Excelフィルターを使いこなすちょっとしたコツ。印刷・保護・修正の注意点を解説

2020/01/31

ITスキル

Excelでフィルター設定をしたデータを印刷する際、ページが分割されて困ったことはありませんか? フィルタリングされたデータであっても、思い通りに印刷するためにちょっとしたコツを覚えておきましょう。今回は、Excelで大変便利なフィルター機能の解説として、フィルター設定されたデータを1ページ内に印刷する方法や、「シートの保護」をされたデータでオートフィルターを使う方法、修正データをフィルターに再適用させる方法の3本を紹介します。

<目次・お困りごとの解決策>

1.フィルターされたデータを区切り良く印刷する
2.データを保護しつつオートフィルターを使用する
3.修正したデータにフィルターを再適用する

▼<上記に解決策がないときは・・・>
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フィルターされたデータを区切り良く印刷する

フィルター設定されたデータは、表示されている内容をそのまま印刷することが可能です。
しかし、データの量が多いと様々な設定がされています。そのため、思うような印刷範囲を指定できない可能性があります。設定の確認方法と解決法を具体的に解説していきます。

例として、次の在庫が「×」のデータをフィルターした結果を印刷してみましょう。

Excel フィルター設定 印刷

一見1ページに収まりそうなものが、印刷プレビューを確認すると、2ページにまたがる形となっています。

Excel フィルター設定 印刷

このような場合の原因は、「改ページ」設定があるためです。 ウィンドウ右下の「表示切り替えボタン」で「改ページプレビュー」をみると、2ページに分けて印刷する設定になっています。

Excel  印刷 改ページプレビュー

改ページの設定を解除するためには、[ページレイアウト]タブから「改ページ」を選択し、「すべての改ページを解除」をクリックします。

Excel  印刷 ページレアウト

改ページの設定が解除され、印刷が1ページで収まるようになりました。

Excel  印刷 ページレアウト

印刷プレビューで見ても、1ページ内に収まっていることがわかります。

Excel  印刷 ページレアウト

データを保護しつつオートフィルターを使用する

シートやブックの保護がされている場合、オートフィルターが利用できない可能性があります。

Excel  保護 シート 解除

シートやブックの保護がされている場合、オートフィルターが利用できない時があります。

設定確認の方法と解決法を具体的に解説していきます。 シートやブックの保護を解除する方法は、 ツールバーの[校閲]から、「シート保護の解除」解除してください。

Excel  保護 シート 解除

シートの保護をした状態で、「オートフィルターの使用」を許可する場合は、次の手順を実施します。

(1)ツールバーの[校閲]タブから「シート保護の解除」をクリックします。

Excel  保護 シート 解除

(2)再び「シートの保護」をクリックし、「オートフィルターの使用」にチェックを入れてOKボタンをクリックします。

Excel  保護 シート 解除

(3)シートの保護状態でも、オートフィルターが使えるようになります。

Excel  保護 シート 解除

修正したデータにフィルターを再適用する

データの更新や修正をした際に、設定してある「昇順」や「テキストフィルター」など設定してあるフィルターに、情報を更新し再び並び替えるときには、「フィルターの再適用」という機能を利用します。

たとえば、在庫の昇順にデータを並べ替えた表を見てみましょう。

Excel フィルター 再適用

2019/10/30にみかんを新しく仕入れたため、在庫を「○」に変更しました。
もう一度並べ替えを行いたい場合、ツールバーの[データ]タブの「再適用」をクリックします。

Excel フィルター 再適用

在庫の昇順に並べ替えるフィルターが再適用され、データが再度並べ替えられます。

Excel フィルター 再適用

まとめ

フィルター設定されたデータを印刷する際は、「改ページの設定」に注意しましょう。データ量が多いほど、様々な印刷設定がすでにされています。想定通りに印刷できない時は、設定の確認をしましょう。データの保護がされているときに、オートフィルターを使いたい場合は、保護を解除するか、オートフィルターを使用できるように設定を変更します。フィルターの再適用は、並べ替えを再度行う際に利用すると便利ですので、今回の記事を参考にいろいろと試してみてくださいね。

(学生の窓口編集部)

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