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日程調整や日程変更は電話じゃなくてメールでOK？

「日程調整なんて大事なことをメールで言って大丈夫なの？」と思う方もいるかもしれませんが、社会人になると非常に忙しく、四六時中電話に出られるわけではありません。そこで、相手の都合のよいときに対応してもらえ、履歴も残るメールが重宝されているのです。

特に日程調整などの場合は「言った・言わない」が起きると大変ですし、日程の勘違いを起こさないためにも、ぜひ間違いのない方法で行いたいものです。そんな大事な日程調整のメールの押さえておきたい基本ルールからご紹介していきます。

大前提で知っておきたいビジネスメールのルール

社会人へ日程調整などのメールを送るときの大前提として、知っておきたいのが下記のルール10個です。

ビジネスメールのルール1.引用文を消さない

通常ビジネスメールでは、履歴を見られるようにそのメールの下に引用文がつく設定になっていることが多いです。まず自分のメーラーが引用返信の設定になっているかを確認しましょう。連絡が続くと引用文が非常に長くはなりますが、消さないようにしてください。一度消してしまうと、相手が過去のメールを探すのに苦労する場合があります。

ビジネスメールのルール2.引用する際は「＞」をつける

引用返信になっている場合は、「＞」などのマークつきで、引用だとわかる記号が文頭についています。もし自分のメーラーが引用に「＞」マークがつかない仕様で相手の言葉を引用したいときには、自分で＞マークを文頭につけて引用返信をするようにしましょう。

例）
＞◯月◯日（月）10:00～11:00
ご提示いただいた、上記日程で伺わせていただきます。

ビジネスメールのルール3.件名は用件、大学名、フルネームを明記

件名はメール本文を見なくても、内容がわかるようにしておきましょう。忙しい社会人の方ですから、本文を見ないと内容がわからないと手間になってしまいます。送る前にもう一度件名を見て、わかりやすい件名になっているか確認しましょう。

ビジネスメールのルール4.署名を必ずつける

社会人の方からのメールを見て、署名が入っていることに気がついた方も多いのではないでしょうか。署名があるとメールを見て電話をかけたいと思った場合にもすぐ対応することができますし、何か郵送物があるときにも住所が載っていますからとても便利です。署名なしで相手に送ることでご不便をかけないように注意しましょう。

ビジネスメールのルール5.誤字脱字に気をつける

何といっても注意したいのが誤字脱字です。スマホのアプリなどで対応する場合などは、特に誤字が出やすくなりますので、何回か読み直して、誤字脱字がないかチェックするようにしましょう。PCでメーラーを起動する場合は、スペルチェックがついているメーラーもありますので、設定を変更しておきましょう。

ビジネスメールのルール6.メールアドレスの入力ミスに注意

基本的にメールアドレスは打ち間違いやすいものですので、手打ち入力はやめましょう。名刺をいただいたら、名刺をスキャンできるアプリでメールアドレスをアプリ内に取り込み、そのメールアドレスをメーラーに転送するか、メーラーを起動して作成するようにしましょう。やむを得ず手打ち入力する場合は、何度も口頭で読み上げながら間違いがないように入力をしてください。

ビジネスメールのルール7.読みやすいよう2～3行で改行する

メール文は同じ段落にずらずら長い行をつなげて書いてしまうと、見づらくなってしまいます。読みやすいように2～3行程度で改行するのがおすすめです

ビジネスメールのルール8.可能な限り即返信する※最低でも24時間以内

基本的にはメールを見たら即返信をしましょう。しかし、説明会や面接に入っている場合などもありますので、可能な限り早く、最低でも24時間以内に返信をするようにしましょう。

ビジネスメールのルール9.企業の営業時間外は送らない（平日の午前8時以降などは可）

企業の営業時間を調べ、その営業時間外にはメールを送らないようにしましょう。朝の場合はある程度営業時間より早く送っても問題ありませんが、午前8時以降程度で送られるように設定してみてください。

ビジネスメールのルール10.日程変更は電話で謝罪

日程が確定した後に日程変更を行う場合は、メールでは失礼ですから、電話で謝罪します。基本的には絶対にないようにスケジューリングしておかなければなりませんが、万が一スケジュールをミスしてダブルブッキングしてしまった場合はお電話で謝罪し、再度日程調整を行いましょう。