面接は当日のやりとりだけでは無くて、会う前から始まっているのです。今回は注意しておきたい面接日の日程取りについて、その決定メールの送り方について紹介します。当日、すっきりとした形で面接を迎えるようにしましょう。

■候補の中から希望日を選ぶ

面接官がいくつか面接の候補日を出してきて、こちらが選択する場合は、早めに返信するように心がけます。一つだけを選ぶのではなく、第一希望、第二希望のようにして書いて送るとよいでしょう。

ここで、注意しておきたいのは、メールを打つ時の文面や体裁についてです。きちんとビジネスマナーを守って、失礼のない文章を作ります。まず、書きだしには相手の会社名・部署・氏名を宛先として書いて、次に「お世話になっております」という書き出しから、こちらの所属大学・学部・氏名を書いて名乗ります。その後、敬語の使い方や、改行の仕方に注意して、メールを返信します。これは、この後のケースについても同様に当てはまります。

■こちらから候補を出す

「面接日について希望の日時を教えてください」という指示が先方から来ることがあります。就活シーズンは、予定が立て込みやすく、講義やゼミとの兼ね合いもあるので、できるだけ他とかぶらないように慎重に調整しながら、希望日時を送るようにします。

注意したいのは、いくつか候補を出すこと。文例を挙げると、

1.○月○日(月) 9:00～14:00

2.○月○日(火) 終日可能

3.○月○日(木) 14:00～18:00

のように、箇条書きで見やすい形にすると、相手から良い印象を持たれます。また、時折日にちと曜日が合わずにすれ違うこともあるので、曜日も加えて書いておくと親切です。こちらも第三希望くらいまで出して、相手から選びやすいようにしておくとよいでしょう。

■日程変更する場合

あらかじめ面接日時が決まっていた場合でも、本命志望の会社の面接が入るなどして、どうしても都合が悪くなることもあり得ます。そういうときは、きちんと詫びの連絡とともに、新しい希望日時を加えたメールを送ります。また、その場合は、いろいろ理由をつけると言い訳がましくなり、また本命の会社と言ってしまう訳にも行きません。「どうしてもの都合により…」などと、濁して詫びの気持ちを強く言っておくようにしましょう。

また、このとき「すみません」という言葉ではなく、「申し訳ございません」という表現を言うように注意しましょう。

■日時決定の連絡への返信

日時決定の連絡については、「返信不要」の指示がある場合は、こちらからは返信しません。しかし、そういった表記が無い場合は、「承知しました」という旨だけ報告しておきましょう。

いかがでしたか？面接をする前から、こういったメールのやりとりは選考の判断基準に含まれています。正しいメールマナーを守って、上記のケース別対応を参考にして、きちんとした形でメールを送るようにしましょう。