新社会人必見! 訪問&来客応対のマナー<後編>【ビジネスマナー辞典】第11回

2016/11/15

対人マナー

訪問者をお見送りする際のマナー

室内からでるときは、対応した担当者がドアを開き、お客様をお見送りします。

●ドアを引いて開ける場合
お客様にまず先に出ていただき、次いで社内の役職上位の人が出終わってから、最後に退出しドアを閉めます。

●ドアを押して開ける場合
ドアを開けた担当者が先に廊下にでて、ドアを開けておきます。続けてお客様に退室いただき、次いで社内の役職上位の人が出終わってから、最後にドアを閉めます。

CHECK!注意事項
1. 傘やコートなど、訪問者(お客様)の忘れ物がないか、周囲を見渡す配慮を忘れずに。
2. もしも訪問者(お客様)が大きな荷物(スーツケースなど)を持参していれば、玄関先まで案内人や担当者が運ぶ。(訪問時の案内も同様)
3. 帰るときの車の手配などを事前に伺っておき、必要であれば、社用車やタクシーなどを手配し、その車までご案内する。

訪問者のお見送りについて

お見送りには、
1.エレベーター前まで、
2.エレベーターで1階まで
3.玄関先まで

主にこの3つのパターンがあります。

どのようなお見送りの仕方をするかどうかは、相手との関係性や会社建物の構造、会社のルールなどなどを考慮し、どのパターンでお見送りをするかを決めます。

●エレベーター前までの場合
1.案内人はエレベーターの上下のボタンを押します。
2.ドアが開いたらドアを押さえ、訪問者(お客様)はエレベーター内に乗り込みます。その際に、案内人は素早く出口のある階のボタンを押して差し上げます。
3.訪問者が乗り込み閉まるドアの方を向いたとき、お互い 「ありがとうございました」と深々とお辞儀をします。
4.ドアが完全に閉まるまで、お見送りをする側は、頭を下げておきます。

●エレベーターで1階までの場合
1.案内人はエレベーターの上下のボタンを押し、ドアが開き、中に誰もいなければ 「お先に失礼をします」といって先にエレベーターに乗り込みます。
2.案内人は『開』のボタンを押しながら、もう一方の手でドアを押さえておく。
3.訪問者(お客様)が乗り込みます。
<注> 既にどなたかが中にいる場合は、お客様が先に乗り込みます。
4.1階についたら、案内人は『開』のボタンを押しながら、もう一方の手でドアを押さえて 「どうぞ、お出(で)になって右手でございます」など、訪問者(お客様)を先に降ろし、玄関の方向を伝える。続けて案内人もおりる。
5.案内人は訪問者(お客様)の右斜め前に立ち、先導しながら玄関まで誘導。この時雑談などしながら誘導しても良いでしょう。
6.訪問者も案内人も、玄関外まで出ずに、玄関の中で再度 「本日はありがとうございました」と深々とお辞儀をして訪問者は「それでは失礼をいたします」といって玄関外へ出ます。

●玄関先までの場合
1. エレベータで1階までの1-5までと同様
2.訪問者も案内人も玄関の外へ出て玄関の外で 「本日はありがとうございました」と深々とお辞儀をして訪問者は「それでは失礼をいたします」といって玄関外へ出ます。
3.お客様が見えなくなるまで、見送ります。(タクシーに乗った場合も、タクシーが見えなくなるまで見送ります。)

●お見送りのPOINT
社用車やタクシーに乗って帰るとき、見送って下さる方々が、 見えなくなるまでいつまでもお辞儀をしている姿を見ると感動します。ぜひ、あなたも心を込めたお見送りをなさってください。

●訪問者側のマナー
1.タクシーに乗って帰る場合は、訪問者(お客様)はタクシーに乗り込んだら、すぐに窓をあけて、見送って下さる方へ挨拶をする。
2.車が出発するときは、お辞儀をしたままの状態でスタートし、その姿勢をキープ。見送って下さる方々が見えなくなるまで、窓は開けてお辞儀をしたままで感謝の気持ちを表現します。

来客後の後片付け

お客様がお帰りになったのち、速やかに 応接室の後片付けを行います。

この場合もやはりドアは3回ノックして笑顔でドアを開け、一礼してから室内が無人であることを確認して入室します。湯飲み茶碗などの片付けとテーブルを拭きます。併せて、忘れ物がないか椅子周りのチェックも忘れないでください。

このように、 人が見ていないところでも、基本の笑顔を忘れずに、誠心誠意、心を込めた仕事を行い続けることのできる人がマナー人であり、ビジネスシーンで永続的な成功をおさめ、プライベートでも幸せをつかめる人財となります。お給料をいただいている以上は、どんな場面でも自分にできる精一杯のことを行い続けましょう。そんなあなたを、きっと誰かが陰で高く評価をしてくれています。

個人宅への訪問の仕方

●個人宅訪問の基本姿勢
個人宅に訪問する際にも、一番最初に気をつかうべき箇所は、身だしなみです。下記の 身だしなみチェックを行ってみましょう。

□髪型は清潔感があり、すっきりとまとまっていますか?
□コートやスーツにタバコの匂いや汚れはついていませんか?
□シャツの襟、袖口の裏は汚れていませんか?
□靴下は破れていませんか?
□靴はきれいに磨かれていますか?
□靴のかかと、内側はすり減っていませんか?

個人宅を訪問するときは、靴を脱いで上がることが多いでしょう。洋服の匂いにも注意をはらい、靴も入念に内側も外側も磨いておきましょう。

訪問の仕方

玄関前でインターホンを押す前に、 身だしなみチェックをします。
コート、手ぶくろ、マフラーなどがあれば、それらはすべて取ります。
手袋、マフラーは、とったら、カバンの中にしまいます。
コートを脱いだら、裏表にし、三つ折りにして、左腕にかけます。

インターホンを鳴らして、相手が出たら、 「お忙しいところ大変申し訳ございません。私、○○会社の◎◎と申します」と挨拶をします。

玄関での所作

お宅へ上がる場合は、 「お邪魔いたします」といってお辞儀をして、お宅正面(相手)を向いたまま、靴を脱ぎます。お尻を相手に向けながら上がらないように注意しましょう。次に「失礼します」と言って正面を向いて上がったら、片膝を床につけて、手で靴をもち、かかとを靴箱側に向けて、靴箱の前におきます。

手土産を渡すタイミング

手土産は、鉢植えの花など持って上がると土で汚す可能性があったり、アイスクリームやケーキなどすぐに冷凍庫や冷蔵庫に入れる必要があるものは、玄関先で上がる前に渡します。その他のものは通されたお部屋で渡します。

飛び込み営業の場合の訪問のマナー

約束をしている訪問の場合は、相手との面談が叶います。 飛び込みの場合は、 「お忙しいところ大変申し訳ございません。私、○○会社の◎◎と申します。今、少しだけお話させていただけるお時間を頂戴してもよろしいでしょうか?」と相手の都合を伺います。

雨が降っていたときの訪問のマナー

また、雨が降っているときには、必ず持参しているタオルで、カバン、靴、洋服についた雫をふきとってからインターホンを押しましょう。もちろん、傘のしずくもはらい、きれいにたたんでお宅を汚さないように最善の注意を払いましょう。

まとめ
1.さまざまなシチュエーションの名刺交換の仕方をマスターしましょう!
2.紹介にもその順序があります。失礼のないように覚えましょう。
3.退室、お見送り、最後まで気を抜かないで!

マナーコンサルタント 西出ひろ子(にしで・ひろこ)
本名:西出博子。英国法人WitH Ltd.役員兼株式会社ウイズ代表取締役。1998年渡英。独自のマナーコミュニケーション論を確立し帰国。日本の形重視のマナー教育ではなく、心重視のマナーを通じて人財育成を行なうマナー研修を展開。研修の進め方などは、他に類をみないと学校・大学・企業などから絶賛。マンツーマンの就職面接対策指導では、受講者を100%内定させる。中国などの海外にて講演・研修・連載・出版なども行う。任天堂DSソフト「私のハッピーマナーブック」(TAITO)の監修をはじめ、NHKスペシャルドラマ『白洲次郎』、NHK大河ドラマ『龍馬伝』などのマナー指導、監修も務める。主な著書に26万部の「お仕事のマナーとコツ」(学研)、「マンガでわかる!社会人1年生のビジネスマナー」(ダイヤモンド社)、「基本のマナーBOOK-お仕事編-日常生活編」(マーブルトロン)など多数。
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