選考辞退をすると決めた段階でなるべく早く伝える
・電話内容は簡潔に伝える

これらは、選考辞退の場合に限らず会社に電話するときのビジネスマナーです。とくに就活時期は忙しいので、駅のホームから電話する人を見かけることがありますが、とても騒がしく相手が聞き取れないこともあり、あまり適していません。折り返す際も静かなところに移動してからにしたほうがよいでしょう。

メールでの選考辞退のやり方

選考がだいぶ先である場合や、どうしても静かな場所で電話することができない状況の場合は、メールで選考辞退をしましょう。伝える内容としては、電話で選考辞退するときと基本的に同じです。具体例を紹介しましょう。

件名:貴社最終面接辞退のお詫び
本文:
株式会社○○ 人事部
○○○○様

お世話になっております。
○○大学の○○と申します。

○月○日○時から最終面接のお時間を頂戴しております。
この度、一身上の都合で選考を辞退させていただきたくご連絡いたしました。
採用担当の○○様をはじめ、貴社の皆様に大変お世話になったにもかかわらず、
このようなご連絡を差し上げ、誠に申し訳ございません。
どうぞご了承くださいますようお願い申し上げます。

末筆ながら貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。
===========
自分の氏名
大学・学部・学科
郵便番号
住所
メールアドレス
電話番号
===========

メールの最後には署名を記載するのがビジネスマナーです。メールで選考辞退をするときは以下のことに注意しましょう。

・宛先や名称を間違えないようにする
・会社の営業時間内に送る
・誤字脱字に注意する

とくに名前間違いは失礼にあたるので、十分注意してください。書いた文章を何度も見返してからメールを送信するようにしましょう。メールで連絡しても返信が来ない場合は、念のため電話もしてみるとよいでしょう。「メールでもご連絡させていただいたのですが」と前置きをすると、スマートです。

まとめ

就活が進むにつれて悩みの種になる、失礼ない選考辞退のやり方。「なるべく早く、電話で」というのが基本マナーをまずは覚えておけば問題ありません。メールで連絡する場合は、できれば電話も合わせてしておくと、より誠意が感じられる選考自体のやり方になるでしょう。

内定辞退の場合も選考辞退のやり方と同じです。内定辞退の理由を尋ねられたときも「一身上の都合で」という内容で問題ありません。人事は、複数企業並行して受けていることも承知ですので、選考辞退されることもあると理解しています。ただし、前日の選考キャンセルは避けるようにしましょう。面接官はすでに予定を空けてくれていますので、失礼ない選考辞退のやり方で事前に連絡することを心がけましょう。

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