就活中は、OB・OG訪問の前後や企業の方から名刺をもらったタイミングなど、メールで連絡する機会がたくさんあります。このとき、当然のことながら、友人とメールをするような文面はNG! 就活中のメールのマナーを押さえておきましょう。
一般的なビジネスパーソンでも、1日に何十通ものメールを受信するもの。「件名」と「差出人」だけで、【すぐ対応】【後で対応】などのように優先順位をつけて処理していくのが普通です。自分のメールが埋もれないようにするためにも、メールのタイトル(件名)には本文の内容を簡潔にまとめ、差出人として自分の所属と名前を明記しましょう。とはいえ、目立てば良いというわけではありませんから、顔文字や(必要以上の)記号を使うのは控えましょう。
ビジネスで日々やり取りするメールでは、まず誰に宛てたメールなのかを書くのがマナーです。就活で送るメールも、そのマナーに準じましょう。
例 |
株式会社●● 人事部 ○○○○ 様 |
「株式会社」を「(株)」のように省略するのはマナー違反。名刺をもらっている場合は、誤字脱字がないか、書く順番が正しいかを必ずチェックします。また、企業の採用活動では個人のメールアドレスではなく採用に関係するメンバー全員の共有メールアドレス宛てに送ることも多いので、誰へのメールなのかがわかるよう、宛名はしっかり書くようにします。
宛先に続いては、自分が何者であるのかを必ず名乗りましょう。誰から届いたのかが分からない場合、企業の担当者は「大変失礼なのですが、お名前を教えていただけますか」と確認しなければならず、無駄な作業を増やすことになってしまいます。同姓同名の人がいるかもしれないことを踏まえ、大学名とフルネームをセットで名乗るのがよいでしょう。
例 |
株式会社●● 人事部 ○○○○ 様
●●大学の△△△△と申します。 (以下用件) |
相手は多忙な採用担当者です。簡潔に伝える努力は欠かせません。以下の2点を意識するだけで、分かりやすさはぐっとアップします。
1.内容のまとまりごとに1行空ける
2.適切な位置で改行する
良い例 |
●●大学の△△△△と申します。
先日は貴重なお時間を頂戴しまして、 ありがとうございました。 お話を伺う中で特に印象的だったことは●●さんの仕事観でした。 「仕事のやりがいとは?」という 私の抽象的な質問に対して……(以下略) |
悪い例 |
●●大学の△△△△と申します。先日は貴重なお時間を頂戴しまして、ありがとうございました。お話を伺う中で特に印象的だったことは、●●さんの仕事観でした。「仕事のやりがいとは?」という私の抽象的な質問に対して……(以下略) |
同じ内容でも、適切に改行されておらず、空き行で区切っていないと、とても読みづらいですよね。送信予定のメールを一度自分宛に送信して、どう見えるのかを確認するとよいでしょう。
メール本文の最後には署名を書きましょう。
例 |
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●●大学 ●●学部 ●●学科 3年 △△ △△ 携帯TEL:xxx-xxxx-xxxx e-mail:xxxxxx@xxx.com e-mail(携帯):xxxxxx@xxx.ne.jp ========================== |
署名はメールのマナーであると同時に、自分の名刺代わりにもなります! 相手がアナタに連絡を取ろうと思ったとき、署名に電話番号を記載しておけば、すぐに電話をかけることができますよね。
メールでのコミュニケーションは相手の顔が見えないため、文面がすべてです。マナーをおさえて、メールを有効活用しましょう!
文・ナイスク