手軽にパスワード付き圧縮ファイルを作成! Excelファイルをまとめて送るときの基本

2020/01/06

ITスキル

Excelファイルにパスワードをつけて送る場合、標準機能でもパスワードを付けて暗号化できますが、複数のファイルをメールなどで送付する際は、ひとつひとつ暗号化させるのは少々面倒です。
そこで、複数のファイルを圧縮して1つのフォルダにまとめたうえで、フォルダごとパスワードを付けて暗号化させる方法(パスワード付き圧縮ファイルの作成方法)を紹介します。

▼<お悩みの回答とちょっと違うなと思ったら・・・>
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重要なExcelファイルにはパスワードを設定する

重要なExcelファイルはパスワード設定で機密性を高め、閲覧できる人を限定することができます。Excelでは、標準機能でパスワードをつけて暗号化させることが可能です。

Excelファイル パスワード設定

【Excel】パスワードをかけて暗号化する方法は?

1つのExcelファイルを送付する際にはこの方法でも問題ありませんが、複数のファイルを一度に送る場合に、ひとつひとつパスワードを付けていくのは面倒です。

そこで複数のExcelファイルを送付する際は、パスワード付き圧縮(ZIP)にして送付することが一般的となっています。その方法を解説します。

Excelファイルをパスワード付き圧縮(ZIP)にする方法

Windows 7以降のWindows OSでは、OSの標準機能でパスワード付き圧縮ファイルを作成することができなくなりました。そのため、パスワード付き圧縮ファイルの作成にはフリーソフトウェアを用います。企業などでもよく利用される「Lhaplus」を例に、インストール方法から、これを使ってパスワード付き圧縮ファイルを作成する手順までを解説します。

(1)「窓の杜」にアクセスし、ダウンロードボタンをクリックします。

Excelファイル パスワード付き圧縮(ZIP) インストール

窓の杜

(2)ダウンロードしたファイルを実行し、Lhaplusのセットアップを進めます。

Excelファイル パスワード付き圧縮(ZIP) インストール

Excelファイル パスワード付き圧縮(ZIP) インストール

Excelファイル パスワード付き圧縮(ZIP) インストール

Excelファイル パスワード付き圧縮(ZIP) インストール

(3)Lhaplusセットアップの完了後、Lhaplusシェル初期設定が表示されるため、OKボタンをクリックします。

Excelファイル パスワード付き圧縮(ZIP) インストール

(4)パスワード付きで圧縮したいファイルやフォルダを右クリックし、「圧縮」―「.zip(pass)」を選択します。

Excelファイル パスワード付き圧縮方法

(5)パスワードを入力し、OKボタンをクリックします。

Excelファイル パスワード付き圧縮方法

(6)パスワード付き圧縮ファイルが作成されます。

パスワード付き圧縮Excelファイルを送付する際の注意点

パスワード付きで圧縮されたExcelファイルを送付する際には、まずファイルをメールで送付した後、新たなメールでパスワードを伝えましょう。パスワード付き圧縮ファイルとパスワードを同じメールで送付すると、仮にメールに不正侵入された場合に簡単にファイルを解凍することができてしまうからです。できれば、ファイルを送信するメールとは違うツール(チャットや電話など)でパスワードを伝えるほうが、セキュリティ上はより安心ですが、最低限別のメールで送るようにしましょう。

ビジネスメールでは、パスワード付き圧縮ファイルとパスワードは別々に送付することが一般的だということを、押さえておきましょう。

まとめ

Excelの標準機能でパスワードを付けることは可能ですが、ビジネスの現場では複数のファイルを同時にやりとりすることが多く、圧縮してパスワードを付けることのほうが多く利用されます。Windows 7以降は標準機能で実現できないため、フリーソフトウェアを使う必要があります。今回紹介したLhaplusは企業などでも頻繁に利用されるソフトです。ぜひ活用してみてください。

(学生の窓口編集部)

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