エントリーシートを封筒で郵送するときの書き方・送り方マナー【例文付き】

エントリーシートを封筒で郵送するときの書き方・送り方マナー【例文付き】

2018/01/20

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エントリーシートを封筒で郵送するときの書き方・送り方マナ

今は昔のように封筒で手紙を送ることも少なくなりました。エントリーシートを郵送するとき、書き方や送り方のマナーがわからず、手順に戸惑ってしまう方も多いのではないでしょうか。今回は実際にエントリーシートを郵送する前に見ておけば不安を解消できる、エントリーシート郵送のマナーを網羅してご紹介します。失礼がないようエントリーシートを送れるかどうかは、その後の選考に通過できるかどうかの分かれ道ともなります。また、社会人になってからも書類を郵送する機会がありますから、今のうちに書き方・送り方のマナーを覚えておきましょう。

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エントリーシートを封筒で郵送するときのマナー1.用意するもの

エントリーシートといえば、面接に進む前の第一関門ともいえる選考です。まずは面接という土俵に上がることができるように、エントリーシートに力を入れて作成するのはもちろん、郵送で変なマイナス点をもらわないように注意しましょう。エントリーシートを送るときには下記のものが必要となりますので、忘れずに準備を行ってください。

・エントリーシート
まずは書類送付の中心となる、エントリーシートです。企業の聞きたい質問に答えるための書類なので、ちゃんと求められていることを書けているかどうかを確認しましょう。また。面接に進んだ際の想定質問の準備に役立てられますので、コピーを取っておくことをおすすめします。

・履歴書
エントリーシートと一緒に送ることが多いのが、履歴書です。履歴書はどんな経歴であるかを簡単にまとめてありますので、エントリーシートと併用して面接や選考の際に使われることが多いです。こちらもエントリーシートと同じ理由で、コピーを取っておくことをおすすめします。

・A4サイズが入る白色封筒
A4のサイズを折り曲げなくても入る封筒を用意しておきましょう。クラフト(茶色)の封筒もありますが、重要書類ではあまり使われません。白色の封筒を準備しておいてください。

・クリアファイル
エントリーシートや履歴書などの大切な書類が汚れたり折れたりすることなく、内容を守ってくれるのがクリアファイルです。ビジネス書類などは基本的にクリアファイルに入れて汚れない状態で送るのが一般的ですので、こちらも一定数準備をしておきましょう。

・送付状
ビジネス書類で入れ忘れてはいけないのは、何の書類を送付したかという証明にもなる送付状です。送付状は書類の一番上に入れ、クリアファイルから見えるようにしておきます。詳しい作り方は次の章でご紹介します。

エントリーシートを封筒で郵送するときのマナー2.送付状をつけよう

エントリーシートに限らず、ビジネス書類の場合は必ず送付状をつけてご送付します。理由としては下記のものがあります。

・送った書類の内容確認
万が一郵便事故が起こった場合など、送った書類に何が含まれていたかを確認することができるのが送付状です送付状には「何の書類が何部入っているか」ということが明記されていますので、もし一部の書類が紛失していた場合、送付者に何が何枚足りないかということを伝えることができます。

・受け取ってもらったお礼
封筒を開けて書類しか入っていなかった場合、非常に不躾(ぶしつけ)な印象を受けます。郵送物を受け取ってもらった場合は、そのお礼やご挨拶として送付状をつけるのが慣習です。うっかり忘れてしまうと失礼にあたりますので、必ず忘れないように作成を行いましょう。

送付状に入れ込む内容としては、下記のようなものがあります。

・日付
日付には送った日付を入れましょう。いつ送ったのかが先方にもわかります。

・お相手の社名、部署名、役職、お名前
送付状にもお相手の社名、部署名、役職、お名前は略さずに記述します。

・自分の大学名、学部学科、名前、住所、連絡先、メールアドレス
自分の大学名、名前、連絡先、メールアドレスについても、略さずに記述しておきましょう。送付状にも書いてあると、先方が連絡を取ろうと考えたときに、わざわざ別の書類を引っ張り出すなどの面倒がありません。

・題名
何の件で書類送付をしてきたのか、内容が何かを端的に表すことで本文を読まなくても概要がわかります。

・本文
受け取っていただいたことのお礼と、ご挨拶を入れておきます。

・内容物確認
何の書類を何部送ったのか、明確にするために送付します。

送付状の意味合いとしては、それだけで何の用事だったのかをわかるようにするという意味があります。送り先や送り主はもちろん封筒にも書きますが、封筒なしのクリアファイルだけでも誰宛で誰から何が届いたのかがわかるようにしておけば、封筒から出しても管理が煩雑になりません。このような配慮ができるかどうかも、ビジネスパーソンとしては重要といえます。

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