他の大学生に差をつけろ!知っておくと便利なビジネスマナー メール編【学生記者】

健斗
2016/05/13
入学準備・新生活
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こんにちは、大学4年の須賀です。
大学生になるとサークルや学生団体の活動、就職活動などで社会人の方とメールのやりとりする機会が少なからずあるのではないでしょうか? いざやりとりの場面になって困った経験をしたことがある人は多いと思います。僕も長期インターンで営業を始めた当初は、相手に失礼でないか、きちんと伝わっているのだろうかと、頭を悩ませ、メール1通送るのに1時間もかかっていました。インターンのように社会人の方に書き方を確認してもらえる場合はいいのですが、なかなかそんな機会はありませんよね。今回は、これだけおさえておけば大丈夫!というマナーを僕がこっそりお教えします!

基本ルール!

まずは、これだけはおさえておくべし、という基本のルールをお伝えします!

<ビジネスメールの基本ルール12か条>
1. 相手の視点に立った文章にする
2. 一往復半で終わらせるのが理想
「自分→相手→自分」の一往復半で完結させるのが理想です。
3. 返信は素早く24時間以内にする
4. 件名を見ただけで内容がわかるようにする
5. 返信の際は件名『Re:』を残したままにする
6. 宛名は一行目に「社名+部署名+名前+様」で記入する
7.宛名の後に挨拶文を入れる
8.最後は結びの挨拶できちんと締め
9. まず用件を端的に伝える
10. 本文はは「結論」「理由」「詳細」の順番で書く
11. 署名はシンプルにメールの終わりに必ず付ける
12. 返事は受け取ったメールを引用すると伝わりやすくなる

ルールを確認したところで、次は重要なポイントをいくつかピックアップして紹介していきます!

3. 返信は素早く24時間以内にする

メールはいかに早く返信できるかが一番のポイントです! 仕事が終わっていないなど、自分に負い目があるとつい連絡を先延ばしにしてしまいたくなりますが、相手にとっては連絡が取れないのが一番の不安です。僕もやりがちなのですが、どんなに忙しくても連絡だけは絶やさないように心がけましょう! 基本的にこれをできない大学生が多いので、kきちんと返信するだけで社会人の方から好印象をもらえます。

4. 件名を見ただけで内容がわかるようにする

社会人の方は1日に何通ものメールをやりとりしています。社内の業務連絡や営業先とのメール、ToだけではなくCCに入っているものなど膨大な数のメールが溜まります。その中で埋もれてしまわないためには、件名で内容について簡潔に伝える必要があります。【どんな内容か】何をしてほしいのか といった具合で、
たとえば、
---------
【データ送付】添付資料のご確認をお願いします
---------
のように記入しましょう!

※CC:To(宛先)の人に送ったので念のために確認してくださいという意味。原則、宛先がCCになっている人はメールを確認するだけで返信する責任はありません。
BCC:他の受信者に受信されていることが見せない場合に利用。一斉メールなど不特定多数の人に送信する場合に利用します。

6&7&8. 一行目に必ず「社名+名前+様」!挨拶は宛名の後!最後は結びの挨拶!

基本的にすべてのメールがこの形式をとります。この形式さえできれば、ほとんどのメールで問題ありません。僕も最初は「なぜこの形式をとらなければならないのだろう」と疑問に思うこともありましたが、この形式をとることで変な気を使わずに済み、メールの内容を考えればいいだけになるので、定着しているのだと思います。
たとえば、
---------
株式会社〇〇 〇〇事業部
〇〇様
お世話になっております、ライターの須賀です。
(中略)
引き続きよろしくお願いいたします。
---------
といった形式になります。

11. 署名はシンプルにメールの終わりに必ず付ける

本文中で名乗ることはもちろんですが、メールには署名と言って送信するメール全てに自動で自分の名前や連絡先を記載してくれる機能があり、それを署名と言います。一般的にはフルネームの他に、メールアドレスや電話番号などを記載します。これがあることで、急に連絡が必要になった場合に対応することができます。また書類を郵送でやりとりする場合の参照にもなります。

たとえば、僕の場合
■ - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -

須賀健斗 (Suga Kento)

TELL: 000-0000-0000

MAIL : mail@〜.com

Facebook:https://www.facebook.com/

- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - ■
という具合で記載しています。設定は各サービスで異なるので検索してみてください。Gmailの場合は、こちらを参照してもらえればと思います。

次のページ実際に使える! ビジネスメールの例文をチェック

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