【就活メールのトリセツ】好印象を与える就活メールの書き方・マナーまとめ&例文集

【就活メールのトリセツ】好印象を与える就活メールの書き方・マナーまとめ&例文集

2018/02/01

就活マナー

就活に必須なのが、採用担当者とのメールのやりとりです。就活を始めるまでは、メールのマナーを意識したことがないという大学生がほとんどだと思います。採用担当者宛にビジネスマナーを守ったメールを送ろうと思っても、なかなか書きなれていなくて難しく感じる人も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、就活中のみなさんにとって大切な就活メールのマナーや書き方、ビジネスメールのルールなどをご紹介します。メールというのは文字だけで内容を伝えるため、やりとりをおこなう人の顔が見えず、声も伝わりません。面と向かってのやりとりであれば、多少の失礼やミスはリカバリーが可能です。例えば、敬語の使い方を少し間違えたとしても、容姿や雰囲気で真面目さをアピールすればミスもカバーできます。しかしメールだと相手の方に与えるイメージはあくまでも文章のみ。人格もやる気も性格も、すべて文章で判断されます。なのでビジネスマンだけでなく、就活生はメールのマナーをしっかり憶えておく必要があるのです。
ここでは、就活生に必須のメールマナーを書き方を例文つきでご紹介します。しっかり憶えて、内定に一歩近づきましょう!

目次           

1. 就活生がメールで身に付けておくべき基本マナー
2. テンプレ付きで安心! 就活メールのチェックポイント
3. 人事に日程調整メールを送るときの注意点って?
4. お祈りメールや内定辞退のメールなど、選考結果へのメール対応はどうすればいい?
5. 内定をもらったら送りたい! お礼メールで気をつけるべきポイント

就活生がメールで身に付けておくべき基本マナー 

就活では、面接の日程調整やお礼などでのやり取りをする機会が多くあります。メールはとても便利で簡単に送れますが、送った内容に失礼があったりミスがあれば、印象が悪くなってしまうかもしれません。そこで、メールで失敗しないために「最低限必要な就活メールのマナー」と「気をつけるべきポイント」をまずはご紹介します。注意する点は文章だけでなく、返信のタイミングなども網羅しているのでチェックしておきましょう。また「人事に失礼にならないビジネスメールの基本マナー」では、文章の体裁やタイトルの書き方なども解説しています。就活におけるメールのマナーをしっかりとマスターし、自分の評価アップにつなげましょう。また実際にビジネスメールの書き方を身につけた先輩に、どうやって就活メールのマナーをマスターしたかを聞いてみましたので、要チェックです!

テンプレ付きで安心! 就活のチェックポイント

最近では就活でもメールでのやりとりが多用されています。選考の結果や面接の連絡なども、メールでおこなわれることが増えています。自分をアピールするためだけでなく、相手に失礼がないように"マナー"としてもメールの書き方は重要です。なので、しっかりとビジネスメールを勉強して覚えましょう! とはいっても……正直、文章の体裁を組み立てるのは難しいですよね。とりあえず最初は、お手本となる文章をマネして使うことをオススメします。そこで「お礼状の例文 メール編」と「企業や社会人へのメールの書き方」のテンプレートをご紹介します。書き方をマスターするまでは、テンプレートを元にメールを作成しましょう。でもマネしてよいのは慣れるまでの最初のうちだけですよ。テンプレートは失敗しないというメリットはありますが、ある程度メールの書き方がわかったら、自分らしいオリジナルの文章を作れるように練習しましょう。

人事に日程調整メールを送るときの注意点って?

「明日の面接、よろしく願いいたします」や「先日の説明会、ありがとうございました」などの、お礼メールは比較的失敗も少なく簡単です。しかし就活メールでもっとも難しいのが、ミスした場合に謝る謝罪文や、こちらの要望を相手にお願いする場合です。そもそも「謝る」ことや「お願い」することなどは、相手に面と向かって自分の言葉で伝えても難しいことです。それを文章だけのメールでお願いするのですから、そうとう難易度は高いです。そこで就活中に役立つ「人事に面接の日程調整を上手にお願いするコツとメール例文」をご紹介します。日程の調整がうまくいかない場合のお願いはマイナスと考えてしまいがちですが、キチンとした姿勢とコツをおさえれば自分をアピールするプラスのポイントにもつながります。また仕方なく面接を当日にキャンセルし、日程調整をお願いする場合の失敗しないポイントもご紹介します。マイナスをプラスに変える方法は、社会人になっても役に立つのでしっかりとマスターしましょう。

お祈りメールや内定辞退……選考結果へのメール対応はどうすればいい?

求人倍率が上がってきているとはいえ、誰でも希望通りの会社に就職できるとは限りません。人気の大手企業やそもそも採用数が少ない会社など、採用内定は狭き門となっています。そして最近では採用や不採用の通知などをメールでおこなう会社も増えています。そこで残念ながら企業から「お祈りメール」をもらってしまった人に、その後の対応などをご紹介していきます。お礼メールが来ましたときは返信をするべきかしないべきか……などの疑問にズバリお答えしていきます。また複数の企業などで面接をして、内定もたくさんいただいたという人もいるかと思います。しかし当然ながら就職する企業をひとつに決める必要がありますよね。そこで内定をいただいて辞退する際のメールの書き方をご紹介します。こちらから辞退するときも、丁寧でマナーを守った就活メールを送るように気をつけてくださいね。

内定をもらったら送りたい! お礼メールで気をつけるべきポイント    

日々勉学に勤しんだ学生時代。将来を考えて悩んだ就活。理想通りの働きたい企業を見つけ、自分をアピールした面接。そしていよいよ待ちに待った企業からの内定が届いたその日……実は、内定をもらったあとのメール対応も非常に重要。内定をもらった会社は将来お世話になるかもしれない会社ですから、丁寧なお礼メールを書きましょう。ここでは、内定をもらったあとにお礼メールを出すときの注意点をご紹介します。またついつい忘れがちな、面接をした後に人事や面接官の方へ送る「お礼メールの重要性とそのマナー」も合わせてご紹介していきます。きちんとした姿勢を見せることは、自分をアピールすることにもつながります。また、内定をもらったとき以外でも、例えば説明会のときのお礼メールは重要です。これから面接や説明会に参加する就活生にとって、どの内容も要チェックですよ。

まとめ

メールひとつで印象が大きく変わる、就活メールのマナーや書き方をご紹介しました。冒頭でも触れましたが、メールは文章だけで自分をアピールする必要があります。面と向かっての対話であれば簡単に伝わった気持ちが、メールだと思いを込めることが難しくなります。手書きの手紙などであれば、まだ感情や気持ちが伝わりますが、メールだと冷たくそっけない文章になってしまいがちです。そこでテンプレートを使ったメールはミスも少なく、相手に失礼のない文章を作成するという意味では安心ですね。しかしそれが社会人としてのゴールではなく、気持ちや心のこもったメールを書けるようになるのが最終目標です。最初は例文やテンプレートなどを見本にしても構いませんが、将来的には自分の言葉でメールが書けるように練習していきましょう。そして社会人になればさまざまな人と出会い、仕事上のメールのやりとりも格段に増えます。社会人になって周囲との関係が円滑に進むためにも、就活生のときにしっかりとメールをマスターしておきましょうね!

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