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そもそも総務職とはどんな仕事？

総合的な仕事という意味合いで「総」という漢字が入っている総務は、会社をスムーズに運営するためのあらゆる仕事を行う職種です。実は総務が止まってしまうと、会社の機能がストップしてしまうため、円滑な運営ができなくなるほど重要な仕事なのです。まさに会社の心臓部を担う仕事と言えます。

総務の業務範囲は非常に幅広いのが特徴です。中小企業に勤めた場合、さらに幅広い業務になる可能性もあります。社内の備品チェックやレイアウト替えをするときなどに活躍しているイメージがありますが、具体的に何をしているのか、詳しい業務内容をご紹介していきます。

総務が担当する業務としては、年間を通した業務と突発的な依頼に対応する業務2つに分かれています。年間を通した業務としては福利厚生、社会保険など社員の給与に関わる労務管理から、防災対策、建物などの維持管理。また、株主総会、社員旅行などの手配などの社内行事も一手に引き受けます。他にも会社が出す社内規則や契約書などの管理、来客応対、株主への対応、慶弔関連、贈答などがあります。慶弔、贈答などについては、お取引先の移転お祝いや不幸があった場合の弔電、いつもお世話になっている企業さまへの贈答品送付など関係性を考慮した選び方を行う仕事となります。また、社員に対して福利厚生がある場合は、結婚祝い・弔電などの手配も行います。

突発的な依頼に対応する業務としては、毎日さまざまな部署から備品の修理や契約書の対応、慶弔関連、来客の応対などの依頼があり、その対応をしながら、並行して下記の業務を年間通して行っていきます。このように、1つとして同じ仕事がないのが総務という仕事です。

大きな企業では労務は人事に、契約書関連は法務が担当になることもありますが、それ以外の業務はすべて総務が担当するといっても過言ではありません。人数もそこまで多く配置されていないため、あらゆる範囲の仕事を少ない人数で対応しなければならないという大変さがあるのです。楽そうと思っている方は考えを改めることをおすすめします。

総務の仕事に求められる資質5つ

あらゆる問題を解決してくれる、会社のなんでも屋さんである総務には、多方面の仕事に対応できる対応能力が必要となります。そのため、求められるものも多いです。代表的な資質を5つ挙げましたのでご覧ください。

・コミュニケーション能力
トラブル対応から株主の対応、社内の関連部署への連絡などさまざまなコミュニケーションを取る機会が多い総務。そのとき、そして関わる人にマッチしたコミュニケーションを取ることが求められます。その判断力と対応の引き出しがあることが総務として働く場合には求められます。

・会社の代表としての立ち居振る舞い
上記にも関連しますが、総務は会社の代表として社外の方と触れ合うことがほとんどです。来客応対をした際にも立ち居振る舞いがきちんとしていれば、その会社はよいイメージを与えられますが、そうでない場合は非常に評価を下げてしまう可能性もあります。また、慶弔や贈答などを取り扱う場合も多いため、常識ある対応や立ち居振る舞いが求められます。代表として失礼がないように、きちんとした立ち居振る舞いができることが必要です。

・美しい文字
慶弔見舞や贈答品、トラブル対応などの際は、手書き文字を書く機会も多いです。ご祝儀袋や不祝儀袋、トラブル対応の際のお詫び状などが汚い文字であったら、受け取った相手はどう思うでしょうか。このような機会も多いため、美しい文字が書けることは非常に大切なポイントとなります。

・あらゆる仕事に対応できる臨機応変さとキャパシティ
年間を通して対応する業務と、突発的に対応する業務が入り乱れて発生する総務業務。優先順位をつけながら対応することや、臨機応変に対応することが求められます。また、経験したことのないトラブル対応などもあるため、誰にも聞けず自分自身で考えて対策を取る必要があるのです。人数が少ない中で運営されているため、先輩に聞くことができない場合や先輩自体も初めてというケースさえあります。そんなときにも落ち着いて会社の代表としてふさわしい対応することが求められます。
他にも、場合によっては突発的な対応が重なり、年間業務も同時に行わなくてはいけない場合は非常に忙しくなる場合もあります。しかし、雑にならず誰もが満足できる対応をしなければなりません。常に会社の代表としての姿勢を崩さず臨機応変に、そしてキャパシティを感じさせずに対応することが重要となるのです。

・正確性と責任感
総務が対応する案件は、特にミスが許されないケースがほとんどです。社外の方の対応をする際は会社の代表として見られるため、ミスを犯してしまうと会社自体の信用問題につながります。トラブル対応でもこれ以上のトラブルに発展しないため、正確な仕事が必要となるのです。
また、防災関連の対応や職場のレイアウトなどを担当する場合、社員の健康や安全、そして効率を高められるレイアウトなど、同時にさまざまなことを考慮して決断する必要があります。
このように会社の根幹部分を支える業務を行っているため、ミスをすると全社員に迷惑がかかるような状況となります。そのため、正確性の高い仕事が求められる業務が多くなっているのです。

総務業務は非常にプレッシャーのかかる業務が多く、さらに突発的な案件も多く、臨機応変な対応を求められることもあるため、精神的にタフで責任感がなければできません。このような点を押さえて志望動機を作れば、総務に求められることをよくわかった応募者とみなされます。ぜひ志望動機の中に盛り込んでみてください。