ビジネス文書の書き方講座 - 文書作成の際のマナーを知ろう【ビジネスマナー辞典】第6回

2016/11/10

電話・メール

ビジネス文書の書き方は必ず押さえておこう

晩秋の候、皆さん、いかがお過ごしですか? 近年、人と人のコミュニケーションは電子メールが主体となってきています。しかし、社会での電子メールの位置づけは簡易で便利なコミュニケーションツール。仕事上、あらたまった連絡事項などは時代変われど文書で行います。

就職をしたら社内外のビジネス文書の作成を行うことがあるでしょう。ビジネス文書には決まったフォームや語句があります。今回は ビジネス文書の書き方をマスターしましょう。

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ビジネス文書の書き方 基本7カ条

ビジネス文書の書き方1) 用紙はA4判で
用紙はA4判(210mm×297mm)を縦長に用いるのが原則。整理・保存がしやすい。

ビジネス文書の書き方2) 文章は横書きで
あいさつ状や案内状など一部の社外文書を除いて、ビジネス文書は横書きで作成するのが一般的。

ビジネス文書の書き方3) 1件につき1文書
コピーやファイルをしやすいように文書はなるべく1枚以内に収めます。
文字の大きさは10.5ポイントが標準ですが、1枚に収めるために9ポイントまで下げても良しとされています。
詳細なデータなどは添付資料として別にします。

ビジネス文書の書き方4)通し番号(ページ数)をふった2枚以上の文書
文書が2枚以上にわたる場合には、ページ番号を下部中央または右上に付けます。
番号の表示法は1/3(3ページの文書の1枚目)などとすると分かりやすいでしょう。

ビジネス文書の書き方5)綴じる位置は左上
2枚以上の文書を綴じる場合は、左上の位置にホチキスで斜めに綴じるのが一般的。
ただし、縦書きの場合は右上を綴じることもあります。
綴じた部分の文章が見えなくなっていないか、違う向きで綴じられているページがないか必ず確認しましょう。
※エコ対策のひとつとしてホチキスを使用しないで綴じる傾向にあります。

ビジネス文書の書き方6)正式な文書は「正本、控え、写し」の3部作成
文書やEメールは原則として発信元がその控えを保存します。
文書が完成したら、同一のものを3部作成し、
正本(実際に送付するもの)、控え(発信元で保管するもの)、写し(関連部署などへ参考として通知するもの)とします。

ビジネス文書の書き方7)押印の仕方
ビジネス文書は「会社の顔」ともなる重要なものです。
曲がって押印をしたり、朱肉やスタンプで書類を汚したものを平気で相手に送るような
心のない仕事=会社のイメージを損なうような仕事は行わないように。

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