就活中の電話対応はどうすればいい? 社会人相手に電話をかける、かけなおすときの基本マナー5ポイント

就活中の電話対応はどうすればいい? 社会人相手に電話をかける、かけなおすときの基本マナー5ポイント

2017/08/17

就活マナー

■よく使う用語集

電話で使える用語集

普段の電話では使わない言葉ばかりで自然に使えるまでは時間がかかりますが、練習して慣れておきましょう。

・貴社→御社
・かけなおす→折り返し
・失礼します。→失礼致します。
・こんにちは。→お世話になっております。
・またかけなおします。→改めさせていただきます。
・突然すみません。→突然のご連絡、失礼致します。
・すみません(ありがとうございます)→恐れ入ります。
・わかりました、了解です。→かしこまりました、承知致しました。
・親切にありがとうございます。→ご丁寧にありがとうございます。
・すみませんが、伝言をお願いできますか?→恐れ入りますが(お手数ですが)、伝言をお願いできますでしょうか?
・電話番号を教えてください。→お電話番号を頂戴できますでしょうか。(お電話番号を伺えますか。)

文法としては「~できますでしょうか。」「~できませんでしょうか。」などの「です」と「ます」が一文の中に含まれる言葉は、二重敬語となります。しかし、最近ではビジネスシーンでよく使われており、正しい敬語「~できますか。」「できませんか。」が少々ぶっきらぼうに感じられることもあります。先方の言葉遣いに合わせて対応できるとベターです。

■好印象を与えられるポイント

<早口にならずにハキハキと話す>
姿勢を正しく、大きく口を開けて話すようにするだけで明瞭な発音になります。相手が聞き取りやすくなりますので、意識して行いましょう。緊張して早口になってしまうと相手も聞き取りにくくなりますので、一呼吸おいて会話するのがベターです。

<携帯などにかける場合、携帯に転送がかかっている場合>
携帯などにかける場合、あるいは企業によっては固定電話にかけても、社用携帯に転送がかかる場合があります。周りが騒がしいときや歩いているように感じる音が聞こえる場合は、移動中や会議前などの忙しい時間で電話に出てくれているかもしれません。その状況を想定して、「いま2、3分程度お時間よろしいでしょうか?」と相手の状況を確認することで配慮のできる学生だと思ってもらえます。

<忙しそうな場合>
オフィスで電話に出てくれても、バタバタしている可能性もあります。とても忙しそうであれば、「ご都合よろしくなければ、また改めてご連絡致します。(何時頃がご都合よろしいでしょうか。)」と伝えると好印象です。

忙しさの度合いに応じてですが、あまりにも忙しそうであれば、取り急ぎ電話を切って再度お電話するのがおすすめです。相手から時間指定がくる場合もありますし、「こちらから折り返します」と言われることもあります。状況に応じて対応しましょう。

■まとめ

就活中に電話をかける、かけなおす場合の事例をご紹介しました。先輩との会話でも使わない敬語や言い回し、企業に電話をかける緊張感などで慌ててしまう方も多いですが、友人や家族につき合ってもらって何度かシミュレーションをしておくと感覚をつかめるのでおすすめです。

社会人になってからも使うフレーズばかりですし、就活中の評価も上がる可能性があるのでぜひ練習して就活中に完璧にしておきましょう!

執筆:高下真美(ナレッジ・リンクス)

新卒でインターンシップ紹介、人材派遣・人材紹介のベンチャー企業に入社。ベンチャー企業から大手IT・流通・情報・サービスなど多岐に渡る業種で営業・コーディネーターを担当。その後、大手採用コンサルティング系企業で8年の勤務を経て、夫の転勤を機に退職。現在は人材系コラムの記事執筆など、フリーライターとして活動中。

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