逆に企業からメールが送信されてきた際はどうすればいいのでしょうか。文面中に、返信を求めていない旨が記載されている場合を除いて、返信はできるかぎり早くするべきです。

基本的に、メールは受信したその日のうちに返信する必要があります。企業の採用担当者は、暇ではありません。その日送ったメールの返信は、出来ればその日のうちにもらったほうが、採用担当者としてもスムーズに選考の手続きを進めることができます。

次に、どんな文面を返すべきかですが、まずは相手の求めている回答に漏れのないように答えましょう。そのために、企業の担当者が何を求めているか、メールをしっかりチェックします。企業インターンの感想を求めているかもしれませんし、面接の希望日程を聞いているかもしれません。相手の求めているものとは違う内容の返信をしないように文面をよく見るようにしましょう。

また、返信を求める旨が記載されていない場合でも、お礼を送ったほうがいい場合もあります。就活では、選考結果のお知らせが送信されてきたときなどに、企業の担当者にお礼を送ったほうが丁寧な印象を相手に与えられることもあるのです。しかし、企業から送られてきたメールに「このメールアドレスは送信専用です」などの記載がある場合は、返信をしてもかえって相手に迷惑なときもあります。

就活では、受信した文面をよく読んで、臨機応変に対応しましょう。

■日程調整は複数候補を提示が基本

就活中には、面接の日程を変更したい、というときもあります。そのようなときにどのようなメールを送ればいいのでしょうか。

まずは、事前に決めた日程に行けない場合は、誠意を持って丁寧に謝り、そのうえで日程調整の文章に入りましょう。日程調整の文面には、自分が対応できる時間帯や日程を複数提示するのがポイントです。日程を複数提示することで企業の担当者も日程を調整しやすくなります。しかし、場合によっては１回のメールでは面接日を調整できない場合も。そのようなときは、基本的にこちらが日程を再調整する必要があります。就活の間は、採用担当者の目線に立って対応することが大切です。

日程調整のメールで注意すべきことは、相手に悪印象を与えないように気をつけることです。就活中は選考の日程が重複する場合もあります。このようなときは、決して「他社の選考が入ったから」などとメールに記載してはいけません。相手に失礼にあたります。

また、体調不良などで面接日の当日にキャンセルしたい場合は、メールではなく電話で断りの連絡を入れましょう。わざわざ時間を割いたにもかかわらず、面接日の当日にキャンセルされてしまうと、担当者も困ってしまうもの。まずは、相手にしっかり謝罪したうえで、面接キャンセルの旨を伝えます。なお、このときは日程の再調整ができずにそのまま面接自体がキャンセルになる場合が多いということを意識しておきましょう。

いかがでしたか？ 就活のメールは意外に厳しくチェックされているもの。今回ご紹介したポイントを意識して、採用担当者に好印象を与えましょう。