事務職の志望動機の書き方は? ポイントをおさらいしよう【例文つき】

事務職の志望動機の書き方は? ポイントをおさらいしよう【例文つき】

2018/04/05

志望動機

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ESを書き始めて、いざ志望動機を書く段階になると、「自分の長所と仕事が結びつかない!」「誇れるようなエピソードがない」と悩んでしまう方は多いことでしょう。特に事務職志望で資格を持っていない場合などは、仕事に必要な能力を備えているというアピールが難しい場合があります。
そんなときに役立つ、事務職の志望動機の書き方とそのポイントについて、例文を交えながら解説していきます。事務系職種で志望動機の書き方に迷っているという方は、ぜひ参考にしてください。

事務職の志望動機の書き方

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事務職志望動機の書き方5つのステップ

まずは、事務職志望動機の書き方・手順をご紹介していきます。手順として5ステップありますので、順を追って進めていくようにしてください。5ステップ目が終わる頃には、今とまったく違う、そして納得感のある志望動機ができあがっているはずです。

1.事務職の特徴を知る

まずは、事務職という仕事の特徴を知っておきましょう。事務職はたいてい、営業職や技術職のサポートが主な仕事となります。しかし、なんとなくイメージできる方はいても、具体的にどのような仕事をしているかわからない方も多いはず。そして、事務職の仕事に必要とされる能力についても、理解できていない方は少なくありません。理解できていない状態で「サポート力がある」などと伝えても、言葉が上滑りしてしまいます。そこで、まずは事務職の仕事を具体的に思い浮かべてみましょう。わからなければ調べ、そして求められる能力を自分なりに考えるなどをしてみてください。

事務職の仕事には、具体的に次のようなものが挙げられます。

・営業職や技術職が使う資料やデータの調査や集計、作成
・請求書や契約書発行などの対応
・お客さまとの電話およびメール応対
・納期管理
・資料の整理
・来客応対
・社内郵便物の管理や仕分け など

もちろん企業の大きさや事業内容、部署などによって大きく異なります。しかし一般的には、上記のような業務が基本となるでしょう。

では、仕事内容が分かったうえで、事務職にどんな能力が求められるのか考えてみましょう。

・事務処理能力(Word・Excel・PowerPointなど)
資料などの作成の際、確実に必要となります。研修で学ぶ場合もありますが、学生でもできるに越したことはありません。

・正確性
営業や技術職の方が参考・使用する資料、あるいは請求書や契約書などを扱います。いずれも会社の信頼に関わる書類ですから、正確性は重要です。

・サポート力
基本的に自分1人で成果を上げることはなく、成果を上げる人のサポートを行う仕事が事務職です。自分が主役というよりも、サポートした人が成功することや地道にコツコツと仕事を行えるという特性が求められます。
また、サポートに際しては「こういうことも求められるだろうな」と考えて、先回りした行動ができると、さらにプラスの評価をもらうことができるでしょう。

・コミュニケーション能力
お客さまへの電話・メール対応はもちろん、来客時に対面でスムーズなコミュニケーションを取れることは重要な能力です。

・一般常識
郵便物を出すとき、あるいは電話やメール、来客応対する際などには、失礼のない対応をするための常識が必要です。ただし新卒の方の場合、こうした一般常識は入社後に研修を行う企業が多いでしょう。そのため、選考ではあまり重要視されない可能性もあります。

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