就活での電話マナーを徹底解説! 「受け方・折り返し方・かけ方」を知ろう【例文つき】

就活での電話マナーを徹底解説! 「受け方・折り返し方・かけ方」を知ろう【例文つき】

2018/05/17

就活マナー

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就活電話マナー2:折り返しのポイント

折り返しのポイント

では次に、先ほどよりも難易度が高い折り返し方のポイントを解説します。

・連絡いただいたときに出られなかったお詫びをする
折り返しの場合に大切なのは、最初に連絡をいただいたときに出られなかったお詫びを伝えることです。電話をかけてご本人が出たタイミングでそのことをお伝えしましょう。

・電話取り次ぎの際に必要な情報をまとめておく
会社の代表番号や部の代表電話にかける場合、ご担当者様以外が話者となります。代表番号の場合は部署名や課名を伝える必要がありますので、ど忘れしてしまったときでも慌てられず伝えられるように手帳を書いておきましょう。
人事部など同じ部の場合は、課と名前を伝えて取り次いでいただくようにしてください。また、面接日程の場合は面接会場になりそうな場所を明記しておくと、移動時間を考慮して面接日程を決めることができます。

・手帳と筆記用具を準備
受けるときと同じく手帳と筆記用具は必ず準備しておきましょう。折り返しの際にも連絡事項はたくさんメモする可能性があります。

・静かなところからかける
折り返しのタイミングでは静かな場所を選びましょう。自宅のリビングなど、家族がいる場合は企業に電話をすることを伝えてから電話をかけ始めるようにしましょう。途中で外部から話しかけられることのないように、事前に伝えておくことが重要です。

・トークスクリプトを用意する
電話の受け答えに慣れていない場合は、トークスクリプトを用意しておくとよいでしょう。トークスクリプトというのは、話す内容の順序を書いたものです。こちらに書いてある例文を参考に、ぜひ作ってみてください。

・連絡事項の復唱確認をする
折り返しのご連絡をする場合も、連絡事項は必ず電話を切る前に復唱確認をしましょう。こちらも同じく時間か曜日・日にち・お伺い先などの間違いが無いか確認するようにしておきましょう。

就活電話マナー2:折り返しの例文

受付:お電話ありがとうございます。株式会社〇〇のXXが承ります。

あなた:お忙しいところ失礼いたします。私〇〇大学の△△と申します。いつもお世話になっております。

受付:いつも大変お世話になっております。

あなた:本日13時頃にお電話をいただいた件で、人事部〇〇課の〇〇様にお取次ぎをお願いしたいのですが、〇〇様は社内にいらっしゃいますか?

受付:かしこまりました。確認いたしますので少々お待ちくださいませ。

<いる場合>
担当:お電話変わりました。人事部〇〇課の〇〇でございます。

あなた:いつも大変お世話になっております。〇〇大学の△△です。先ほどはお電話に出られず大変申し訳ございませんでした。留守電のメッセージを聞きまして、ぜひ面接の日程を決められればと思い、折り返しのお電話をさせていただきました。

担当:ありがとうございます。では今手元に手帳はございますか?

あなた:はい。準備しております。

担当:ありがとうございます。では日程を3つ申し上げますので、その中から△△様のご都合のよろしい日程をお選びください。

あなた:かしこまりました。

担当:6月11日月曜日の10時~13時、6月12日火曜日の11時~18時、6月13日水曜日の16時~18時の間で1時間、弊社の本社オフィスにお越しいただける日程はありますか?

あなた:はい。6月13日水曜日の17時にお伺いすることが可能です。

担当:ありがとうございます。では6月13日水曜日の17時から弊社の本社オフィス38階でお待ちしております。

あなた:ありがとうございます。では6月13日水曜日の17時から御社の本社オフィス38階に〇〇様宛でお伺いさせていただきます。当日はどうぞよろしくお願いいたします。

担当:こちらこそよろしくお願いいたします。折り返しのお電話をいただきましてありがとうございました。失礼いたします。

あなた:失礼いたします。

いなかった場合
受付:お待たせいたしました。申し訳ございません、〇〇はあいにく外出中でして、17時頃には帰社する予定でございます。帰社次第折り返しのご連絡をするよう申し伝えましょうか?

あなた:ありがとうございます。ただ、あいにく17時頃にはまたお電話に出ることができなくなりますので、こちらからメールにてご連絡させていただきます。その旨をご伝言お願いできますでしょうか?

受付:かしこまりました。ご配慮いただきありがとうございます。ではメールをいただく件、〇〇に申し伝えます。ご連絡ありがとうございました。

あなた:お手数おかけしますがよろしくお願いいたします。失礼いたします。

受付:失礼いたします。


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