宛名印刷で楽したい。Excelだけで完結する印刷に便利なリストの作り方

2019/09/24

新生活・準備

大量の顧客リストから、宛名を印刷するのって、1件1件印刷するのも、まとめて印刷するのもどっちも面倒ですよね。複数のソフトを行ったり来たりしながら作業している人もいるでしょう。
少しでも楽できないかなとお悩みの方のために、Excelだけで宛名印刷ができるよう、VLOOKUP関数を使った楽に管理できるExcelリストの作り方から、リストと宛名印刷フォーマットを連携させる方法を紹介します。

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VLOOKUP関数とは


VLOOKUP関数とは、指定した範囲の中から条件に合った値を取り出せるもののことです。膨大な量のデータから指定した条件の値を取り出したい場合、目視で探すのは大変な作業ですし、多くの時間を必要とし、非効率的ですよね。
しかし、そんな時は、VLOOKUP関数を使えば、条件に合う値を簡単にピックアップできます。

VLOOKUP関数の数式=VLOOKUP(検索値,範囲,列番号,検索の型)

VLOOKUP関数でデータを抽出できる状態にする

ここからは、VLOOKUP関数を利用して、Excelのデータを宛名印刷したいときの手順を紹介します。まずは、VLOOKUP関数でデータを抽出できる状態にしましょう。「次回講演会の送付先」を例に説明を進めます。

宛名印刷 Excelだけ

(1)Shift+F3を押して「関数の挿入」ダイアログボックスを表示させ、VLOOKUP関数を選択

宛名印刷 Excelだけ

(2) 印刷Noのセル【B2】にVLOOKUP関数を入力

【検索値】→セルB7を選択

【範囲】→データ範囲のセルA7からD20を選択

【列番号】→1を入力

【検索方法】→完全一致のFALSEを選択

宛名印刷 Excelだけ

(3) 「OK]を押して、検索値を算出

宛名印刷 Excelだけ

同様に、氏名のセル【B3】にVLOOKUP関数を入力します。手順は以下の通りです。

(1) Shift+F3を押して「関数の挿入」ダイアログボックスを表示させ、VLOOKUP関数を選択

(2) 氏名のセル(B3)にVLOOKUP関数を入力

【検索値】→セルA7を選択

【範囲】→データ範囲のセルA7からD20を選択

【列番号】→2を入力

【検索方法】→完全一致のFALSEを選択

宛名印刷 Excelだけ

(3) 「OK」を押して、検索値を算出

宛名印刷 Excelだけ

同様に、郵便番号のセル(B4)にVLOOKUP関数を入力します。手順は以下の通りです。

(1) Shift+F3を押して「関数の挿入」ダイアログボックスを表示させ、VLOOKUP関数を選択

(2) 郵便番号のセル(B4)にVLOOKUP関数を入力

【検索値】→A7

【範囲】→データ範囲のセルA7からD20を選択

【列番号】→3を入力

【検索方法】→完全一致のFALSEを選択

宛名印刷 Excelだけ

同様の手順で、住所のセル(B5)にもVLOOKUP関数を入力すると、印刷No、氏名、郵便番号、住所の欄にVLOOKUP関数がそれぞれ算出されます。

宛名印刷 Excelだけ

印刷Noに2を入力すると、自動的に、氏名、郵便番号、住所のセルもNo2の情報に変わります。

宛名印刷 Excelだけ


テキストボックスを挿入して数式を入力する


次に、テキストボックスを挿入し、数式を入力する手順を紹介します。

(1)「挿入」タブから図を選択し、ハガキのレイアウトがイメージしやすくなるよう、長方形のテキストボックスを挿入

宛名印刷 Excelだけ

(2)「挿入」タブから図を選択し、先ほどのテキストボックス内にテキストボックスを挿入し、テキストボックスに「=B4 」と入力

宛名印刷 Excelだけ

(3)郵便番号が表示される

宛名印刷 Excelだけ

(4) 同様に、住所を表示させるため「挿入」タブから「図」を挿入し、テキストボックスを挿入。テキストボックスに「=B5」と入力し、住所を表示させる

宛名印刷 Excelだけ

(5)同様の手順で、名前の欄にもテキストボックスを挿入し、名前を表示させる
※「様」は、あらかじめテキストボックスに直接入力しておく

宛名印刷 Excelだけ

印刷Noのセル(B2)を2に変更すると、テキストボックス内のそれぞれの値もNo2の情報へ自動的に変わります。

宛名印刷 Excelだけ


印刷シートを作成する

ここからは、実際に印刷シートを作成する手順を紹介します。

(1)sheet2に切り替え、sheet2のサイズをはがきサイズに変更

宛名印刷 Excelだけ

(2)sheet1のテキストボックスをCtrl+Aで選択し、コピー

宛名印刷 Excelだけ

(3)コピーデータをsheet2に貼り付け
※sheet1のテキストボックスに入っている数式は反映されないため、テキストボックス内は空欄のまま

宛名印刷 Excelだけ

(4)貼り付けた一番上のテキストボックスを選択し、「=sheet1!B4」と入力してsheet1の内容をsheet2に反映させる

(5)他のテキストボックスも同様に入力し、内容を反映させる

宛名印刷 Excelだけ

(6)印刷画面を開き、印刷の詳細設定を行いプリント
※最初の印刷は、通常の用紙で印刷を行い、位置などの確認をすることをおすすめします。
※テキストボックスの罫線の色を表示していますが、実際には罫線の色や背景はなしに設定しておきましょう。

宛名印刷 Excelだけ

今回は1枚のはがきに宛名を印刷する方法を説明しましたが、上手に応用すれば、宛名シールなどを使って一度に複数の宛名を印刷する場合にも対応できます。VLOOKUP関数と印刷用シートのセッティング次第で、Wordやほかの宛名入力用ソフトを使わずともExcelだけで、宛名印刷が楽にできるようになりますよ。

まとめ

ExcelのVLOOKUP関数を使うと、複数のデータを簡単にまとめて宛名印刷ができます。やり方さえ覚えてしまえば、作業効率もぐんと上がるので、ぜひこれを機に方法を覚えてみてくださいね。

(学生の窓口編集部)

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