新社会人必見! 訪問&来客応対のマナー<後編>【ビジネスマナー辞典】第11回

2016/11/15

飲み会・宴会

来客・訪問のマナーを学びましょう

立春も過ぎ、いよいよ春の足音が刻一刻と近づいてまいりました。今回は 前回につづいて、来客応対、他社訪問のマナーをお伝えします。

名刺交換

初対面の人とは名刺交換をします。名刺交換を行う前の心構えと名刺入れについてのポイントは、次の通りです。

1.名刺はその人の顔、分身であるという意識を持ちましょう。
(名刺交換後、それぞれの会社に戻ったときに、相手の存在は名刺で残る)
2.名刺の取り扱いは、丁重に扱い、常に名刺は胸より上の位置で取り扱います。
3.名刺は必ず名刺入れに入れて携帯します。
4.名刺入れは、革か布製のもので、中が2段になっているものを使用しましょう。
5.名刺入れは、二つ携帯します。

一つはいつも使用するもの。もう一つは名刺を切らしてしまったとき、また一つの名刺入れを忘れてしまったときなどのことを想定し、予備としてカバンに入れておきます。
6.手前の段にはいただいた名刺を入れ、奥の段には自分の名刺を入れておきます。
<理由1>常に自分の名刺よりも相手の名刺が上の位置にあるようにしておくため。
<理由2>入れる場所が一箇所しかないと、いただいた名刺と自分の名刺が混ざり、自分の名刺を渡すところが、うっかり他人の名刺を渡すことになりかねないため。

ここであなたは、オシャレな アルミケースなどの名刺入れはいけないの?と思ったかもしれませんね。これは、万が一床に落とした場合、音もしますし、床を傷つける恐れがあります。特に訪問先の会社にてこのような粗相(そそう)を防ぐためにも、革か布製の名刺入れを使用します。もし、お手持ちのアルミケースがある場合は、予備用として自分の名刺を入れて活用しましょう。

3種類の名刺交換の仕方

名刺交換には、
1.差し出すだけの場合
2.受け取るだけの場合
3.同時に交換する場合
の3通りの交換があります。

1.差し出すだけの場合
1.立ち上がって相手の正面に立ち、名刺入れから名刺を取り出す。
2.名前が相手に読める向きにして相手の顔を見ながら、社名と名前を名乗り、両手で差し出します。
「わたくし、○○社の伊藤と申します。どうぞよろしくお願いいたします」
※相手が複数の場合、役職・職階の高い人に先にお渡しします。

2.受け取るだけの場合
「頂戴します」と言って両手が胸の高さにくる位置で両手で受け取り、相手の会社名と名前を確認します。
「○○社の○○さまでいらっしゃいますね」と復唱、確認。
※相手が複数の場合、役職・職階の高い人=上位者の名刺から順番にいただきます。

3.同時交換の場合
1.訪問者から先に名乗る
姿勢を正して相手の顔を見ながら自分の社名と氏名を名乗る
2.次に、訪問を受けた側が名乗る
担当者も姿勢を正して相手の顔を見ながら自分の社名と氏名を名乗る
3.相手が読める向きにしてお互い右手で名刺を差し出す
4.交差する際に、自分の名刺が相手の名刺より上にならないように配慮
※相手の名刺より低くすることで、謙虚な気持ちを表します
5.相手の名刺入れの上に慎重に置く(相手の名刺は自分の左手にある名刺入れで受け取る)
6.受け取った名刺を「頂戴いたします」と言って両手で持ち、相手の会社名、名前を確認。


※複数の人と同時交換する場合、役職の高い人から順番に交換します。
例えば、 社長、部長、新入社員の3名と交換する場合
1.社長と交換 いただいた社長の名刺は、今あなたの名刺入れの上にあります。
2.部長と交換 右手で部長の名刺入れの上に自分の名刺をおき、すぐに右手で部長が差し出している名刺を「頂戴いたします」といっていただきます。そして、社長の名刺の下にいれます。
3.新入社員と交換 同様に、新入社員の名刺入れの上に自分の名刺をおき、すぐに右手で新入社員の名刺をいただきます。そして、社長、部長の名刺の下に入れます。
4.最終的に社長の名刺はいつまでも一番上にあります。

次のページ訪問・来客の際の名刺交換後のマナー

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