ビジネスメールの書き方と基本マナー 【ビジネスマナー辞典】第8回

2016/11/10

電話・メール


メールを転送する際のマナー

件名「Fw:」の使い方
受信したメールを第三者に転送する場合は、件名に「Fw:」マークがつきます。この記載があると一目で転送であることがわかるので、特に理由がないかぎりは「Fw:」マークをつけたまま送信するのが良いでしょう。

転送メールには初めの送信者のアドレスや氏名が表示されているので、転送先にその情報を伝えては問題がある場合、その他、個人情報保護の意味も含めて削除することを忘れずに。

内容には手を加えない
転送をする際には、発信者に転送の許可を求めるのがマナーです。内容には手を加えず、全文をそのまま送信します。転送する相手には、どんな情報で、なぜ転送するかという理由もきちんと書き添えます。

ファイルを添付する際のマナー

相手のネット環境に合わせる
ビジネスメールは長文の文書や、表、画像、音声のデータなども添付ファイルとして送信することがあります。送信する場合は、事前に添付ファイルのサイズやファイル形式を伝え、相手のパソコンの容量や機種、どのような拡張子(「.doc」、「.xls」など)であれば開けられるか、などを確認します。

データの容量は適正か
添付ファイルつきのメールを送る場合は容量に注意します。合計で3メガを超えるようなファイルを送るときは、 相手に対して送信前に連絡を入れましょう。相手のネット環境によってはデータを圧縮するか、分割して送るなど、できるだけファイルサイズを小さくする配慮が必要となります。10メガ以上なら「宅ふぁいる便」などの大容量ファイル転送サービスを使用するといいでしょう。

メールトラブルを避けるために

ウィルス対策もマナー
ウィルスとは、コンピューターに被害を与える不正プログラムのことです。特定ホームページへのアクセスや、不審なメールを通じて感染し、メールなどをかいして感染被害を広げます。放っておけば重要なデータの流出や損失など、ビジネス上の深刻な事態を招きます。きちんとした対策を日頃から講じましょう。

対策(1) つねにアップデート
「アンチウィルスソフト」がインストールされていても、ウィルスはすぐに耐性を高めてしまいます。インストールソフトのアップデート(更新)を頻繁にしましょう。

対策(2) 不明添付ファイルは開かない
件名が入っていない、文字化けしている、アダルト系をにおわせるような文言が件名に入っている、などの場合は、添付ファイルを開かないのが賢明です。心当たりのない送信元からのメールには特に注意しましょう。

対策(3)迷惑メール撃退方法
郵便のダイレクトメールと同様に、広告目的のメールが大量に送られてくることがあります。無視するのが一番ですが、仕事に差し支えるほどの数になってしまうときは、各種の相談窓口やプロバイダに相談してみましょう。

ビジネスメールの書き方とマナーまとめ
1. ビジネスメールは基本パソコンから送信する
2. メールは簡易であっても失礼があってはいけない
3. 簡易さを目的とした文字だけのコミュニケーションだからこそ、誤解されないよう丁寧に。

マナーコンサルタント 西出ひろ子(にしで・ひろこ)
本名:西出博子。英国法人WitH Ltd.役員兼株式会社ウイズ代表取締役。1998年渡英。独自のマナーコミュニケーション論を確立し帰国。日本の形重視のマナー教育ではなく、心重視のマナーを通じて人財育成を行なうマナー研修を展開。研修の進め方などは、他に類をみないと学校・大学・企業などから絶賛。マンツーマンの就職面接対策指導では、受講者を100%内定させる。中国などの海外にて講演・研修・連載・出版なども行う。任天堂DSソフト「私のハッピーマナーブック」(TAITO)の監修をはじめ、NHKスペシャルドラマ『白洲次郎』、NHK大河ドラマ『龍馬伝』などのマナー指導、監修も務める。主な著書に26万部の「お仕事のマナーとコツ」(学研)、「マンガでわかる!社会人1年生のビジネスマナー」(ダイヤモンド社)、「基本のマナーBOOK-お仕事編-日常生活編」(マーブルトロン)など多数。
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