Excelで重複を削除したり複数条件をつけてフィルターをかける方法は?

2020/01/22

ITスキル

Excelのフィルター機能はとても便利です。今回は、重複データの抽出や削除、行列を入れ替えたフィルター方法、複数条件をつけたフィルター方法について解説していきます。

Excelで重複を削除したり複数条件をつけてフィルターをかける方法は?

<目次・お困りごとの解決策>

1.重複データを「COUNTIF関数」でフィルタリングする
2.重複データを色分けする
3.重複データを削除する
4.行列を入れ替えてフィルターをかける
5.複数条件でフィルターをかける

▼<上記に解決策がないときは・・・>
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重複データをフィルターで抽出する

重複データを確認する方法は2つあります。

・「COUNTIF関数」を使う

・条件付き書式で色付けする

例として、氏名が重複しているデータの抽出手順を解説していきます。それぞれの方法で重複データを抽出し、削除する手順は次の通りです。


「COUNTIF関数」を使う

COUNTIF関数は、指定範囲内のデータの中から、条件に一致するデータの数をカウントする関数です。具体的な使い方の手順を解説します。

(1)重複カウントを表示したいセルを選択し、関数の挿入から「COUNTIF」を選択します。

(2)COUNTIF関数の範囲に氏名セルの範囲を選択し、検索条件にはカウントしたい氏名のセルを選択します。
注意点として、範囲は後にコピーする際にずれてしまうため、「F4キー」を入力して「$B$3:$B$17」の形となるようにします。

(3)挿入された関数をコピーします。

(4)フィルターで、重複カウントの「2」のボックスにチェックを入れてOKをクリックします。

(5)重複したデータが抽出されました。


重複データを色分けする

Excelでは、条件付き書式という機能により、条件に一致するセルの書式を変更することができます。これによって重複するデータを色分けすることができますので、その手順を解説します。

(1)重複チェックをしたいセルの範囲を選択します。

(2)[ホーム]-[条件付き書式]から、セルの強調表示ルールの「重複する値」をクリックします。

(3)OKボタンをクリックします。

(4)重複データが色付けされて抽出されました。


重複データを削除する

重複データを削除する手順は、次の通りです。

(1)[データ]-[重複の削除]を選択します。

(2)重複の削除ダイアログで、「氏名」にのみチェックを入れてOKボタンをクリックします。

(3)実行結果を確認してOKボタンをクリックします。

(4)重複データが削除されました。


行列を入れ替えてフィルターをかける

通常フィルターは列に対して行われるものです。それでは、行に対してフィルターをかけたい場合にはどう対応すれば良いでしょうか。Excelでは、行に対するフィルターは用意されていないため、表の行列を入れ替えることで対応します。行列を入れ替えてフィルターをかける具体的な手順は、次の通りです。

(1)行列を入れ替えたい対象データの範囲を選択してコピーします。

(2)新しいシートで、貼り付けたいセルを右クリック。貼り付けのオプションから「行/列の入れ替え」を選択します。

(3)行列が入れ替えられて貼り付けられました。

行列を入れ替えたデータをもとに、必要に応じてフィルターをかければいいのです。

たとえば、Iさんの点数で「90点以上」の教科を表示した例は次のようになります。


複数条件でフィルターをかける

複数条件でフィルターをかけたい場合は、フィルターオプションの「検索条件範囲」を利用しましょう。
フィルターをかける表とは別に、検索条件を記載した表を用意します。

検索条件範囲は、次の注意点と仕様があります。

・フィルター対象の列と同名の列が必要

・横方向にAND条件を記載

・縦方向にOR条件を記載

画像の例では、現代文~歴史までのフィルター対象の列と同名の検索条件の列を作りました。
検索条件の意味は次のとおりです。

「現代文が50点以上、かつ、古文が50点以上、かつ、~歴史が50点以上」(AND条件)
または(OR条件)
「数学Aが80点以上」
または(OR条件)
「歴史が80点以上」

この検索条件を使って、具体的に複数条件でフィルターをかける手順は次の通りです。

(1)[データ]-[詳細設定]をクリックします。

(2)フィルターオプションの設定から「検索条件範囲」を範囲指定して、OKボタンをクリックします。

(3)検索条件に該当するデータが表示されました。

(4)検索条件を解除する場合は、「クリア」をクリックします。

検索条件範囲を変更することで、検索結果が変わります。
たとえば、すべての教科で50点以上の人を抽出した結果は次の通りです。

まとめ

以上のようにフィルター機能には、多くの使用方法があります。重複データの抽出や行列を入れ替えてフィルターする、複数条件でフィルターする、といった方法を覚えることで、仕事も効率的に進められるようになるでしょう。一度覚えてしまえば簡単ですので、ぜひ改めてチェックしてみてくださいね。

(学生の窓口編集部)

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