エントリーしていた企業から面接の案内メールが届くと、うれしい気持ちでいっぱいになりますよね。でも内容を確認してみたら、面接日は試験などでどうしても都合のつかない日程だった……！ なんてことも少なくありません。いったいどのようにメールを返信すればいいのでしょうか。就職活動中といえど、採用担当の方は社会人、ビジネスマンです。ビジネスマナーをしっかり守って丁寧に返信し、面接の日程調整をお願いしましょう。今回は例文も含め、就活の日程調整メールについて、そのマナーと書き方、そして例文をあわせてご紹介したいと思います。

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◆面接の日程調整メールの書き方とは

企業側からの面接の案内が届いたけれど、「面接日程がどうしても合わない！ 」という事態も就活を進めて行くと起こってしまうと思います。日程調整をしてもらう場合、基本的には自分の都合によるものなので、どんなに丁寧なメールの返信で日程調整のお願いをしても面接が不可能になってしまう、という事態ももちろんあり得ます。とはいえ、企業側も就活生のさまざまな事情は理解しています。日程調整が必要になるということは、それだけその企業と採用担当者に手間をかけさせてしまううえに、メールのやりとりに関しては当然のことながら評価の対象となります。相手の視点に立って、丁寧にきちんと送りましょう。
日程調整メールを送る際は、提示された日程に面接に行けないことに対するお詫びと、複数の候補日を記載しましょう。ただ単に指定された日程に行けないというだけでは、先方も困ってしまいます。また、「○月○日（月）16時～18時」時間も併せて箇条書きで連絡しましょう。

◆日程調整メールを送る前のチェックポイント

日程調整メールを作ったら、送る前にチェックしておきたいポイントがいくつかあります。採用担当者も普段の企業の仕事にプラスして採用活動に関する時間を割いています。指定する日程を複数挙げることはもちろんですが、「上記の日程で、ご都合が悪いようでしたら、改めて日程を提示させて頂きますので、ご連絡いただけますでしょうか」などの一文を入れるだけで、印象はずっとよくなります。また、送信する時間帯も深夜や早朝は避けましょう。日程調整メールのタイトルや最後の署名をしっかり記載して、誤字脱字も入念にチェックしておきましょう。