最低限必要な就活メールのマナーとは? 気をつけるべきポイントを解説

最低限必要な就活メールのマナーとは? 気をつけるべきポイントを解説

2016/07/07

就活マナー講座

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就活時、企業の採用担当者とメールでやり取りする機会は意外に多いものですが、マナーに沿ったメールを送るということはとても重要なこと。逆に言えば、マナーにそぐわないメールは自分の評価を下げてしまいます。

そこで今回は、メールをする相手に失礼が無い、就活に最低限必要なメールマナーをお話しします。就活におけるメールのマナーをマスターして、評価につなげましょう。

■事前連絡時にチェックは始まっている

就活では、履歴書等の必要書類を送付する際に、事前連絡が必要になる場合があります。そのようなとき、相手にメールで書類送付してもよいか、了承をもらうことが重要です。

実は、このとき既にあなたの選考はもう始まっています。相手に失礼が無い形で、かつ自分の伝えたいことを過不足なく伝えられるメールの文面にする必要があるのです。

失礼の無い事前連絡メールを送る際にまず大切なのが、相手の所属と名前がしっかり書かれていること。次に、自己紹介、自分がその企業に惹かれた理由、応募したい旨、そして自分の署名がしっかり記載するということを意識しましょう。件名にも、もちろん気をつける必要があります。また、採用担当者がメールを開く際にわかりやすくするため、件名の欄に自分の大学名と名前を記載することも忘れないようにしましょう。

自己紹介を記載する際には、自分の大学名から始めるということを忘れずに。自分の大学名と学部を記載することで、怪しい人間ではない証明になります。また、署名には、自分の大学名とその学部、電話番号とメールアドレスをしっかり記載しましょう。署名の記載方法はインターネットで調べればいくらでも出てくるので、自分に合った署名の仕方を見つけてみてください。

■ビジネスマナーを意識しよう

就活で企業にメールを送る際、あなたは学生ではなく社会人として見られています。そのため、基本的なビジネスマナーに沿ったメールを送信しなければいけません。

基本的なビジネスマナーとは、時間厳守、責任感、相手を考えることです。例えば、深夜にメールを送信し、明日までに返信がほしいなどと希望を記載するのは、相手の都合をまったく考えておらず、失礼にあたります。また、企業から「何日の何時までにメールで連絡がほしい」という旨を言われた際には、その締め切りの時間までに必ず送らなくてはいけません。また、自分の書いた文面の内容に責任を持つことも重要です。自分が何日の面接を希望する、といったメールを送信したら、その予定を勝手に覆すようなことは決して行ってはいけません。このように、就活では基本的なビジネスマナーを身に着けたうえで行動をする必要があります。

例えば名刺の渡し方やお客様企業に赴く際のマナーなど本格的なビジネスマナーは、入社後に身に付けるものですが、それ以前の基本的なビジネスマナーは、就活のときに身に付けておいたほうがいいでしょう。ビジネスマナーを意識した文面を送ることで、あなたの選考における評価は上がるのです。

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