内定後も気を抜かない! 内定辞退のメールを送るときの注意点

内定後も気を抜かない! 内定辞退のメールを送るときの注意点

2016/10/17

就活マナー

◆件名はわかりやすいものにする


webエントリーをした場合、採用の専用アドレスやメールフォームが用意されている場合があります。メールで断る場合には、わかりやすく簡潔な件名を記載しましょう。『採用内定辞退のお詫び』または『貴社内定辞退のお詫び』などがわかりやすいでしょう。その後に大学名と名前をつけておくとよりわかりやすいですね。『無題』や『お詫び』だけといった、ぱっと見て内容がわからないものはNGです。採用担当者でなくても、社会人になって仕事をしていると、1日に多いと100件以上のメールを受け取ることもあります。アドレスがわからない場合も、間違ってもカスタマーサポートや、企業の問い合わせメールフォームなどに送ってはいけません。

◆お詫びの言葉を入れよう

新入社員を採用するにあたって、企業側は時間もコストも割いています。内定を辞退するということは企業側にとっても大変なダメージであることを真摯に受け取り、メールや電話など、どの方法にするかに関わらず「貴重なお時間を割いていただき、内定を出していただいたにも関わらず、このようなお返事となり、大変申し訳ありません。」などのお詫びは、最低限伝えるようにしましょう。内定辞退のメールは、当然ながら最低限のマナーや心配りも重要です。失礼のないように最後まで締めくくるように気をつけてください。また、メール送信後に、採用担当者へ電話での連絡を入れるのもいいでしょう。

◆さいごに

就活の中盤から終盤にかけて、内定辞退をする機会も出てきます。就職活動中はどうしても複数の企業を受けることになりますから、心苦しいですが紳士に対応すれば企業側もわかってくれるはずです。最低限のマナーを守り、社会人として最初のスタートをしっかり切る、ということに関して言えば、ビジネスマナーメールの送信方法、言葉遣いなどを知るいい機会でもあります。内定辞退をしてしまった企業も、社会に出たらいつビジネスパートナーやお客様になるかわかりません。相手に敬意を払って、真摯に謝罪するということは、社会に出てからも何度も必要になってくることでもあります。この機会にしっかりと学んでおけるといいでしょう。

文・学生の窓口編集部

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