報連相(ほうれんそう)とは? 報告・連絡・相談・のマナーを徹底解説!

2018/02/05

対人マナー

報連相の「報告」の心得

1.必ず指示した本人に報告をする

ほかの上司に報告したり、伝言を頼んだりしても指示した人本人に伝わるとは限りません。必ず、指示者本人に伝えましょう。

2.結果から話す

上司にも仕事があるので報告は手短かに行いましょう。伝え方は、結果→理由→経過の順で。ただし、報告する相手によっては、経過説明後に結論を望む人もいます。相手の好みを日頃から把握しておくこともビジネスマナーを身につけたデキる人の仕事術です。

3.5W3Hを踏まえて報告

5W3Hとは、when、who、where、why、how、how much、how manyのこと。いつ・誰が・何を・いくつなどの要点を整理して具体的に伝えましょう。特に数量や金銭がからむ場合は重要です。

4.メモを準備して

口頭での報告であっても、必ず紙ベースでも提出できるように準備をしておきましょう。口頭で伝え終えたら、用意していた紙を渡せば、上司にメモをとらせる手間もとらせずに、後に言った言わないのトラブルも避けることができます。

報告の仕方

◆報連相の「報告」の基本

1.上司の都合を確認する

部下「失礼いたします。○○部長、いまお時間よろしいでしょうか」

2.何の報告かを先に説明する

「本日の顧客訪問の報告をしたいと思います」
「A社の見積もりの件でご報告したいことがあります」

◆外出から帰ったら
「ただいまB社から戻りました。次年度の契約の件でご報告があります。今、お時間よろしいでしょうか?」

◆指示されたことを終えたら
「ご指示のあった資料を作成しました。ご都合のよいときに目を通していただけますでしょうか」

◆中間報告はポイントを明確に
「是正工事の件の中間報告です。実は見積書提出の段階で先方と折り合いがつかず、現在、現場責任者を交えて折衝中です」

◆報告しにくいことほど最優先
ミスや言いにくいこと、結果がよくないことほど迅速に報告しましょう。自分でなんとかしようと抱え込んだままでいたら事態がますます悪化してしまった......というのは最悪のパターンです。事実を正直に伝えて善後策を講じるのが結果的にスムーズな対応と成り得ます。

◆こんな報告は困るNG集
・前置き、経過説明が長くて結論がよく分からない
・タイミングが遅い
・客観的でなく、自分の意見しか述べられていない
・上司が声をかけないと報告しない
・上司の都合を無視している
・自分の憶測を入れて報告をする(結果間違った内容が伝わっていき、最終的にトラブルに発展する可能性あり) ・事実通りに伝えない

◆好ましい報告の仕方
・結論からはっきりと
・先手の素早いタイミングで
・自分の意見は入れずに、客観的にありのままの事実を伝える
・上司から訊かれるまえに
・上司の都合をうかがって
・憶測など入れずにありのままを
・事実をそのまま伝える

次のページこんなときはどうする? 報告Q&A

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