【新卒向け・例文あり】事務職の志望動機を上手に作成するコツ

【新卒向け・例文あり】事務職の志望動機を上手に作成するコツ

2016/12/12

志望動機

残業が少なく、休暇も取りやすいといわれ、就活生からの人気が高い事務職。ですが、他の応募者との違いをアピールできる志望動機の作成はなかなか難しいもの。ここでは、新卒事務職の志望動機はどう作成したらよいか、上手にまとめるコツを例文を交えながら紹介します。

事務職の仕事内容をチェック!

事務職は「急な残業や休日出勤がない」「転勤や異動の頻度が少ない」などから、人気がある職種です。しかし、漠然としたイメージで志望動機を書いても、内定を獲得できないことも事実。まずは事務職の仕事内容をつかんで、その上で志望動機に繋げる必要があります

事務職の主な仕事として、営業資料の作成、契約書類作成、書類不備チェック、関係各所との連絡、電話応対、来客応対、ファイリング、データ作成、郵便物対応などをイメージする人が多いでしょう。ただし事務職と一言で言っても事務職の種類はさまざま。事務職の種類と仕事内容を確認しましょう。

・経理事務:社内のお金の支払い、伝票の仕訳や計算が主な仕事内容
・営業事務:営業のサポートをするため、取引先との電話応対、見積書や請求書の作成が主な仕事内容
・総務事務:備品管理や衛生管理、庶務業務などが主な仕事内容
・秘書:役員のスケジュール管理やお客様応対などが主な仕事内容

事務職は、携わる仕事によって仕事内容が異なりますが、全種類に共通して期待されるスキルは「正確に業務をこなすこと」「コミュニケーション力があること」です。スキルについては後ほど詳しく説明します。

かつては事務職で働く女性は結婚を機に退職していくことが一般的だった時代があり、事務職は「結婚するまでの仕事」という認識が社会の中にも、働く女性たちの中にもありました。しかし事務職の仕事は企業の運営に欠かせないものとなります。また人気の高い職種ですから、「総合職より楽そう」という安易な考え方では選考を通過できません。仕事内容を把握した上で志望動機をまとめていきましょう。

事務職の志望動機の作り方のコツ

仕事内容を把握したらいよいよ志望動機を作ります。事務職を志望する就活生は多いので、他の応募者と同じような志望動機を書いても埋もれてしまいます。ライバルに差をつけるために、以下の3ポイントを押さえて志望動機を書いていきましょう。

事務職の志望動機を作成するための3つのポイント

そもそも企業が就活生の志望動機を知りたい理由は、「自社に合う人材かどうかを知りたい」ということです。つまり企業は、就活生と自社とのマッチングのために志望動機を把握したいと考えています。それを踏まえて、志望動機を作成するための3ポイントを押さえていきましょう。

1.企業が求める人材像を理解する


企業が求める事務職の人材像はどのようなものかを理解します。企業研究の中で、志望企業は事務職にどんな人材像をイメージしているのかをつかみます。事務職に求められる「能力」がいかに高かったとしても、求める人材像とギャップがあれば採用されません。

まずは志望企業が考える「事務職に求める人材像」を押さえます。その上で、自己分析後の「自身の強み」と「求める人材像」とをすり合わせておきましょう。強みと人材像がフィットすれば、採用担当者も「自社に合う就活生だ」と感じてくれます。

2.正確な業務遂行力、コミュニケーション力をアピールする


次に事務職として必要なスキルを押さえます。事務職に求められるスキルは「正確な業務遂行力」と「コミュニケーション力」の2つ。学生時代の経験から、2つのスキルを備えていることを具体的にアピールしましょう。

事務職ではお客様や社員に関する書類やデータを扱うので、間違いは許されません。ルールを守って正しく仕事を完了させるため「正確な業務遂行力」が求められます。また、従業員やお客様と接する機会が多いため「コミュニケーション力」が必要となります。2つのスキルのどちらが欠けても事務職は務まらないので、志望動機ではうまくスキルをアピールするようにしましょう。

3.志望企業を選んだ理由を伝える


数ある企業の中で、なぜ志望企業を選んだのかについても押さえてください。いくら事務職としての適性をアピールできたとしても、「当社でなくてもよいのでは」と採用担当者に思われては採用されません。企業研究をしっかり行い、「貴社でなければならない」という思いを伝えましょう。

事務職の種類別・志望動機例文集

事務職の志望動機例文(経理事務)

私が貴社を志望する理由は不動産業界の中でも顧客アンケートで1位を取られるほど、顧客ヒアリングに注力された売買仲介を行っているからです。人にとって重要な『住まい』を決めるために顧客が本当に求めることをヒアリングすることは重要であり、不動産業界を牽引する企業としての魅力を感じました。私は大学1年次に日商簿記2級を取得し、会計ゼミに所属して正確な計数の力を身につけてきました。この経験と、レストランのアルバイトで培った顧客対応力を活かし、顧客に寄り添う気持ちを大切にする経理事務として活躍したいと思い貴社を志望させていただきました。

志望動機となりますので、すべての例文に共通して「私が貴社を志望した理由は〇〇です」からスタートします。上記例文では「顧客ヒアリング」という志望企業の強みを把握し、自身も顧客に寄り添う経理事務として働きたいことが明確に書かれています。資格を取得すると共に会計ゼミに所属するなど、経理事務としての素養があることも具体的にアピールされている志望動機です。

事務職の志望動機例文(営業事務)

私が貴社を志望した理由は心疾患や高血圧に係る医薬品開発を世界に先駆けて手がけた開発力に感銘を受けたからです。私は以前から医療分野に興味を持ち、卒論では医療経済をテーマに研究を進めています。また、大学病院で総務事務のアルバイトに参加した経験があり、医薬品の専門知識を身につけたMRの活躍を拝見して、製薬会社の営業のサポートができる仕事に携わりたいと思うようになりました。採用いただいた際は、病院の事務で培った電話応対や書類作成の力、居酒屋のアルバイト経験から得た協調力を元に、医療分野の営業をサポートして参ります。

上記例文では、なぜ志望企業なのか、企業分析を元にした理由が書かれ、かつ、志望業界で既に働いた経験があること、卒論でも志望業界に近い研究をしていることがアピールされています。なぜ営業事務の仕事に興味を持つようになったか、アルバイト経験を元に書かれているので採用担当者に伝わりやすい例文です。

事務職の志望動機例文(総務事務)

私が貴社を志望した理由は、東海地方のゼネコンとして、地元経済の発展に貢献するためIT企業と協働事業を進める経営方針に共感したからです。私が自分のスキルを一番活かせるのは総務事務であると考えています。テニスサークルで備品管理、事務のアルバイトで書類作成やデータ管理、接客を経験し、夏期休暇中の語学留学ではコミュニケーション力を養ってきました。正確性と対応力を活かして活躍したいと思い、貴社を志望いたしました。

例文では総務事務が自分に最も適性があると言い切っており、その理由を端的に述べています。多くの企業の総務事務では書類作成や庶務業務、従業員や来客応対を行います。上記例文ではサークルとアルバイトを通じてそれらの業務経験があることをアピールしているので、採用担当者に関心を持ってもらえることでしょう。

事務職の志望動機例文(秘書)

私が貴社を志望した理由は、派遣業界の中でも子育て社員の就業に力を入れている企業だからです。生産労働人口が減少する中で、日本経済を支える労働力は女性社員の就業なしには実現できないと考えております。そのような重要性の高い問題に対し、いち早く対応されている貴社で、大学4年間続けた野球部のマネジャーで培ったスケジュール管理、臨機応変な対応力、そして信頼されるコミュニケーション能力、PCスキルを活かして、秘書業務として貢献したいと考え貴社を志望いたしました。

秘書では役員のスケジュール管理や役員への対応力、コミュニケーション力が求められます。上記例文では、それらのスキルがあることをアピールしており、採用担当者の目に留まりやすい例文となっています。

まとめ:経験を交えて志望する動機を明確に

就活生からの人気が高い事務職。志望動機を描くには、これまでの経験や志望する動機が明確で伝わるものになっていることが重要です。記事中の3つのポイントを押さえ、採用担当者に注目してもらえる志望動機を書いていきたいですね。「この学生をとらないともったいない!」と思われるように志望動機を磨き上げ、第一志望の企業に合格できるよう努力していきましょう。

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監修・文/山崎英理夫
人事コンサルティング歴4年、人事歴8年。人事コンサルタントとして教育研修のプログラム開発、人事制度診断等を提供。また、企業人事として新卒・中途採用に従事し、人事制度構築や教育研修の企画・運用など幅広く活動。この経験を活かし、人材関連の執筆にも数多く取り組む。
http://erinanase.com/

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