Excelでデータや文字などの並び替えができない! 対処法は?

2019/11/14

ITスキル

Excelでは、データや文字列を「昇順」「降順」で並び替えができます。
しかし、データの状態や設定によっては、正しく並び変わらない、意図しない並び順になってしまう、といったことがあります。

今回はExcelの並べ替え機能について解説します。

Excel関数の基本まとめ

エクセルで昇降順の並べ替えができない場合の対処法

並び順を変更する際は、Excelメニュー「データ」の「昇順」「降順」を選びます。

下の画像では、「No.」を昇順で並び替えたのに、1、2、3、4…という正しい順番に並び変わっていません。

これは数値と見えている「3、4、6」が、実は文字列の数字で入力されているためです。

文字列は数値よりも大きいと判断されるので、数値よりも後ろに移動してしまいます。

数値と文字列が混在している場合は、次の方法で並べ替えましょう。

【1】並び替える範囲を選択し、Excelメニュー「データ」→「並び替え」を選択。

【2】「最優先されるキー」で「No」、「並び替えのキー」で「セルの値」、「順序」で「昇順」を指定し、「OK」を選択。

【3】「数値に見えるものはすべて数値として並べ替えを行う」にチェックをつけ、「OK」を選択。

【4】正しく並び替えができました。

データの並べ替えができない場合の対処法について

データの並び替えができない場合、原因としてはセルが結合されていることが考えられます。

このようなエラーが出た場合は、結合されているセルを探して結合を解除しましょう。

結合されているセルを選択し、Excelメニュー「ホーム」→「セルを結合して中央揃え」の▼→「セル結合の解除」を選択すると解除できます。

そのほかに並べ替えなどで、うまくいかない場合の具体例

そのほかにも、データの並び替えでは次のような問題が発生することがあります。

見出し行までまとめて並び替えられてしまう

「No.」を「昇順」で並び替えたところ、見出し行まで移動してしまう……こんな経験はありませんか?

並べ替えの必要がない範囲まで並び替えられてしまう

「小計」を「降順」で並び替えたところ、表の一番下に記入しておきたい合計の行まで並び替えられてしまいました。

続いて、これらの現象を回避するための対処法をそれぞれ説明します。

そのほかの対処法について

見出し行まで並び替えられてしまう

次の方法で操作することで、見出し行を除いた範囲だけを並び替えられます。

【1】見出し行を含む並び替えたい範囲を選択し、Excelメニュー「データ」→「並び替え」を選択。

【2】「先頭行をデータの見出しとして使用する」にチェックを入れる。

【3】「最優先されるキー」、「並べ替えのキー」、「順序」を指定し、「OK」を選択。

ここでは、「No.」の値を昇順で並び替えてみます。

【4】見出し行を除外して並び替えができました。

並び替えの必要がない範囲まで並び替えられてしまう

並び替えるデータの範囲を指定することで、不要な範囲の並び替えを防げます。次の手順で並び替えましょう。

【1】最下行に残しておきたい範囲を除外して並び替える範囲を選択。

【2】「Tab」キーを押して、並べ替えの基準とするセルを選択。

ここでは「小計」を選択します。

【3】Excelメニュー「データ」→「昇順」を選択。

【4】選択した範囲だけが並び替えられました。

まとめ

データの並び替えは一括で並び順を整理できる便利な機能です。しかし、データ構造が複雑になるほど思い通りにいかないことも多くなります。

今回、紹介した内容を参考に、データを見直したり、範囲指定を利用してみてくださいね。

(学生の窓口編集部)

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