企業へ応募メールを送る場合の方法と注意点

企業へ応募メールを送る場合の方法と注意点

2019/02/07

就活マナー

就活を志望する企業へ応募メールを送る際、履歴書やエントリーシートを、どんな文面でどのように送ればいいのか、わからなくなることもあると思います。今回は「パソコンでの履歴書作成方法」「件名・本文の例文」「メールで履歴書を送る時に気をつけるべきポイント」など、例文や注意点をあげて詳しくご紹介します。

履歴書の作り方

最近の就活では、選考の際にエントリーシートの提出がなく、履歴書のみを提出するという企業も増えています。アルバイトの応募で履歴書を書いたことがある人も多いとは思いますが、就活における履歴書は自分の人柄だけでなく、志望動機を伝える大事なものです。それでは、パソコンでの履歴書作成時の注意ポイントを見ていきましょう。

履歴書はパソコンで作成したものを提出する

履歴書は、パソコンを使って作ったものを用意するようにしましょう。手書きの履歴書をスキャンしても問題はありませんが、スキャンしたものだと「文字がつぶれたり」「歪んだり」して読みづらくなってしまうことも。何より1枚1枚書くのは大変だという人も多いのではないでしょうか。企業によっては手書きの履歴書を指定してくる場合もありますが、パソコンで作成する履歴書なら、紙に書く手間を減らしながら、履歴書をデータ化し簡単に複製することもできます。

 履歴書をパソコンで作成する場合、無料でダウンロードができるWordやExcelのテンプレートが便利です。履歴書のパターンとしては、大きく分けて4つあります。

 1.JIS規格(日本の国家規格):学歴や職歴欄が多く、自己PR欄が少ないことが特徴。

2.一般者用:趣味や特技、自己PR欄が多いことが特徴。

3.転職者用

4.パート・アルバイト用

 新卒の方は【1】または【2】を選んでください。

 WordやExcelなどのオフィスソフトで作成した場合、PDFファイルに変換してから送付するといいでしょう。PDFにすると、容量の圧縮や、改変の禁止に加え、異なった環境でも内容を確認することができます。

ファイル名は簡潔かつわかりやすく

履歴書など、送信するデータに名前を付けるときは、わかりやすいファイル名にしましょう。

では「日付」「ファイル内容」「氏名」をベースに、2019年4月1日に佐藤花子さんが履歴書を送付する場合の例を見てみます。

▼ ファイル名例
[20190401_佐藤花子_履歴書]

 たくさんの履歴書を受け取る企業の採用担当者にとっても目に付きやすく、整理しやくなるでしょう。

証明写真の撮影・準備は丁寧に

パソコンで作成した履歴書にも証明写真は必要です。今はスマートフォンでも簡単に撮影・作成できますが、写真館やフォトスタジオなどで、就活写真を撮影してもらうと安心です。整った環境でプロに撮ってもらえるだけでなく、髪型や表情のアドバイスも頂けますし、ニキビや目のクマなど気になる部分はレタッチ調整も出来るので、ベストな就活写真ができるでしょう。

 また街にある証明写真機を利用し、印刷された写真をスキャンしてデータにしたいときは、コンビニのコピー機を使うと便利でしょう。

 就活シーズンに入ると、写真館やフォトスタジオは混み合います。余裕をもって行動するようにしましょう。

パスワードはつけるべき?

履歴書など、個人情報が入ったファイルをメールで送付する場合は、ファイルにパスワードつけて送るといいでしょう。個人情報の管理を徹底する会社が増えている今だからこそ、パスワードロックしたファイルをつけるのも一つの手段です。パスワードは忘れないように、メモをとるなどの対策をしておきましょう。

 なお、パスワードロックしたファイルを送るときは、パスワードだけを別便のメールで送るという手段もあります。これは、仮に片方のメールで誤送信をしてもメールは1通だけしか届かず、ファイルは開けないからです。

応募メールの書き方

応募メールの書き方、マナーについてご紹介します。メールの作法に疑問がある方は、ぜひ参考にしてくださいね。

件名は用件と名前を簡潔に

企業の採用担当者の元には、日々何十通から何百通もの応募メールが届きます。そのため、採用担当者がメールを受け取った際、きちんと目を通してもらうためにも、件名はシンプルにすることが大事です。

 〈例文〉件名の書き方

[履歴書ご送付の件/氏名]

[○○○職応募の件/氏名]

本文の例文集

実際にどんな例文があるのかご紹介します。いくつかのパターンを覚えておくと便利でしょう。

<企業に初めてコンタクトし、応募する場合の例文>

○○○○株式会社
採用ご担当者様

突然の連絡にて、大変失礼いたします。
□□□□大学□□学部□□学科の佐藤花子と申します。

このたび△△△△にてご掲載の新卒採用情報を拝見し、
ご記載の△△職に応募いたしたく、
添付にて下記の応募書類を送付いたします。

・履歴書
・エントリーシート

以上

なお、応募書類にはパスワードを設定しておりますので、
のちほどパスワードをご連絡いたします。

お忙しいところ大変恐縮ですが、ご査収の上、
お取り計らいのほど何卒よろしくお願いいたします。

――――――――――――――――――――――――――――
○○○○大学△△学部□□学科4年
佐藤 花子(さとう はなこ)
E-mail:satouhanako@xxx.co.jp

〒123-4567
○○県○○市○○町○○1-2-3
携帯電話:080-1234-5678
自宅電話:00-1234-5678
――――――――――――――――――――――――――――


複数の職種で募集をかけている場合もあるので、どの職種に応募したいのかは、明確に記載したほうがよいでしょう。また企業の担当者の名前が記載されており、宛名を指示されている場合は、その指示に従います。また、パスワードでロックした際は、そのことを書き記します。


<パスワードを連絡する場合の例文>

○○○○株式会社
採用ご担当者様

お世話になっております。
□□□□大学□□学部□□学科の佐藤花子と申します。

先ほど送付いたしました応募書類のパスワードをご連絡いたします。

パスワード:××××××××

お忙しいところ大変恐縮ですが、先ほどの応募書類と合わせてご査収の上、
お取り計らいのほど何卒よろしくお願いいたします。

(署名)


パスワードを別メールで伝える場合は、あらかじめ本件のメールとパスワードのメールを作成してから、続けて送信するのがおすすめです。

応募メール送信時に注意すべきこと


最後に応募メール送信時の注意点をチェックしておきましょう。

・誤字脱字

メールの誤字脱字を防ぐために、よく使う言葉や文章はユーザー辞書登録(単語登録)をするのがオススメです。また、メールを送る前は本文だけではなく、履歴書やエントリーシートなど、提出書類のチェックも欠かさないようにしましょう。企業名、担当者名、メールアドレスなども間違いがないかよく確認してください。

・時間帯

メール返信する時間帯ですが、応募企業の就業時間内に送信するのがいいでしょう。企業の採用担当者の中には、メールが来る時間帯を気にする人もいるかもしれません。また早い返信にマイナス印象を持つ人はいません。採用担当者からメールをもらった場合は、遅くとも24時間以内には返信するように心掛けましょう。もし、日程調整などが必要ですぐに返事ができない場合は「ご連絡ありがとうございます。〇〇日までにはご返信します」と連絡しておきましょう。

まとめ

就活で企業に応募する際は、メールやファイルの作成など、ひとつひとつの作業を丁寧に、そしてビジネスマナーに則って行うことが大切です。これらは、入社後にも役立つマナーやスキルなので、ぜひ就活中に身に付けてみてくださいね。

(学生の窓口編集部)

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