就活中の電話対応はどうすればいい? 社会人相手に電話をかける、かけなおすときの基本マナー5ポイント

就活中の電話対応はどうすればいい? 社会人相手に電話をかける、かけなおすときの基本マナー5ポイント

2017/08/17

就活マナー

4.用件をまとめた台本を作っておく

就活の電話のコツとは

社会人になれば台本などを作らずに対応することができますが、学生のうちは緊張で用件が思い出せなくなるケースもあります。スムーズな会話のために台本を準備することをおすすめします。具体的には、以下のような内容で作っておきましょう。

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例)
1.自分の名前を名乗る

お忙しいところ、失礼致します。◯◯大学の△△と申します。

2.部署名、課名とお名前、簡単な用件を伝えて取り次いでもらう

✕✕の件でご連絡させていただきました。◯◯部△△課の□□様はいらっしゃいますでしょうか。

3.用件を伝える

お世話になっております。◯◯大学の△△です。✕✕の件でご連絡させていただいたのですが、いま5分程度お時間よろしいでしょうか?

面接日程の打診をいただきましてありがとうございました。7月1日の15時でお願いできればと思っておりますが、ご都合いかがでしょうか。

4.お礼を言って再確認して切る

ありがとうございます。では7月1日の15時御社の新宿本社ビルに□□様宛に伺わせていただきます。宜しくお願いいたします。

お忙しい中ご対応いただき、ありがとうございました。失礼致します。
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このように順番を書き、慣れないうちはどんな内容を話すのかセリフも一緒に書いておくと安心です。慣れてきたら順番や用件だけをメモすれば対応できるようになります。

なお、用件が複数ある場合は、最初に「✕✕の件と✕✕の確認の2点でご連絡させていただきました。」と伝え、電話を切る前にも「1点目は~~。2点目は~~で間違いないでしょうか。」と2点分の確認を怠らないようにしましょう。

また、伝え漏れがあったことが原因で何度も連絡を取るのはマナー違反です。取り次いでくれた方、お話した相手の時間を取ってしまうことになりますので、漏れがないように準備しておきましょう。

5.電話を切る前に伝えられたことを再度確認する

就活中に企業から電話がかかってきてかけなおす場合は、次回の面接日程調整などが多く、重要で忘れてはいけないことが多いです。自分のメモが間違っていないか、最後に確認を取りましょう。

メモを見ながら日時・場所・担当の方のお名前などを確認しておくと、日程の勘違いなどのミスを起こさずに済みます。数字の「4(し)」と「7(しち)」の読み方が似ているので7(なな)と読む、時間は24時間で表現するなど、聞き間違いがないようにするとさらにミスが防げます。

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