【就活】人事に失礼にならないビジネスメールの基本マナー

【就活】人事に失礼にならないビジネスメールの基本マナー

2015/11/02

就活マナー講座

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【就活】人事に失礼にならないビジネスメールの基本マナー

就活では、ビジネスメールの体裁もきちんと意識しましょう。学生気分だと思われて、人事に嫌われないように正しいマナーを身につけるべきです。今回は、失礼にならないメールの書き方を紹介します。

■タイトルは目を引くものに

会社では一日何十、何百通のメールをやりとりしている人がいます。タイトルだけみて、関係ないと判断されたものは開かなかったり、削除されてしまったりしまうのです。よって、タイトルはシンプルかつ内容が分かるようにすることが大切です。「会社説明会の日程相談」や「OB訪問のお礼」など、一目見て分かるようにします。また、できれば、その後に()書きで、所属と氏名も載せるとより良いでしょう。

■書き出しについて

書き出しは、まず誰に宛てたものかはっきり分かるようにしましょう。会社の人事部などで共有しているメールアドレスだと採用担当が分からなければ、スルーされてしまう恐れがあります。人事担当の方のお名前をきちんと書くようにしましょう。「○○株式会社 人事部 ○○様」というように、会社名・部署名・氏名の順番に書きます。かっこ書きで(株)と表記するのは辞めましょう。次にすぐ自己紹介をします。「お世話になっております。○○大学○○学部の○○です。」と、表記します。どういった経緯でやりとりしているか、わかるようにしましょう。「先日はOB訪問の際は…」や、「先日の会社説明会では…」など、いつどこで会ったかを簡潔に述べます。

■見やすい文章を

メール本文についてです。第一に見やすい文章を心がけましょう。改行が無いと文字が詰まって見えにくいですし、逆にブログのように改行があり過ぎると稚拙な印象を受けます。30~35文字程度で開業し、意味段落ごとに一行開ける工夫をすると良いです。次に、文章自体についてですが、尊敬語と謙譲語と丁寧語が適切に使われているかを確認しましょう。面接の場ではないので、自信がないときは辞書を調べたり友人に聞いたりします。所詮学生だと思われないように、ビジネスマナーに則った文面と形式でメール作成を心がけてください。

■その他注意すべきこと

もし、人事担当からメールが届いたらすぐに返信しましょう。何日間も放置しておくと、会社から信頼を得られない人と判断されてしまいます。万が一迷惑メールに振り分けられている恐れがあるので、迷惑メール設定を見直したり、こまめにチェックしたりすることが大事です。また、よく起こり得る間違いとして、メールアドレスの綴りの入力ミスです。Webサイトにメールアドレスがあってコピーできる出来る場合は、コピーペーストで防ぐことができます。名刺などを参考にして、手書きで入力する場合は、一文字一文字確認するようにして、送った際も送信エラーとなっていないか確認しましょう。

仕事を始めると、新人研修で習うことも多いメールの方法ですが、やはり最低限のルールとして知っておく必要があります。ここで人事に悪い印象を与えて、減点対象とならないように、注意しておきましょう。

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