就活中の非通知電話や不在着信には、どう対応すべき? 電話に出るときに注意することは?

就活中の非通知電話や不在着信には、どう対応すべき? 電話に出るときに注意することは?

2015/12/21

就活hack

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就活中の非通知電話や不在着信には、どう対応すべき? 電話に出るときに注意することは?

非通知電話は無視したいのが正直なところ。就活中も同様で良いのでしょうか?

1.非通知でかける企業側の事情

「履歴を残したくない、事情の分かるスタッフが常にいるとは限らないので折り返されたくはない、タイミングの問題もあり繋がった場合にだけ伝えたいことがある、折り返させるのは申し訳ない」などの理由から、電話が繋がらなかった時のことを考え非通知での連絡を選択する企業もあります。

2.非通知の電話に応答するべきか

正直なところ無視したいでしょうが、「説明会の残席が埋まるまで、電話が繋がった方から順番に案内したい」等の企業側の事情もありうる就活中は応答したほうが良いでしょう。応答の第一声は、「はい。山田です」「お待たせしました。山田です」。大切なのは、普段より、相手が聞いたときに感じの良い声を意識して作り応答することです。状況や相手に応じた声を作れることもコミュニケーションスキルの一つと考えて下さい。

但し、車内等で応答がマナー違反のタイミングも考えられます。この場合は、「重要なことならば改めてかけて頂ける、応答しても詳しいお話はできない」と考え、応答しないことを選択したほうが良いでしょう。

3.応答中に意識すること

企業は何らかの伝言があり電話連絡をしているわけですので、その伝言の中の重要な情報を「聞き取れた」ことを示す「はい」、そして「確認」のための「日時等の復唱」は、相手にはっきりと伝わるよう発音しましょう。また、可能ならば同時に、不可能な場合は速やかにメモに残しましょう。

4.未登録の電話番号・不在着信への対応

未登録の電話番号からの電話や不在着信に対しては、応答に少し余裕をもてます。折り返しが可能なわけですから、「どの企業からの電話かを把握した上で話したい、気持ちを数分整えたい、メモの準備を整えてから応答したい」場合は、折り返すことを選択すると良いでしょう。(タイミングを逃さないために、準備等が整った後は素早く折り返しましょう)この場合は、「お忙しいところ恐れ入ります。私は、先ほど○時○分にお電話を頂きました就職活動中のA大学B学部の山田と申します。(かけてきた相手の部署・名前が伝言に残っている場合)お時間がよろしければ採用チームの齋藤様をお願いできますでしょうか?(電話番号だけの場合)お電話番号のみでお名前は分からないのですが、改めてご連絡頂けるのをお待ちすればよろしいでしょうか?」と。

「電話を頂いた立場」「就職活動中の学生」であることを、はっきりと伝えれば必ず受信者が状況を理解し、対応して下さるでしょう。

電話では早口にならないよう注意しましょう。少し恥ずかしいかもしれませんが、ご家族に協力頂いて、発信や受信の場合の練習をしておきましょう。

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