インターンシップの電話マナー 就活でも使える掛け電の基本マナーを知ろう

編集部:すい
2018/05/08
インターン
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インターンシップの選考中や参加中などには、企業側からかかってきた電話の応対をしたり、自分から企業側へ電話をかけなければならない場面があります。かかってきた電話に出られればいいですが、こちらから電話をかける際は、やはり相手に失礼のないようにしたいところですね。そこで今回は、インターンシップではもちろん就活でも使える「電話の基本マナー」をご紹介します。

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インターンシップの際に使える基本的な電話マナーを覚えよう!

電話をかける際は、「言葉遣い」ばかりを意識してしまいがちですが、基本的なマナーもおろそかにしてはいけません。そこで、インターンシップの選考中やインターン参加中に、こちらから企業側へ電話をかける際の基本マナーをまとめてみました。

インターンシップの電話マナー1:電話をかける時間帯に注意する

企業に電話する際は、「電話をかける時間帯」に注意しましょう。一般的に「避けるべき時間」とされているのが月曜の午前中や平日の昼休み時間帯(12時-13時)、そして18時以降の夜間です。企業側から電話をかけていい時間帯の指定がなければ、できるだけこの時間を外して電話をするようにしましょう。

インターンシップの電話マナー2:騒がしい場所を避ける

携帯電話であればどこにいても電話をかけることができますが、やはり騒がしい場所からかけるのはやめましょう。お互いの声を聞き取りにくくなりますし、騒がしい場所でかけるのは相手に対して失礼です。できるだけ静かな場所で電話するようにします。

インターンシップの電話マナー3:電波状況を確認しておく

携帯電話から電話をかける場合は、電波状況が悪い場所でないかを確認しておきましょう。電波状況が悪いとスムーズに通話できなくなります。電話をかけ直したり相手にも手間を取らせてしまうので、必ず電波状況のいい場所でかけるようにしましょう。

インターンシップの電話マナー4:メモの準備をしておく

こちらから電話をかけておいて、メモ準備のために相手を待たせるのは失礼です。何かメモをする必要がある場合は、必ずすぐにメモが取れる準備をしてからにしましょう。また、相手からの電話でもすぐにメモが取り出せるような工夫をしておくといいですね。

インターンシップの電話マナー5:話す内容をあらかじめまとめる

こちらから電話をかける場合は、電話をかける前に相手に話したい内容をまとめておきましょう。そうすることで無駄に長く話して相手の時間を消費せずに済みます。

インターンシップの電話マナー6:必ず保留を使う

何らかのトラブルが起こったり、資料を出さないといけなくなったりするなど、会話を中断する必要に迫られた場合は、必ず「保留」をしましょう。そのままにしたり送話口を指で押さえたりしないようにしましょう。

インターンシップの電話マナー7:ガチャ切りをしない

固定電話でかける場合に気をつけたいのが「電話を切るとき」です。基本は相手が電話を切るまで待ちますが、相手もこちらが切るのを待っている場合は切ってしまってもOK。その場合はガチャッと勢いよく切るのではなく、フックボタンを指で押して通話を終えるようにします。

インターンシップの電話マナー8:相手に見られているつもりで話す

「電話だから見えないでしょ」と姿勢を崩したり、何か飲みながら話す人もいますが、意外と相手に気づかれるものです。「寝ころんで話をしているな……」と思われると当然マイナスの印象に受け取られますから、相手から見られているつもりで姿勢を正しくして話すよう心掛けましょう。

インターンシップの電話マナー9:必ず名乗る

非常に基本的なことではありますが、電話をかけたら必ず名乗りましょう。その場合は「お忙しいところ恐れ入ります、□□大学の××と申します」など、名前だけでなく相手を気遣う一言を入れるとより丁寧に聞こえます。電話がかかってきた場合も、「はい××です」ときちんと名乗るようにすれば相手もわかりやすいですね。

電話の応対に必要不可欠な基本マナーをまとめてみましたが、いかがだったでしょうか。これらはインターンシップ時だけでなく、就活時や就職後も必要なものですから、今のうちに覚えておくといいでしょう。

(中田ボンベ@dcp)

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