英文メールはフォーマットに従えば簡単に書ける!?「留学やビジネスで使える!シーン別、英文emailの書き方講座 presented by コンカー

編集部:ゆう

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将来は英語を使ってグローバルな仕事がしたい。きっと、そう考えている学生の皆さんは少なくないと思います。決してハードルは低くありませんが、ちゃんとポイントさえ押さえることで、その夢は必ず叶うはずです。

今回は、「留学やビジネスで使える!シーン別、英文emailの書き方講座 presented by コンカー」と題し、株式会社コンカーの舟本憲政さんに英文emailの書き方講座についてお伺いしました。

登壇者プロフィール

PROFILE

舟本 憲政(ふなもと のりまさ)

株式会社コンカーソリューション本部 ソリューションコンサルティング部 エンタープライズグループ マネージャー

大学卒業後、キヤノン株式会社にて約20年勤務し、主にソフトウェア関連のプロダクトマーケティングを担当。7年間のアメリカ駐在を経て、2019年にコンカー入社。入社後は、ソリューションコンサルタントとして大企業のお客様を担当。2022年1月より現職。 アメリカ在住歴は11年(小学校3年間、大学1年間、海外赴任7年間)に及び、TOEIC990点、英検一級、国連英検A級を取得。

英文メールは難易度が低いけど利用頻度は高い!

舟本さんは現在、コンカーのソリューションコンサルティング部でコンサルティング業務を担当。かつては大手製造業でソフトウェア関連のプロダクトマーケティングを担当し、アメリカにも7年間赴任していたそうです。 

 そんな舟本さんは、日常的に英語を使っているうちに、英文メールの特徴や法則を見出したといいます。 

 「英語を使ったビジネスコミュニケーションには、(1)交渉、(2)プレゼン、(3)日常会話、(4)文章の読解や調べ物、(5)メールなどがあります。難易度も順番どおりで、英語でのメールのやりとりがもっとも簡単。ですが、メールは難易度が低いわりに利用頻度はものすごく高いんです。英語でメールさえ書ければ、ビジネスコミュニケーションのほとんどができるといっても過言ではありません」 

 だからこそ、英文メールの書き方には注意しなければならないことも。 例えば、「英語には敬語なんてない」「英語でのやり取りは常にカジュアルでいい」「文法はある程度、適当でも通じる」といったイメージがあるかもしれませんが、舟本さんによると、これらはすべて“誤解”。 

 「アメリカで7年間働いて学んだのは、アメリカでは敬語や気遣いが日本以上に重要だということ。欧米は個人の主張や権利、アイデンティティを大事にするので、決して無礼に接してはいけません。丁寧さ、親切さが重要です」 

 さらに、「欧米でも文法はめちゃくちゃ見られています。文法が適当だと、『ダメな人なんだな』と思われてしまいます」と指摘。

一方で、「実は、英語でメールを書くのは難しくありません。フォーマットさえ覚えれば、誰でも簡単にビジネス用の英文メールが作れるので、安心してください」

覚えておくべきは「相手への気遣い」「起承転結」「文法」の3つ!

この日、舟本さんが紹介してくれたのは、「すでにある程度の繋がりができているビジネス関係者」を想定した英文メールの作り方。

ポイントは、(1)相手への気遣いや礼儀正しさ、(2)起承転結、(3)文法間違いはNG……の3点です。

「日本語のメールでも、『お世話になっています』や『お疲れ様です』といった気遣いの言葉を入れますが、英文メールでもまったく一緒です。相手への感謝や正しい敬語を使って、丁寧にご挨拶するのがビジネスメールでは重要です。

また、欧米は日本と違い、空気を読んで察するということをしない文化なので、すべて言葉にして伝えなければなりません。だからこそ、起承転結で整理して伝えることが大切。また、文法を間違えるとだらしのない人だと思われてしまうので、これもNG。逆に言えば、この3つを守れば完璧な英文メールを作成できます」

(1)相手への気遣い、礼儀正しさ

以下のような挨拶文は、ビジネスメールでも重宝するようです。

・Thank you for your message.
・Thank you for your quick reply.
・I apologize for my delay in responding.

「定型的なメッセージとしてよく使われているので、この挨拶を入れておけば無難です。『Hi!! What's up?』のようなカジュアルな言葉使いは、ビジネスの場ではしないほうがいいでしょう。もし、相手の家族のことを知っているような間柄なら、相手の家族を気遣う言葉を入れるとより親切に聞こえます」

また、締めの言葉としては次のような英文を使うのがよいそうです。

・I look forward to your reply.
・Thank you in advance.
・If you need any further information, please do not hesitate to contact me
・Should you have any question, please feel free to contact me.

相手に依頼事項を伝えるときは、以下の言い回しを意識してみましょう。

・Could you please __?
・It would be great if you could __.
・I am wondering if you could __

(2)起承転結

起承転結については、(1)あいさつ、(2)相手への心遣いを伝える言葉、(3)メールの目的、(4)相手への依頼、(5)締めの言葉、(6)署名というフォーマットを覚えておきましょう

【例文】
<(1)あいさつ>

Hello James,

<(2)相手への心遣いを伝える言葉>
Thank you very much for your advice on my proposal paper last week. As a result, Susan has decided to adopt my idea.

<(3)メールの目的>
I have a request to you regarding your new services.

<(4)相手への依頼(伝達)事項>
It would be appreciated if you could send further information on your new service XYZ so that I can recommend it to my clients.
Also, would you be able to get the email to me by tomorrow afternoon, as I have already arranged to meet them tomorrow evening? And, if you have some leaflets I could use, that would be even better.

<(5)締めの言葉>
Thank you so much. I hope to hear from you soon.

<(6)署名>
Kind regards

「このフォーマットに従えば、英文メールは100%対応できます。難しいことは何も考えず、ぜひこのフォーマットを覚えておいてください」

(3)文法間違いはNG

正しい文法の使い方について、舟本さんはマイクロソフトのワードやアウトルックといったソフトを使うことを推奨します。

「ワードやアウトルックを使えばグラマーチェックやスペルチェックができます。メールは、一度ワードにすべて書いて、グラマーチェックやスペルチェックを経たうえでメールにコピペするのがオススメです。

また、英語は現在形・過去形・過去完了形と、いろんな文法があります。あまり難しい文法を使おうとするとミスってしまうので、ひねらず、シンプルにやったほうがミスが減ります。私は、比較的簡単な現在形、過去形を中心にしたシンプルな英文を推奨していて、例えば仮定法などのような難しい文法はミスする可能性が高まるので、あまりオススメできません」

最後に

舟本さんは、「英語を使う仕事は、メールさえ書ければかなり通用します。今日の内容を身につけるのが一番の早道」と力説。「ただし、実際に英語を喋ったり、聞き取りたい場合は近道などありません。

より多くの英語に触れ、適切な学習方法を地道にやっていく必要があります。目標を持って、短期集中で勉強すれば必ず成果は出ます。頑張ってください」と訴えました。

文:猿川佑
編集:学生の窓口編集部
取材協力:株式会社コンカー

株式会社コンカー
株式会社コンカーは、経費精算・管理クラウド「Concur Expense」を手掛ける、経費管理ソリューションのリーディングカンパニー。Concur Expenseの利用者数は世界中で約7500万人にのぼり、日本でも時価総額トップ100に名を連ねる企業の58%が利用。国内経費精算市場では8年連続でトップシェアを記録し、「働きがいのある会社ランキング」でも5年連続で1位を獲得するなど、まさに飛ぶ鳥を落とす勢いの最注目企業。

編集部:ゆう

編集部:ゆう

音楽、オーディオ、グルメ、そしてお酒と家族が大好きな、WEB編集者(歴17年)。自分の編集した記事が「誰かのなにかのキッカケ」になってくれたら嬉しいです。

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