就活の電話マナー「受け・折り返し・かけ方」徹底解説【例文つき】

就活の電話マナー「受け・折り返し・かけ方」徹底解説【例文つき】

2018/07/27

就活マナー

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就活電話マナー2:折り返し方のポイント

では次に、折り返し方のポイントを解説します。

電話に出られなかったお詫びをする

折り返しの場合に一番大切なのは、最初に電話をいただいたときに出られなかったお詫びを伝えることです。折り返し電話をかけてご本人が出たタイミングでそのことをお伝えしましょう。

電話取り次ぎの際に必要な情報をまとめておく

会社の代表番号や部の代表番号にかける場合、採用担当者以外が電話口に出ることがあります。
代表番号の場合は部署や課を伝える必要がありますので、慌てず伝えられるよう手帳に書いておきましょう。人事部の番号の場合は、お名前をお伝えして取り次いでいただきます。

手帳と筆記用具を準備

電話を受けるときと同じく、手帳と筆記用具は必ず準備をしておきましょう。折り返しの際にも連絡事項をメモする可能性があります。

静かなところから電話をかける

こちらから電話をかけるときは、静かな場所を選びやすいです。自宅など、他に家族がいる場合はこれから企業に電話することを伝えてから電話をかけ始めましょう。途中で外部から話しかけられることのないように、事前に伝えておくことが重要です。

トークスクリプトを用意する

電話の受け答えに慣れていない場合は、慌てないようにトークスクリプトを用意しておくとよいでしょう。トークスクリプトというのは、話す内容の順序を書いたものです。以下の例文を参考にしてみてください。

連絡事項を復唱する

折り返しのご連絡をする場合も、連絡事項は必ず電話を切る前に復唱確認しましょう。こちらも同じく時間や曜日・日にち・お伺い先などの間違いがないか、確認するようにしておきましょう。

就活電話 折り返し方の例文


受付:お電話ありがとうございます。株式会社◯◯の☓☓が承ります。

あなた:お忙しいところ、失礼いたします。◯◯大学の△△と申します。いつもお世話になっております。

受付:いつも大変お世話になっております。

あなた:本日13時頃にお電話をいただいた件で、人事部◯◯課の◯◯様にお取り次ぎをお願いしたいのですが、社内にいらっしゃいますか?

受付:かしこまりました。確認いたしますので少々お待ちくださいませ。

担当者がいる場合 →<A>へ
担当者がいない場合 →<B>へ

<A>
担当:お電話変わりました。人事部◯◯課◯◯でございます。

あなた:いつもお世話になっております。◯◯大学の△△です。先ほどはお電話に出られず、大変失礼いたしました。留守電のメッセージを聞いて折り返しの連絡をさせていただきました。

担当:ありがとうございます。では今手帳はお手元にございますか?

あなた:はい。準備しております。

担当:ありがとうございます。では日程を3つ申し上げますので、その中からご都合のよろしい日程をお選びください。

あなた:かしこまりました。

担当:6月11日月曜日の10時~13時、6月12日火曜日の11時~18時、6月13日水曜日の16時~18時の間で1時間、弊社本社オフィスにお越しいただける日程はありますか?

あなた:はい。6月13日水曜日の17時に伺うことが可能です。

担当:ありがとうございます。では6月13日水曜日の17時から弊社本社オフィス38階でお待ちしております。

あなた:ありがとうございます。では6月13日水曜日の17時から弊社本社オフィス38階に◯◯様宛に伺わせていただきます。当日はどうぞ宜しくお願いいたします。

担当:こちらこそ宜しくお願いいたします。折り返しのお電話をいただきまして、ありがとうございました。失礼いたします。

あなた:失礼いたします。

<B>
受付:大変お待たせいたしました。申し訳ございません。◯◯はあいにく外出中のようでして、17時頃に帰社する予定でございます。帰社次第折り返しのご連絡をするよう申し伝えましょうか?

あなた:ありがとうございます。ただ、あいにく17時頃にはまたお電話に出ることができなくなりますので、こちらからメールにて連絡させていただきます。その旨ご伝言をお願いできますか?

受付:かしこまりました。ご配慮をいただきありがとうございます。ではメールをいただく件、◯◯に申し伝えます。ご連絡ありがとうございました。

あなた:お手数おかけしますが宜しくお願いいたします。失礼いたします。

受付:失礼いたします。


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