報連相(ほうれんそう)とは? 報告・連絡・相談・のマナーを徹底解説!

2018/02/05

対人マナー

こんなときどうする? 報連相の「報告」Q&A

Q.いつも席にいなくて 忙しそうにしている上司に何度も報告に行くのは迷惑なのではないでしょうか?
A.忙しくても上司には部下に指示した仕事の進捗状況を把握しておく義務があります。「迷惑なのでは?」と考えるのはあなたの勝手な判断であり、相手がどう思っているのか、相手の気持ちを無視した自己中だと誤解をされてしまいます。実は上司も状況を気にかけている場合もあります。「こんなときに話しかけては」という間違った親切心は不要です。

Q.忙しくいつもデスクにいない上司に報告をしたいときにはどうすればいいのでしょうか?
A.上司に「○○部長、お疲れさまでございます。お忙しいところ大変恐縮ですが、○○の件でご報告したいことがありますので、お時間がとれる際に、お手数ですが、お声をかけてくださいますでしょうか?宜しくお願いします。」というメモやEメールを送信しましょう。

上司は都合のついた段階で声をかけてくれるはずです。またその際に、報告事項の要点を記したメモを添えて「詳細は口頭でお伝え申し上げます」と書き添えておくと良いでしょう。上司が忙しそうなのを言い訳に、報告をだらだらと先延ばしにするのはNGです。

Q.報告のときに自分の意見を言ってもいい?
A.業務報告のあとで自分なりの意見や提案があれば、それを伝えるのもいいでしょう。ただし、その場合は報告の最後に「これは私の意見ですが......」と前置きし、客観的事実と混同させないよう気を付けます。個人的意見と事実を混同すると、上司の判断に誤りが生じる可能性があるためです。また、あいまいな言い方をしたり、憶測を言ったりしないようにしましょう。

報連相の「連絡」のポイント

つぎは、報連相のなかの「連絡」について解説します。 「連絡」……気持ちや考えなどを知らせること。情報などを互いに知らせること。また、その通知のこと。(大辞泉)

◆連絡のルール

1.状況を正確に理解・把握してから伝える
2.早め早めの連絡を心がける
3.「後ほど連絡します」は最優先で
4.外出時、不在時はまめに連絡をする
5.外出するとき
6.外出先から
7.他の人に伝言するときはあとで必ず確認を
8.重要な連絡は複数の手段で

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